沈毅遠(yuǎn)

摘 要：在各種企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)中，辦公室是一個重要的部門，其中辦公室檔案管理又是一個關(guān)鍵的工作內(nèi)容，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案資料是否完整和有序。辦公室檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作原則，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，同時還應(yīng)該從健全各項相關(guān)管理機(jī)制、建立管理信息系統(tǒng)等方面入手，這樣才能確保工作質(zhì)量，保障整個企事業(yè)和單位的各項事業(yè)健康平穩(wěn)地進(jìn)行。本文主要論述了提高辦公室檔案管理工作效率的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；問題；策略

辦公室的各項工作對一個企事業(yè)單位發(fā)揮著極其重要的作用，其中檔案管理工作就是非常關(guān)鍵，只有不斷提高檔案管理工作效率，才能保障整個單位內(nèi)部的穩(wěn)定。辦公室檔案管理工作具有存儲機(jī)制的集中性和資料來源的廣泛性，在當(dāng)前信息化時代的背景下，傳統(tǒng)上的工作模式暴露出了效率的低效性，所以必須要更加重視檔案管理工作，并且深入開展改革，這是新時期應(yīng)該思考和探索的問題。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（1）工作人員自身素質(zhì)不高。當(dāng)前一些檔案管理人員自身管理意識相對薄弱，或管理人員缺乏管理水平，辦公室檔案管理工作缺乏有序性，給檔案材料的查詢工作帶來了不利的影響。檔案的無序堆放現(xiàn)象，檔案歸檔不及時，就是檔案管理人員管理素質(zhì)相對較低的一種表現(xiàn)，也暴露出了缺乏對工作的重視。尤其是在醫(yī)院、衛(wèi)生院等重要單位，一旦出現(xiàn)檔案遺失問題，就有可能造成醫(yī)療糾紛等嚴(yán)重問題。對于一些具有科研性質(zhì)的機(jī)構(gòu)來說，檔案中機(jī)密文件的遺失，更會造成巨大損失。

（2）缺乏科學(xué)的管理制度。在一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員看來，檔案管理工作是一項可有可無的工作，相關(guān)管理制度也變成了形同虛設(shè)。辦公室檔案管理制度的落后，主要表現(xiàn)在管理手段和檔案存儲方式這兩大問題，一些辦公室管理人員需要兼任檔案資料管理員，但工作精力有限，只能敷衍應(yīng)對檔案工作，往往只是在對檔案資料進(jìn)行初步整理的基礎(chǔ)上進(jìn)行編號保存。另外，一些單位的檔案室全天開放，其他科室的工作人員可以自由出入，檔案材料存在著丟失和損壞等安全風(fēng)險[1]。

（3）檔案利用率較低。在落后的管理制度的影響下，管理效率的低下，會給檔案文件的應(yīng)用工作帶來不利的影響。檔案資料借閱原則的復(fù)雜性，也會對辦公室檔案的利用問題帶來不利的影響。在繁瑣的檔案資料借閱程序的影響下，一些借閱人會放棄對檔案資料的借閱，這就會讓一些具有應(yīng)用價值的檔案材料陷入閑置的境地[2]。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

（1）開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案管理人員在日常工作的過程中，應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息的重要價值，這樣才能讓他們自覺的積極主動工作，所以各單位要把提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)這項工作放到更加重要的位置上。在組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)的過程中，應(yīng)該讓他們認(rèn)識到自身工作的原則性和靈活性，這對企事業(yè)單位提高檔案管理人員的工作能力非常重要。此外，檔案管理者也需要充分發(fā)揮自身的職業(yè)勝任力，在參與檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過程中，需要對自身所從事的工作的重要性和職業(yè)要求進(jìn)行講解，在日常的工作中也需要對自身的不足之處及時改進(jìn)，進(jìn)而在尊重自身職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，借助自身所積累的工作技巧，對檔案管理工作中所遇到的問題進(jìn)行及時處理，另外還需要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，提升他們的計算機(jī)操作水平[3]。針對檔案管理意識相對較弱的問題，領(lǐng)導(dǎo)層首先要對自身的檔案管理意識進(jìn)行強(qiáng)化，之后嚴(yán)格監(jiān)督落實檔案管理責(zé)任制度的建設(shè)與落實，提升檔案管理人員的責(zé)任意識，這樣在領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作層的共同努力下，一定會促進(jìn)辦公室檔案管理效率的不斷提升。

（2）完善相關(guān)管理制度，提升實效性和安全性。針對政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及科研院校在社會發(fā)展中所表現(xiàn)出來的差異性，從辦公室檔案管理工作的實際情況入手，辦公室檔案管理制度中的細(xì)節(jié)因素進(jìn)行完善，是對這一制度的實效性和時效性進(jìn)行提升的一種有效方式。除了管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展問題以外，辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問題等多個問題，對此單位可以設(shè)置專業(yè)管理部門；針對檔案資料收集問題、資料歸檔問題、資料錄入等多種問題，由專門人員對這些問題進(jìn)行處理，可以讓檔案管理工作的及時性得到充分地提升；針對檔案借調(diào)問題，授權(quán)約束機(jī)制的建立，是對辦公室檔案資料的安全性進(jìn)行保障的重要因素。對于一些較為重要的檔案材料，辦公室檔案管理人員可以將這一類材料存儲在較高的樓層之中，對于存儲重要檔案材料的檔案室也需要對門窗進(jìn)行有效加固。針對一些帶有保密期限的檔案材料，要在第一時間對檔案的保密期限進(jìn)行公示，針對一些需要在保密期滿以后提高保密等級或需要及時解密的文件，工作人員需要對這些檔案材料進(jìn)行及時整理；為避免私自篡改檔案材料的問題，需要對有關(guān)監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善，讓檔案管理人員在監(jiān)視器可控的范圍內(nèi)對檔案材料進(jìn)行整理；此外，對檔案資料收集工作體系的優(yōu)化，也是各單位所要關(guān)注的問題。在構(gòu)建檔案管理體系的過程中，需要對主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案人員的職責(zé)范圍進(jìn)行完善，可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責(zé)任人之間的崗位職責(zé)相融合。為了對檔案管理工作的完整性進(jìn)行充分保證，單位也需要遵循集思廣益的原則，也就是說需要充分聽取工作人員的自身意見，進(jìn)而通過統(tǒng)籌分析的方式，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善。

（3）建立健全反饋機(jī)制，結(jié)合基層的意見內(nèi)容。在企事業(yè)單位管理工作中，匯報機(jī)制的應(yīng)用，是讓企事業(yè)單位決策層對基層結(jié)構(gòu)的工作狀況進(jìn)行了解的有效方式。由于基層員工和基層管理人員的匯報內(nèi)容，會對企事業(yè)高層的戰(zhàn)略決策有著一定的參考作用，將這一反饋機(jī)制應(yīng)用在辦公室檔案管理工作領(lǐng)域以后，企事業(yè)單位也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化。對此，在構(gòu)建反饋機(jī)制的過程中，企事業(yè)單位及有關(guān)單位可以通過鼓勵員工對工作中的問題進(jìn)行反饋的基礎(chǔ)上，讓管理人員對來自基層的意見進(jìn)行了解[4]。在對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，檔案管理人員也可以構(gòu)建一種建立在部門的基礎(chǔ)之上的檔案管理機(jī)制，在這一機(jī)制的應(yīng)用過程中，檔案管理人員可以從不同部門對資料的重視程度和這些部門在檔案資料應(yīng)用過程中的反饋信息入手，對已有的檔案材料進(jìn)行分類規(guī)整。這就可以讓檔案借閱者對資料的用途問題進(jìn)行充分的了解，這種結(jié)合不同資料對不同整理資源進(jìn)行分配的措施，對辦公室檔案管理效率的提升也會起到一定的促進(jìn)作用。

（4）構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，開展無紙化辦公。無紙化檔案體系的構(gòu)建，是對檔案管理工作中的信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善的重要措施。當(dāng)前傳統(tǒng)上紙質(zhì)檔案材料所暴露出來的弊端已經(jīng)凸顯，對檔案材料的存檔和整理工作非常不利。信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以被看做是對系統(tǒng)的存儲方式進(jìn)行優(yōu)化的有效方式。在對辦公室檔案材料進(jìn)行初步整理以后，檔案資料管理人員可以借助信息化的數(shù)字編號技術(shù)，對檔案中的關(guān)鍵詞和關(guān)鍵信息進(jìn)行記錄。在對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理的過程中，對于材料中出現(xiàn)的信息缺損、字跡模糊的問題，需要對信息的真實性進(jìn)行核查以后，通過對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記的方式，對檔案材料的完整性提供保障[5]。從這一措施的應(yīng)用效果來看，對檔案資料的檢索機(jī)制的優(yōu)化，也是信息化管理系統(tǒng)在辦公室檔案管理工作的開展過程中所發(fā)揮出來的主要作用，在信息化的檢索模式下，辦公室檔案借閱環(huán)節(jié)中的一些較為繁瑣的流程得到了簡化。

當(dāng)今是信息化時代，計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高度普及，因而檔案管理者也要解放思想，樹立新觀念，重視計算機(jī)多媒體技術(shù)的重要性，并落實到實踐行動中去。檔案管理工作人員要深入思考，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)觀念，注重實踐應(yīng)用，借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)手段，不斷提升工作效率。但是需要注意到的是，要想構(gòu)建先進(jìn)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，首先就需要確保充足的建設(shè)資金，這是一個需要重點思考的問題。對于政府機(jī)關(guān)來說，開展“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”的改革，電力電子政務(wù)建設(shè)必然會促進(jìn)檔案信息管理機(jī)制的不斷優(yōu)化，而對于企事業(yè)來說，在當(dāng)前貸款政策調(diào)整的背景下，通過構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)也可以獲取更多資金扶持。在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時，單位還可以借助區(qū)域內(nèi)的信息化建設(shè)規(guī)劃，同樣也可以縮減很大一部分建設(shè)資金。

總之，辦公室檔案管理是一項不容忽視的重要工作內(nèi)容，不僅直接關(guān)系到辦公室這個部門的工作效率，更是會對整個企事業(yè)單位的各項工作能否正常開展產(chǎn)生重要影響。隨著社會的不斷進(jìn)步，辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率也需要隨之提高，具體上需要做好工作人員自身素質(zhì)的提高、健全各項管理制度、建立信息化管理系統(tǒng)等方面的工作，這樣才能與時俱進(jìn)，讓辦公室檔案管理工作能夠符合企事業(yè)或單位發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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[5]胡艷琨 . 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016（16）：151.

（作者單位：廣西區(qū)遙感信息測繪院）