趙艷豐 文/圖

問診客車企業(yè)存貨管理“頑疾”

趙艷豐 文/圖

A Discussion of Serious Problems of Inventory Management of Bus Industry

在我國客車企業(yè)報(bào)表中，存貨是資產(chǎn)負(fù)債表中數(shù)量較大的一項(xiàng)。對(duì)于以生產(chǎn)制造為主營業(yè)務(wù)的客車企業(yè)來說，存貨的重要性毋庸置疑。儲(chǔ)備一定量的存貨能使生產(chǎn)得到正常有序的進(jìn)行，能為企業(yè)的生產(chǎn)和銷售提供較大的機(jī)動(dòng)靈活性。但是過量的存貨又會(huì)在流動(dòng)資金中占比較大，增加了企業(yè)的生產(chǎn)成本和管理費(fèi)用，降低了利潤率，制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。本文以H公司為例，談?wù)効蛙嚻髽I(yè)存貨管理的“頑疾”問題，并給出相應(yīng)的“治愈”方案，希望給業(yè)內(nèi)人士帶來啟示。

存貨管理的頑疾問題

1.存貨采購環(huán)節(jié)

H客車有限公司成立于2011年，專注于客車整車、底盤的研發(fā)制造，雖然成立時(shí)間并不長，但是在業(yè)內(nèi)已經(jīng)小有名氣。H公司與供應(yīng)商的采購多以短期合作為主，在國內(nèi)還沒有形成穩(wěn)定的供應(yīng)商，也沒有建立一個(gè)完善的資料庫對(duì)供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、客戶群、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)、生產(chǎn)能力、業(yè)務(wù)水平、質(zhì)量系統(tǒng)等信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，缺乏對(duì)同類型的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)劣對(duì)比，所以難以選出最適合維持長期合作的供應(yīng)商。

另外，H公司在挑選合作供應(yīng)商時(shí)，更注重供應(yīng)商上報(bào)的最終價(jià)格，如果供應(yīng)商愿意接受較低的訂購價(jià)或者許諾提供相應(yīng)的價(jià)格折扣，那么H公司與之簽訂單供貨合同的可能性將大大提高。其公司管理層往往忽視對(duì)供應(yīng)商的業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)，忽視其業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)是否完善、其生產(chǎn)能力是否與之銷售目標(biāo)相協(xié)調(diào)，忽視供應(yīng)商的質(zhì)量、售后服務(wù)系統(tǒng)是否齊全。而正是因?yàn)檫@些因素通通欠考慮，H公司經(jīng)常會(huì)碰到供應(yīng)商交付的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，或交付時(shí)間存在滯后性，這會(huì)大大制約企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，造成重復(fù)采購，增加存貨成本。

2.存貨入庫環(huán)節(jié)

⑴存貨的復(fù)核工作不到位

在H公司的材料采購、驗(yàn)收入庫的工作過程中，有極大可能出現(xiàn)訂單上和購貨發(fā)票上的存貨單價(jià)數(shù)不一致的情況。在此環(huán)節(jié)中，倉儲(chǔ)員理應(yīng)核對(duì)存貨采購的單價(jià)、數(shù)量、金額與發(fā)票上記載是否一致，但實(shí)際操作中，倉儲(chǔ)員往往忘記核對(duì)存貨單價(jià)是否與發(fā)票上的一致。若訂單單價(jià)的輸入有誤并未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)票結(jié)算不及時(shí)，則會(huì)形成暫估價(jià)，暫估價(jià)占比越大就會(huì)導(dǎo)致后期的變更數(shù)量越多、金額越大。這種復(fù)核工作的不到位，極大地增加了相關(guān)部門的工作量。

另一方面，H公司的產(chǎn)品投訴率偏高，2017上半年就高達(dá)17起，較高的產(chǎn)品投訴率反映了存貨質(zhì)檢復(fù)核工作的不到位。質(zhì)量糾紛案的不斷發(fā)生，讓H公司的管理層傷透腦筋，比如客戶投訴新購買的客車產(chǎn)品在使用不到2個(gè)月就頻頻發(fā)生異響，咨詢多次后質(zhì)量問題卻未能得到解決。最嚴(yán)重的事件是發(fā)生于2016年，客戶控訴某款客車產(chǎn)品的制動(dòng)片以舊當(dāng)新，造成追尾事故、人員受傷，后被法院判決高達(dá)近50萬元的賠償金，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的同時(shí)帶來了嚴(yán)重的信譽(yù)危機(jī)。隨著大批潛在客戶的損失，將不利于企業(yè)存貨的銷售、降低企業(yè)存貨的周轉(zhuǎn)率。所以，是否注重產(chǎn)品的質(zhì)檢復(fù)核工作，關(guān)系著企業(yè)的信譽(yù)和長治久安。

⑵存貨入庫不及時(shí)

倉儲(chǔ)部在例行存貨盤點(diǎn)時(shí)，存在當(dāng)天有廢棄的原材料在作業(yè)區(qū)卻未按期交付的情況，進(jìn)行詢問，工作人員解釋為等待第2天再收庫，這就加大了盤點(diǎn)的工作量，增加了人工成本。可見H公司在入庫管理方面存在很大的漏洞，入庫管理的不及時(shí)毫無疑問會(huì)加大存貨的保管安全風(fēng)險(xiǎn)，加大存貨盤查的難度。

⑶存貨驗(yàn)收分工不明

在H公司內(nèi)部審計(jì)過程中，存在采購員與驗(yàn)收員包攬對(duì)方工作的情形，職責(zé)分工不明。在實(shí)際訪問中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)轵?yàn)收員家庭住址距工廠較遠(yuǎn)，相當(dāng)一部分貨物是晚上到達(dá)，基于平時(shí)建立起的友好親密關(guān)系，驗(yàn)收員就會(huì)“拜托”采購員代為驗(yàn)收，采購物資經(jīng)采購員自己驗(yàn)收即可入庫。采購人員既參與采購又負(fù)責(zé)驗(yàn)收，未做到權(quán)責(zé)分離，極容易出現(xiàn)采購員以權(quán)謀私、質(zhì)量作假的風(fēng)險(xiǎn)。

3.存貨倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)

H公司是一家制造型企業(yè)，其儲(chǔ)貨倉庫多為普通通風(fēng)式倉庫，存貨擺放方式多為就地堆垛式。對(duì)庫存原材料進(jìn)行分類時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)鋼板占存貨成本最大，是需要重點(diǎn)管控的物資。而高純度的鋼鐵制品的特性就是極易生銹，尤其是在雨水豐富、濕度較高的春季、夏季，靠墻放置的原材料和工量刃具都有一定的生銹跡象，特別是一樓的存貨，其中有35%以上都已經(jīng)生銹。所以在空氣濕度較大的季節(jié)特別需要注意存貨的防潮。筆者實(shí)地考察還發(fā)現(xiàn)，有部分貨物的包裝紙盒易受潮、軟化，不能承力導(dǎo)致貨物倒塌的情況時(shí)有發(fā)生。與此同時(shí)，在公司生產(chǎn)的高峰階段，管理員基本要隔很久才會(huì)去進(jìn)行盤點(diǎn)清查，這樣存貨自然不能得到很好的監(jiān)管，存在著產(chǎn)品性能和質(zhì)量方面的隱患。

4.存貨出庫環(huán)節(jié)

⑴忽略市場風(fēng)險(xiǎn)

H公司常常由于忽略市場風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致銷售預(yù)測偏差，做出錯(cuò)誤地投資決策，致使企業(yè)運(yùn)營受損，存貨量高居不下?？蛙囆袠I(yè)屬于比較成熟的行業(yè)，各大規(guī)模的制造企業(yè)不計(jì)其數(shù)，客戶的選擇對(duì)象很多，因而他們會(huì)對(duì)同類型產(chǎn)品比質(zhì)比價(jià)，以期花最少的錢得到最大的收益。因此，H公司必須敏銳地把控市場需求，做出精準(zhǔn)的需求預(yù)測，設(shè)計(jì)生產(chǎn)出符合客戶要求的產(chǎn)品，否則容易出現(xiàn)存貨囤積。

⑵缺乏對(duì)客戶資源的整合利用

圖書館學(xué)家李小緣認(rèn)為國立圖書館的職能包括“搜集今古各國文字書籍，地圖，小冊(cè)，雜志，報(bào)章，檔案，公文。包羅萬象，應(yīng)有盡有，或與他館書籍互相流通，或與他館交換書籍，或立版權(quán)法，或?yàn)閷ｉT研究，或培植人材為專門之訓(xùn)練，或偏重參考關(guān)心詢問答復(fù)，或編制目錄”［10］。在我國現(xiàn)代圖書館事業(yè)的發(fā)展歷程中，國立北平圖書館的編纂群體既是整理館藏文獻(xiàn)為學(xué)術(shù)研究提供專業(yè)服務(wù)的重要力量，也是圖書館訓(xùn)練和培植學(xué)術(shù)人材的典范。

隨著H公司規(guī)模的擴(kuò)大，客戶和供應(yīng)商也隨之增多。有來自國內(nèi)的，也有來自國外的。同一客戶還有可能是原材料的供應(yīng)商，這些情況都會(huì)導(dǎo)致客戶和供應(yīng)商的關(guān)系管理混亂。

H公司并未對(duì)客戶資料，比如客戶的消費(fèi)習(xí)慣、銷售市場、資本能力等進(jìn)行分類歸納，缺乏整合利用的意識(shí)。若不能對(duì)這些資源進(jìn)行有效管理，就很難設(shè)計(jì)出滿足客戶需求的產(chǎn)品，由于產(chǎn)品賣不動(dòng)而導(dǎo)致呆滯存貨的大量累積，勢必占用企業(yè)資源。

表1 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類、評(píng)級(jí)的指標(biāo)

存貨管理的改進(jìn)建議

1.存貨采購環(huán)節(jié)

合格供應(yīng)商的選擇是企業(yè)存貨管理的基礎(chǔ)，筆者建議H公司對(duì)收集的供應(yīng)商信息進(jìn)行全面整合，具體包括供貨的驗(yàn)收合格率、價(jià)格、生產(chǎn)能力和產(chǎn)品加工技術(shù)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交貨率等因素，以確定候選合格供應(yīng)商，并且運(yùn)用科學(xué)的指標(biāo)體系，評(píng)選出最優(yōu)供應(yīng)商。

H公司應(yīng)與評(píng)級(jí)優(yōu)選出來的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂長期合作協(xié)議。這樣做不僅有利于采購的及時(shí)性，避免缺貨成本的產(chǎn)生，保證生產(chǎn)的正常有序進(jìn)行，而且便于協(xié)商議價(jià)，獲取更低的采購價(jià)格，降低存貨成本。

2.存貨入庫環(huán)節(jié)

⑴加強(qiáng)存貨入庫復(fù)核工作

⑵監(jiān)督廢物料的及時(shí)入庫

對(duì)于廢物料滯留生產(chǎn)車間的問題，H公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)廢料的管理，要求廢料每日需按時(shí)上交，堅(jiān)決杜絕當(dāng)日廢料留待次日處理的情況發(fā)生，把責(zé)任落實(shí)到人，并加入其月底績效考核中。管理部門也要采取加強(qiáng)巡視車間的辦法，隨時(shí)掌握生產(chǎn)車間滯留物料的情況。

3.存貨倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)

H公司的存貨擺放實(shí)行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存儲(chǔ)方式有以下幾方面缺陷：第一，堆放在下層的存貨易受到上層存貨的擠壓，導(dǎo)致外觀或質(zhì)量受損；第二，不利于存貨先進(jìn)先出法的實(shí)施，越先入庫的存貨往往被擺放在越里層，隨著存貨越儲(chǔ)越多，如果想把最里層的存貨移出，將面臨著很大的工作量。筆者建議采用重型貨架，能有效解決這種情況。

面對(duì)原材料易生銹的現(xiàn)狀，建議H公司對(duì)原材料進(jìn)行涂防水漆處理，保持倉庫通風(fēng)性，在倉庫擺放吸水防潮的干燥劑，盡量降低倉庫的潮濕度。對(duì)于小件的存貨，比如小型配件，通過涂油密封包裝的方式將有效地起到防銹的作用。企業(yè)的倉儲(chǔ)管理員應(yīng)該提高職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)存貨進(jìn)行定期抽檢查驗(yàn)，杜絕不良品投入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。

存貨管理制度的執(zhí)行依靠高層管理者的監(jiān)督力度和管理態(tài)度，H公司若能執(zhí)行嚴(yán)格的權(quán)責(zé)分離，將會(huì)大大減少員工之間串通舞弊的機(jī)會(huì)。企業(yè)還應(yīng)建立獎(jiǎng)懲制度，以期減少人為因素造成的存貨毀損，鼓勵(lì)大家按章辦事。

4.存貨出庫環(huán)節(jié)

⑴加強(qiáng)市場分析

針對(duì)每年淡季和旺季的時(shí)間表，H公司應(yīng)及時(shí)調(diào)整物料采購計(jì)劃，在旺季里應(yīng)大批量訂貨以滿足生產(chǎn)需求，在其余的月份則安排小批量訂貨以免造成存貨過剩的風(fēng)險(xiǎn)。

H公司還需要建立與最終用戶的溝通渠道，定期收集和整理用戶的需求信息，對(duì)最終市場的需求狀況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，還要及時(shí)了解同類型企業(yè)的市場狀況，以便進(jìn)一步修正客戶所提供的需求預(yù)測信息。

⑵重視定制銷售，開拓國際市場

在客車行業(yè)產(chǎn)能過剩的大背景下，能最快最有效地降低企業(yè)存貨的手段就是積極響應(yīng)客戶需求。如果企業(yè)還是停留在舊時(shí)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)階段，不實(shí)行客戶定制，則注定會(huì)被市場淘汰?？蛙嚻髽I(yè)若想提高市場占有率，其有效途徑在于采取區(qū)域銷售與分級(jí)分銷相結(jié)合的銷售模式。實(shí)際中，為了避免分銷商間的沖突，企業(yè)可以把分銷商的區(qū)域劃分、客戶來源、產(chǎn)品種類進(jìn)行明確化，采取區(qū)域經(jīng)理責(zé)任制，為客戶定制銷售打下基礎(chǔ)。

客戶定制銷售不但能提升銷售額，為存貨提供有效的銷售渠道，還能迅速反饋產(chǎn)品的使用情況及意見，有利于幫助企業(yè)緊隨客戶需求，花最短的時(shí)間，開發(fā)出更加適銷對(duì)路的產(chǎn)品，減少因產(chǎn)品設(shè)計(jì)不合理、過時(shí)落后而造成的存貨囤積量。

目前，客車企業(yè)不應(yīng)只把眼光局限在國內(nèi)，畢竟銷售潛力有限，H公司應(yīng)把銷售目光擴(kuò)展到海外，在海外投資建廠、兼并并購，走國際化之路。企業(yè)應(yīng)加深與國際廠商的交流合作，促進(jìn)國際上實(shí)力代理商的加盟，在重點(diǎn)市場尋找新的銷售熱點(diǎn)。在銷售模式方面，對(duì)于非洲等不發(fā)達(dá)國家，它們的銷售模式還不夠成熟，市場還沒能滿足形成代理制的條件，可以采取自銷模式。而對(duì)于發(fā)達(dá)國家來說，代理制已成為主流的銷售渠道，應(yīng)充分利用?？傊蛙嚻髽I(yè)若能全面有效地利用國際資源，把握國際銷售市場，將為減少存貨囤積帶來福音。

For many bus companies, inventory is always the bigger and important item on the balance sheet. The article took the H Company as example to discuss the serious problem of inventory management, and also brought forward a few solutions to the issue.