楊寶明

摘要：本文分析了辦公室行政管理的職能，闡述了辦公室行政管理工作的關(guān)鍵要素，在此基礎(chǔ)上提出了提升辦公室行政管理工作效率的對策。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理管理工作；角色；效率

一、辦公室行政管理職能闡述

第一，助手角色。在企業(yè)日常辦公之中，辦公室管理擔(dān)任著助手的角色和職能，這種角色在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策層需要制定新的方案和決策時顯得尤為重要，此時需要辦公室銳意創(chuàng)新、錦上添花。辦公室就如同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，一方面需要在企業(yè)重大決策的過程中發(fā)揮輔助作用、扮演信息提供者的角色，另一方面則需要經(jīng)常性地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)提出一些具有創(chuàng)新性和可行性的意見和建議，真正地發(fā)揮助手作用，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的得力輔助?？偟膩碚f，辦公室就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的智囊團。此外，辦公室工作人員要準確進行自身職責(zé)定位，能夠及時準確地收集信息并進行有效地整理挖掘，使得信息能夠突出主題要求、圍繞特點問題，能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中發(fā)揮重要價值。

第二，參謀角色。日常辦公中辦公室在擔(dān)任助手角色之余，還要主動地承擔(dān)起參謀的職責(zé)。企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)計劃出臺相關(guān)政策的時候，辦公室需要緊跟步伐，進行信息調(diào)研和實地考察，給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的支持證據(jù)。一個正確決策的提出單憑領(lǐng)導(dǎo)的力量是難以有效完成的，更需要辦公室主動搜集信息、綜合整合和挖掘信息，并在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中出謀劃策，從而制定出最適合、最恰當?shù)臎Q策和制度。

第三，執(zhí)行角色。辦公室在行政管理中還要承擔(dān)執(zhí)行職責(zé)，需要及時地將領(lǐng)導(dǎo)做出的決策通知下去，使得上級部署的工作方針、工作流程完整、詳盡地傳遞到下層中去，同時還要負責(zé)監(jiān)督政策的落實情況，并進行檢查和合適，辦公室在完成這些工作的過程中起到了組織和執(zhí)行的作用。事實上辦公室執(zhí)行能力的強弱直接關(guān)系到企業(yè)新政策能否順利實施和落實。

二、提升辦公室行政管理工作效果的關(guān)鍵因素

第一，要有奉獻的精神。辦公室工作事無巨細、繁瑣零碎，但是不論事情大小，辦公室工作都要秉承一絲不茍的工作精神，認真對待每一件工作事務(wù)。在處理辦公室行政管理工作時要有犧牲小我的精神，以筆者多年的工作經(jīng)驗來看，無論在辦公室工作中擔(dān)任什么職務(wù)和職責(zé)，都需要有無私奉獻的精神和品質(zhì)。

第二，要有精益求精的品質(zhì)。有人認為只要態(tài)度認真，那么沒有人會做不好辦公室行政管理工作。實則不然，辦公室工作需要細致入微的工作品質(zhì)和深入觀察、洞悉的工作能力，日常工作看似簡單，實則非?，嵥?，需要高質(zhì)量、高效率地完成各項工作并協(xié)助好各個部門。辦公室行政管理工作的開展需要一套完善的工作制度和流程，保證辦會、辦事、辦文工作都有章可依。

第三，要有量化處理的能力。辦公室行政管理工作兼顧原則性和靈活性，在執(zhí)行政策的過程中要做到堅守原則，但是面臨具體實施過程中的一些情況還有靈活和機動，否則決策執(zhí)行可能達不到應(yīng)有的效果，最后導(dǎo)致事倍功半的效果。因此，辦公室量化管理應(yīng)該以制度依據(jù)為依托，根據(jù)不同部門、不同崗位的人要采取不同的管理辦法。

第四，要有良好的心態(tài)。不論做什么工作，心態(tài)都是最重要的，辦公室行政管理工作也是如此。由于辦公室工作瑣碎繁雜，并且和各個部門都有關(guān)聯(lián)，在日常工作開展中難免會有矛盾和摩擦，此時辦公室人員就需要以健康的心態(tài)進行調(diào)整，以超強的服務(wù)精神應(yīng)對工作中的萬變。不論遇到什么情況，都要以平和、寬容和從大局出發(fā)的心態(tài)進行調(diào)節(jié)，并找到針對性的接解決策略，為決策執(zhí)行達到應(yīng)有的效果而努力，用樂觀積極的工作態(tài)度去感染基層和群眾。

三、提升辦公室行政管理工作效果的對策

（一）抓住工作中心

以本職工作為切入點是辦公室行政管理工作開展的中心。一些辦公室工作人員受到本部門工作協(xié)調(diào)特征明顯的影響，一味地通過協(xié)助他人工作要展現(xiàn)自己的工作態(tài)度和工作意見，但是卻喪失了辦公室行政管理工作的中心，這是一種本末倒置的行為。只有做好本職工作，才能在此基礎(chǔ)上力所能及幫助他人。辦公室工作人員應(yīng)當緊緊把握本職工作，將自身細致和繁瑣的工作做好，然后再去協(xié)調(diào)其他部門和工作人員的工作開展。在本職工作開展的過程中，要循序漸進，不可強求一蹴而就，從繁雜的工作體系中找到一個突破口，這樣再進行工作開展就會輕而易舉。

（二）突出工作重點

辦公室行政管理工作內(nèi)容非常多，在工作中一定要把握工作，切忌盲目開展，否則會使得辦公室工作陷入低效的怪圈。抓住工作重點能夠在很大程度上提升工作效率，使得工作開展達到事半功倍的效果。管理工作最為突出的特色就是每天都要和人打交道，辦公室管理工作的工作對象自然也是企業(yè)上下所有員工。因此，為了將工作做好，就必須堅持以人為本的工作理念，將每一個員工的工作積極性調(diào)動起來，使得工作開展更為順利。

（三）把握工作難點

任何一項工作的開展都不會順風(fēng)順水，辦公室行政管理工作更是如此，在工作中必然會遇到一些難點，研究發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的最大的難點就是提升服務(wù)。辦公室工作所有的要求體現(xiàn)在對辦公人員的要求都可以歸結(jié)為點：工作人員要有專業(yè)的工作素養(yǎng)和較強的工作能力。辦公室工作看起來平凡，但是對企業(yè)的發(fā)展卻是不可忽視的一個環(huán)節(jié)，要在平凡的工作崗位上發(fā)揮重要的作用并非易事。

（四）重視團隊打造

辦公室行政管理工作總結(jié)來說就是“事無巨細皆為大事”，雖然彼此之間有職責(zé)上的分工，但是辦公室從總體上來說是一個團隊，需要將團隊的作用充分地挖掘出來，辦公室行政管理工作開展中要注重團隊力量的挖掘，加強人和人之間的合作，做到優(yōu)勢互補，通過和諧的工作氛圍來幫助學(xué)生開放思路、匯聚創(chuàng)意，最終達到提升工作效果的目標。

參考文獻：

[1]王振海.企業(yè)行政辦公室管理工作的體會與思考[J].建筑設(shè)計管理，2001（1）：34-36.

[2]朱中杰.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].科學(xué)咨詢，2010（25）：69.

（作者單位：武漢大學(xué)后勤集團）