洪源清

2002年8月，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》，提出“業(yè)務(wù)分開、過程受控、全程在案、永久追溯”。電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期我國信息化工作的重點，政府先行先試，帶動國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展信息化。從中央到地方各部門各單位都在推進(jìn)信息化建設(shè)項目，要通過信息化手段，重構(gòu)或升級包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的信息系統(tǒng)，加強本部門行政工作的管理水平和工作效率。如何在本單位信息化建設(shè)項目中做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，是各單位檔案工作人員都要直接面對的問題。

1 信息化建設(shè)項目中檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

現(xiàn)在單位要進(jìn)行信息化項目建設(shè)，作為單位信息化建設(shè)項目中一個組織部分，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其他系統(tǒng)同步重構(gòu)或升級，才能保證各系統(tǒng)形成的電子文件材料符合歸檔要求。重構(gòu)或升級的理由是因為很多單位原來使用的檔案管理系統(tǒng)都是基于C/S結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器模式）設(shè)計研發(fā)的，無法適應(yīng)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求，與單位其他新系統(tǒng)無法實現(xiàn)電子文檔在系統(tǒng)間的鏈接傳輸和有效控制管理，新的檔案管理系統(tǒng)將采用B/S結(jié)構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器模式）。新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)相比，增加了電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。

由于信息化建設(shè)項目是個系統(tǒng)大工程，按照國家規(guī)定要進(jìn)行招投標(biāo)來確定承建單位的。這樣一來，就會產(chǎn)生這樣的情況：1、來參加招投標(biāo)的檔案軟件公司因為規(guī)模太小或技術(shù)力量不夠強，不具備對信息化建設(shè)項目整體工程的規(guī)劃設(shè)計與研發(fā)能力（除了檔案管理系統(tǒng)部分）而無法中標(biāo)，所以，最終中標(biāo)的往往是信息技術(shù)力量較強、規(guī)模較大的上市公司。2、中標(biāo)公司信息技術(shù)力量是強，但對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計并不是專業(yè)性的，再加上中標(biāo)公司具體負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的技術(shù)人員對要建設(shè)研發(fā)的新檔案管理系統(tǒng)必須遵循的國家檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定又不熟悉，在重新研制新檔案管理系統(tǒng)時就會是件很麻煩的事情。

2 對規(guī)劃設(shè)計完善檔案管理系統(tǒng)的思考

筆者參與省科技廳2015年初開始信息化建設(shè)項目總體規(guī)劃，進(jìn)行新的省科技廳檔案管理系統(tǒng)的重新研發(fā)，目前該系統(tǒng)已進(jìn)入試使用階段。在這個過程中個人認(rèn)為要使新的檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計進(jìn)行得較為全面完善，可以從以下三個層面來逐步推進(jìn)。

第一層面，要明確新的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以國家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，并寫入承建合同中去。第一，新的檔案管理系統(tǒng)要具有管理文書、聲像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴展管理等。第二，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型設(shè)計功能架構(gòu)，能集成管理各門類數(shù)字檔案，具備元數(shù)據(jù)捕獲、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、格式轉(zhuǎn)換、移交、備份、災(zāi)難恢復(fù)、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供保障，并達(dá)到簡單易用的基本要求。在這一層面就是要由單位與中標(biāo)公司訂立項目合同，在合同中將這些條件、要求逐條陳述清楚。這方面的相關(guān)條件要求可以參考《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。這些建設(shè)條件要求以合同形式定下來，這樣承建單位就要在研制中滿足這些基礎(chǔ)要求，使新的檔案管理系統(tǒng)達(dá)到相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)水平。

第二層面，要把握好檔案管理系統(tǒng)基本功能模塊的完善設(shè)置。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的系統(tǒng)功能眾多，可以先行測試檔案管理系統(tǒng)中的基本功能模塊是否齊全、完善，如收集歸檔、整理、查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)等模塊。無論檔案管理系統(tǒng)在單位信息化建設(shè)項目中是以嵌入式還是并列式的設(shè)計模式來進(jìn)行建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)所必備的這幾個基本功能模塊都是一樣的。可以以文書檔案整理全過程來測試，當(dāng)一份電子文件在OA系統(tǒng)中形成電子文件后，傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，經(jīng)過中間庫，整理編目保存歸檔，打印目錄，查詢利用等一系列步驟流程能順利完成；或一份紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描，掛接上傳系統(tǒng)，在系統(tǒng)中查詢?yōu)g覽打印等工作步驟能順利實現(xiàn)。這些都是系統(tǒng)基本模塊功能齊全完善的體現(xiàn)。此外，原來舊的檔案管理系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的遷移工作，將舊系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)順利、完整地“搬遷”到新系統(tǒng)中，并能實現(xiàn)查詢、利用、打印、保存等，這也是檢驗新系統(tǒng)基本功能模塊是否完善的方法之一。

第三層面，要逐項測試其他功能模塊及根據(jù)本單位業(yè)務(wù)新增加的使用功能模塊。即對其他功能模塊如統(tǒng)計、鑒定等模塊進(jìn)行測試。根據(jù)本單位業(yè)務(wù)增加的使用功能模塊主要是指要滿足本單位業(yè)務(wù)工作而增加的功能模塊，科技計劃項目檔案的信息化建設(shè)涉及到檔案管理系統(tǒng)與科技計劃項目管理信息系統(tǒng)、科技獎勵管理信息系統(tǒng)等的接口鏈接。檔案管理系統(tǒng)不但要能管理以件為單位整理歸檔的文書檔案，而且還能管理以卷為單位整理歸檔的科技計劃項目檔案。此外，對于新系統(tǒng)中增加的電子文檔保存格式自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)自動采集、電子文件封裝以及檔案跨門類檢索、跨庫檢索、全文檢索等功能都要逐一進(jìn)行測試，順利實現(xiàn)。

3 對信息化建設(shè)項目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的建議

檔案管理系統(tǒng)由單位檔案人員來進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計，對于綜合檔案館、專業(yè)檔案館來說無論

從人員、技術(shù)上都還能辦得到。但對于廣大機關(guān)企事業(yè)單位的檔案人員來說，有較大的難度，所以對于機關(guān)企事業(yè)單位在進(jìn)行新的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計時，就要想方法、找?guī)褪謥斫鉀Q問題，筆者有以下建議：

建議一：國家檔案部門可以在全國范圍內(nèi)總結(jié)、推廣一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗或?qū)嵗＿@是筆者認(rèn)為最好的方案。國家檔案部門可以將成功的典型實例以文件形式或者組織編輯書籍的形式在全國進(jìn)行推廣，將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中的功能設(shè)置、注意事項等等都結(jié)合到實例中，進(jìn)行有的放矢的傳授、指導(dǎo)。如果能這樣，就可以極大地推進(jìn)全國檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性和統(tǒng)一性。

建議二：單位的信息化建設(shè)項目在進(jìn)行招投標(biāo)時可以將各個系統(tǒng)建設(shè)分解成多個子項目進(jìn)行分別招投標(biāo)，檔案管理系統(tǒng)一部分的設(shè)計規(guī)范承建單位最好由國家相關(guān)部門認(rèn)定的有資質(zhì)的檔案軟件公司來承擔(dān)。為便于檔案管理系統(tǒng)的功能模塊的設(shè)計完善，技術(shù)較成熟的檔案管理系統(tǒng)公司要介入檔案管理系統(tǒng)子項目的招投標(biāo)。在單位開始進(jìn)行信息化建設(shè)項目前，單位檔案人員及時提出這種方案，實現(xiàn)由有資質(zhì)的檔案軟件公司來承建單位的檔案管理系統(tǒng)。

建議三：在單位的信息化建設(shè)項目中可以采購產(chǎn)品化的檔案管理系統(tǒng)，然后委托中標(biāo)承建單位信息化建設(shè)工程的公司去開發(fā)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口，也就是要在多個系統(tǒng)中建立一個橋梁，使單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要歸檔的電子文件通過鏈接及時傳送到檔案管理系統(tǒng)中，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。這種方案就是把檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與單位整體信息化工程建設(shè)分離開來，是否可行應(yīng)根據(jù)單位的實際情況以及國家信息化工程建設(shè)方面的相關(guān)規(guī)定來決定。

建議四：可以通過先行選擇確定新的檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)單位（一般為檔案軟件公司）方法，可以試著讓負(fù)責(zé)新檔案管理系統(tǒng)日后維護(hù)的檔案軟件公司在單位新檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時先行參與，這樣可以利用檔案軟件公司的專業(yè)性對單位檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供一定幫助。對于單位檔案人少，檔案理論水平不高、檔案管理經(jīng)驗少、計算機知識較缺乏的情況可以考慮這種方案，以確保單位檔案信息化建設(shè)的能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局. 《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》. 2014

[2]國家檔案局. 《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）endprint