王彩玲

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越受到人們的廣泛關(guān)注。檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會(huì)的重視。因此，檔案局檔案管理工作與檔案局的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱、管理滯后方面的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了我國(guó)檔案局檔案管理工作的發(fā)展[1]。本文主針對(duì)現(xiàn)階段檔案局檔案管理存在的一些問(wèn)題，借鑒國(guó)外檔案管理工作對(duì)我國(guó)的啟示，對(duì)我國(guó)檔案局檔案管理工作提出了一些建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案局；檔案；管理；研究

一、我國(guó)檔案局檔案管理存在的問(wèn)題

（一）理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度

目前，許多人認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒(méi)有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到員工的個(gè)人資料就可以了。對(duì)檔案局檔案管理工作覺(jué)悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒(méi)有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，很多檔案局還是依靠手工編輯和檢索來(lái)管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響檔案局檔案的完整性

檔案局人員受到多頭的領(lǐng)導(dǎo)，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動(dòng)，致使檔案局檔案的多頭管理跟不上員工移動(dòng)的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案局檔案管理的信息未隨著員工的流動(dòng)而跟進(jìn)記錄，影響檔案局檔案管理工作的進(jìn)程。此外，隨著企業(yè)的破產(chǎn)、內(nèi)部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導(dǎo)致勞動(dòng)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)部門等無(wú)法及時(shí)的跟進(jìn)信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了檔案局檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張

我國(guó)檔案局檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，檔案局管理人員編制不夠充足，政府對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒(méi)有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無(wú)一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒(méi)有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國(guó)檔案局檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問(wèn)題，比如傳遞問(wèn)題尤為嚴(yán)重。人員的辭職、解除合同的時(shí)候，檔案局檔案資料并沒(méi)有隨著人員的移動(dòng)而流入新的企業(yè)或工作單位。人員調(diào)動(dòng)自己的檔案局檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過(guò)密封就讓員工自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國(guó)檔案局檔案管理工作的規(guī)范性。

（六）檔案材料的利用率比較低

檔案材料明顯存在著利用范圍狹窄的問(wèn)題，大多數(shù)只是利用檔案資料去了解人員以往的成績(jī)、工作內(nèi)容、個(gè)人業(yè)績(jī)等等。就好比是一張個(gè)人簡(jiǎn)歷而已，真正的利用率還沒(méi)有提升上去，檔案材料還有更大的用處，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、檔案局改革的深入，對(duì)檔案局檔案的管理工作也要符合社會(huì)的需求，這就要求我們?nèi)U(kuò)大檔案資料的利用率，為企業(yè)提供人才創(chuàng)造良好的條件[2]。

二、檔案局檔案管理制度的開(kāi)放性

在美國(guó)，檔案局檔案資料不僅對(duì)本人開(kāi)放，而且還對(duì)個(gè)人、企業(yè)和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開(kāi)放。但是這些開(kāi)放是有一定的條件的，必須向法院申請(qǐng)，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對(duì)所有人都開(kāi)放的。美國(guó)公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實(shí)的請(qǐng)求，如果請(qǐng)求屬實(shí)，可以根據(jù)錯(cuò)誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對(duì)于我國(guó)來(lái)說(shuō)，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來(lái)模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對(duì)開(kāi)放性以供人民查詢。

三、我國(guó)檔案局檔案管理的建設(shè)與對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案局檔案是員工真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎人員的個(gè)人前程，目前我國(guó)檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

（二）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強(qiáng)檔案局檔案的信息化建設(shè)

充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的快捷，檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)的錄入人員的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高檔案局檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案業(yè)務(wù)是檔案工作者利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個(gè)單位整體工作的組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識(shí)逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙小蘭.淺析檔案局檔案管理存在的問(wèn)題及解決的措施[J].管理學(xué)研究，2011.

[2]黃雅君.檔案局檔案管理工作中的問(wèn)題及分析[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報(bào)，2014.13（1）.