文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校國家獎助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)實踐探索
——以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

以所在院校在開展日常資助工作中對國家獎助學(xué)金各類工作材料的歸檔整理為具體工作實例，積極探索高校國家獎助學(xué)金檔案歸檔的方向，為廣西各高職院校從事一線資助工作的專職工作人員切實開展國家獎助學(xué)金資助工作提供有力的工作參考和幫助。

高職院校；國家獎助學(xué)金；材料；歸檔；探索

1 獎助學(xué)金工作在高校資助工作中的重要地位

2015年，廣西區(qū)普通高等學(xué)校獲國家獎助學(xué)金及自治區(qū)人民政府獎學(xué)金累計資金7.2億元，受助學(xué)生超22.22萬人次。其中，國家獎學(xué)金資金631.2萬元，資助學(xué)生789人次；國家勵志獎學(xué)金資金10528.5萬元，資助學(xué)生21057人次；國家助學(xué)金資金58915.8萬元，資助學(xué)生196386人次；廣西壯族自治區(qū)人民政府獎學(xué)金資金2000萬元，資助學(xué)生4000人次。從2013年起，國家助學(xué)金被納入廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實事工程，規(guī)范國家各類獎助學(xué)金評審材料，是體現(xiàn)高校開展國家獎助學(xué)金的評審、發(fā)放和管理程序，是確保國家獎助學(xué)金評審和發(fā)放工作“公開、公平、公正”，切實落實國家關(guān)于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策，實施民生工程的一項重要工作，具有十分重要的意義。基于國家對高校國家獎助學(xué)資助資金的重大投入，重視國家獎助學(xué)金工作檔案的歸檔建設(shè)工作，是高職院校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案建設(shè)工作的重中之重。

為落實國家“教育精準(zhǔn)扶貧”有關(guān)要求，廣西區(qū)“出新政、調(diào)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)管理”，要求從2016年秋季學(xué)期起，對高校農(nóng)村建檔立卡貧困戶家庭學(xué)生給予優(yōu)先重點資助。政策調(diào)整表現(xiàn)為將國家助學(xué)金資助額度拉開差距，分兩檔：一等助學(xué)金4000元/人/年，二等助學(xué)金2000元/人/年，在校貧困戶學(xué)生全部享受一等助學(xué)金。國家“教育精準(zhǔn)扶貧”政策的要求，對高職院校在國家獎助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)工作提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。

2 獎助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)實踐探索

就高校而言，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案是在高職院校學(xué)生資助工作過程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是學(xué)校落實國家獎助學(xué)金資助、國家助學(xué)貸款、入伍服義務(wù)兵役學(xué)費補(bǔ)償（代償）等各項資助政策的重要憑證，同時也是做好高校國家資助工作的基礎(chǔ)。近年來，國家對高校獎助學(xué)金投入的力度逐漸加大，該項資助工作涉及資金發(fā)放金額大，受助學(xué)生數(shù)量多。作為直接管理的主管部門——廣西學(xué)生資助管理辦公室加大了對我區(qū)各普通高校國家獎助學(xué)金工作落實情況的檢查力度，特別是作為廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實事工程項目的國家助學(xué)金項目，對資金的發(fā)放，評審的過程及相關(guān)材料的要求“零差錯”。同時，對各類獎助學(xué)金檔案材料的規(guī)范性要求越來越細(xì)致、嚴(yán)格。本文以作者所在的廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，就該院學(xué)生資助管理中心工作如何具體開展國家獎助學(xué)金評審及材料歸檔整理建設(shè)工作做出探索。

2.1 獎助學(xué)金工作歸檔文件材料整理依據(jù)

各普通高職院校應(yīng)嚴(yán)格按照廣西高校學(xué)生資助管理工作材料檢查要求作為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真開展本校的國家獎助學(xué)金評審、發(fā)放及相關(guān)檔案材料歸檔工作：

①是否制定了學(xué)校一級的管理實施細(xì)則，明確規(guī)定申請條件；

②是否按照管理實施細(xì)則組織開展評審，程序是否規(guī)范；

③學(xué)生的申請材料是否齊全、無明顯差錯；

④是否有公示名單和結(jié)果公布，學(xué)校公示時間是否符合滿5個工作日的要求；

⑤收到上級撥款后是否在規(guī)定的時限內(nèi)將資金按要求發(fā)放到學(xué)生本人銀行卡上；

⑥是否建立發(fā)放記錄（銀行轉(zhuǎn)帳單、發(fā)放清冊或者簽領(lǐng)表）；

⑦抽取學(xué)生詢問獎助學(xué)金發(fā)放情況。

2.2 獎助學(xué)金工作文件歸檔范圍與具體內(nèi)容

2.2.1 獎助學(xué)金工作文件歸檔范圍

獎助學(xué)金工作檔案材料作為資助檔案的重要構(gòu)成，其文件歸檔范圍主要包括：國家獎學(xué)金、國家勵志獎學(xué)金、國 家助學(xué)金及廣西壯族自治區(qū)人民政府獎學(xué)金資助工作中涉及的資金發(fā)放、受獎助學(xué)生在申請及評選過程產(chǎn)生的一系列材料，具體到學(xué)生個人申請、學(xué)校評審、名單公示、及資金發(fā)放明細(xì)等。以我院歸檔工作為例，國家獎助學(xué)金工作文件歸檔以便于資助一線工作人員開展日常工作業(yè)務(wù)開展的為前提，歸檔的具體方法采用“年度——項目——子項目）分類法進(jìn)行分類、整理。按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》的指導(dǎo)思想，根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，國家獎助學(xué)金檔案材料的檔案類目劃分為教學(xué)類，歸檔在二級類目JX11（教學(xué)綜合文件）分類下。具體體現(xiàn)如下圖示：

2.2.2 獎助學(xué)金工作文件歸檔材料具體內(nèi)容

（1）政策依據(jù)文件

高職院校學(xué)生資助工作政策性強(qiáng)，為便于開展工作，要求高職院校從事一線資助工作的工作人員學(xué)習(xí)、熟悉并正確解讀上級下發(fā)國家獎助學(xué)金相關(guān)的政策文件，將政策要求了然于心。要求將相關(guān)政策通知文件裝訂成冊，放辦公桌上隨手翻閱學(xué)習(xí)。當(dāng)前關(guān)于上級關(guān)于開展國家獎助學(xué)金最新的政策要求等工作依據(jù)文件如下：

1）轉(zhuǎn)發(fā)財政部教育部關(guān)于普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國家獎學(xué)金管理暫行辦法的通知（桂財教【2007】101號）

2）教育部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范普通高校國家獎學(xué)金評審與材料填報工作的通知（教財廳函【2010】16號）

3）關(guān)于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國家助學(xué)金管理實施細(xì)則（修訂）的通知(桂財教〔2014〕130號)

4）關(guān)于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國家勵志獎學(xué)金管理實施細(xì)則的通知(桂財教【2007】97號)

5）關(guān)于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎學(xué)金管理暫行辦法的通知(桂財教【2007】103號)

6）關(guān)于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎學(xué)金管理暫行辦法的通知(桂財教【2007】103號)

此類國家獎助學(xué)金政策文件除了對本年度工作開展有最新的指導(dǎo)性文件需要做為附件特別裝訂進(jìn)行歸檔做為依據(jù)外，其余不需要做為當(dāng)年的歸檔文件，只需做為工作參考，需要用時方便找到參閱即可。以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我們印制了《廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助工作政策匯編及工作手冊（學(xué)校使用版）》，為日常開展資助業(yè)務(wù)提供工作參考。

（2）具體工作開展依據(jù)文件

主要指自治區(qū)教育廳關(guān)于開展本年度國家獎助學(xué)金評審要求及經(jīng)費下達(dá)等的工作文件，以2015年為例，如：

1）關(guān)于做好2014—2015學(xué)年度普通高等學(xué)校國家獎學(xué)金 國家勵志獎學(xué)金2015—2016學(xué)年度國家助學(xué)金和自治區(qū)人民政府獎學(xué)金評審和材料報送等有關(guān)工作的通知(桂教資助〔2015〕14號)

2） 關(guān)于公布廣西壯族自治區(qū)2014—2015學(xué)年度普通高校國家獎學(xué)金獲獎學(xué)生名單的通知

3）關(guān)于公布2014—2015學(xué)年度普通高校國家勵志獎學(xué)金和2015—2016學(xué)年度自治區(qū)人民政府獎學(xué)金獲獎人員名單的通知(桂教資助〔2015〕22號)

4）關(guān)于下達(dá)2015年秋季學(xué)期高校國家獎學(xué)金國家勵志獎學(xué)金國家助學(xué)金學(xué)生經(jīng)費的通知(桂財教〔2015〕133號 )

5）關(guān)于追加2015年高校國家獎助經(jīng)費的函（桂財教函【2015】27）

這部份材料涉及上級對各項獎助學(xué)金的資金撥付及相關(guān)材料報送要求，與學(xué)院開展工作過程存在重要的關(guān)聯(lián)性，根據(jù)教育廳資助辦對國家獎助學(xué)金材料檢查的要求，需要與本年度國家獎助學(xué)金相關(guān)評審工作文件一起進(jìn)行整理歸檔，裝訂成冊整理歸檔，一目了然，以備核查。

（3）高校評審、發(fā)放工作過程中產(chǎn)生的歸檔文件

即是學(xué)校開展年度獎助學(xué)金工作具體歸檔文件內(nèi)容。

1）關(guān)于成立***********學(xué)校（學(xué)院）2015年國家獎、助學(xué)金評選工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知（學(xué)校紅頭文件）

2）關(guān)于成立***********學(xué)院（系）2015年國家獎、助學(xué)金評選工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知

3）關(guān)于做好我校（院）********學(xué)年度國家獎學(xué)金、國家勵志獎學(xué)金和2015-2016學(xué)年度國家助學(xué)金和自治區(qū)人民政府獎學(xué)金評審和材料報送的通知（學(xué)校或?qū)W院文件，以紅頭文件形式下發(fā)）

4）學(xué)校（學(xué)院）********年國家獎助學(xué)金各學(xué)院（系）的名額分配情況表

5）學(xué)校（學(xué)院）********學(xué)年度（國家獎學(xué)金）推薦學(xué)生名單公示，包含校（院）一級和二級學(xué)院（系）一級，含校園網(wǎng)公示頁面截圖，以及在校園內(nèi)公示情景的相片。

6）學(xué)校（學(xué)院）********年度（國家助學(xué)金、勵志獎學(xué)金、自治區(qū)人民政府獎學(xué)金）獲獎學(xué)生名單公示及公布——包含校（院）一級和二級學(xué)院（系）一級，含校園網(wǎng)公示頁面截圖，以及在校園內(nèi)公示情景的相片。

7）學(xué)校（學(xué)院）****年國家獎助學(xué)金發(fā)放記錄材料（重點是銀行發(fā)放明細(xì)表，由學(xué)校財務(wù)處聯(lián)系發(fā)放經(jīng)辦銀行提供，加蓋銀行公章）。

這部分材料作為學(xué)校（學(xué)院）國家獎助學(xué)金評審工作的主要過程體現(xiàn)，是檔案整理歸檔的核心部分。體現(xiàn)了學(xué)校開展獎助學(xué)金的重點，如何成立評審機(jī)構(gòu)、如何開展評審、公示（公布）情況以及資助資金的發(fā)放情況。看起來內(nèi)容很多，但歸納起來，就是重要的幾份文件，必須認(rèn)真對待，規(guī)范文件的起草與執(zhí)行，可按照順序進(jìn)行整理后裝訂成冊，做為年度國家獎助學(xué)金的重點材料。

（4）國家獎助學(xué)金評審學(xué)生個人申請材料

這部分文件主要是學(xué)生個人的申請材料整理歸檔，具體內(nèi)容包括：

1）（ - 學(xué)年）國家獎學(xué)金申請審批表

2）******學(xué)校（學(xué)院）國家勵志獎學(xué)金申請表

3）******學(xué)校（學(xué)院）國家助學(xué)金申請表

4）******學(xué)校（學(xué)院）自治區(qū)人民政府獎學(xué)金申請審批表

5）學(xué)生貧困認(rèn)定材料，包括《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》、《高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請表》、《******學(xué)校（學(xué)院）貧困學(xué)生申請表》（網(wǎng)報版）以及學(xué)生提供的貧困支撐材料。貧困認(rèn)定材料除了獲得國家獎學(xué)金的非貧困生不需提供外，其余獎助學(xué)金受資助學(xué)生都需要提供。

各高校資助工作人員在整理歸檔本年度的資助工作檔案時，建議將受助學(xué)生的貧困認(rèn)定材料和國家獎助學(xué)金評審材料放在一起，順序為學(xué)生國家獎助學(xué)金申請材料在前，貧困認(rèn)定材料在后，認(rèn)定為貧困生而未獲資助的學(xué)生材料單獨存放歸檔，方便日常工作查閱及相關(guān)檢查或?qū)徲嫿M直觀地進(jìn)行材料的檢查。

3 國家獎助學(xué)金工作檔案相關(guān)要求

3.1 配合做好國家獎助學(xué)金的年度組卷工作。高校國家獎助學(xué)金檔案歸檔材料組卷就是將高校學(xué)生資助國家獎助學(xué)金各種文件材料, 在始終圍繞著對學(xué)校有價值的文件及檔案的利用工作，按其形成和發(fā)生規(guī)律,把一系列有聯(lián)系的材料文件以檔案卷的形式組合在一起,便于保管、保密和利用。學(xué)校資助工作人員應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校綜合檔案室的要求，按照《高等學(xué)院檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，選擇有價值的文件進(jìn)行歸檔，根據(jù)每份文件內(nèi)容，分問題、分期限進(jìn)行整理，在規(guī)定時間內(nèi)上交學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行歸檔案，以便于日后的查找及利用。

3.2 細(xì)致、規(guī)范地做好國家獎助學(xué)金工作檔案文件的整理工作。對于各類國家獎助學(xué)金工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，必須以件為單位，在整理前應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，區(qū)分不同價值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理后歸檔。按照檔案整理要求，歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后等。正式歸檔的文件材料，須打印裝訂成冊，注重文件的完整性和規(guī)范性。文件需加蓋公章的，務(wù)必歸檔原件。移交學(xué)校綜合檔案室時，形成《檔案移交目錄》，進(jìn)行正式的檔案移交手續(xù)。

3.3 資助工作人員應(yīng)增強(qiáng)資助檔案歸檔意識和責(zé)任心。檔案整理歸檔工作是一項繁瑣細(xì)致的工作，加上國家獎助學(xué)金資助工作受助學(xué)生數(shù)量多，涉及資金發(fā)放金額大，作為該項資助政策執(zhí)行情況的的重要依據(jù)，做好國家獎助學(xué)金檔案材料歸檔工作，是做好高校國家資助工作的基礎(chǔ)。資助一線工作人員在做好日常繁瑣事務(wù)工作外，對于歸檔整理工作，需要花費更多的時間，默默地付出，需要懷著一顆責(zé)任心，以高度的責(zé)任感，為后期資助工作的開展提供利用和參考，確保學(xué)校資助工作的良性發(fā)展。

[1]廣西學(xué)生資助管理辦公室.廣西家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策匯編.2016.

[2]廣西學(xué)生資助網(wǎng).

[3] 臧運(yùn)蕾，王磊.高校貧困生檔案的建立與管理[J] .《蘭臺世界：下半月》- 2009.

2015年廣西教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度廣西學(xué)生資助研究專項項目——《高職院校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981-），女，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助干事，檔案系列館員，研究方向：檔案管理。