毛金鳳

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技水平的不斷提高，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)受到檔案業(yè)界的廣泛重視，并成為近年探討的熱點(diǎn)課題。而電力企業(yè)的飛速發(fā)展使檔案基礎(chǔ)資料的收集整理和管理應(yīng)用也越來(lái)越復(fù)雜化、精細(xì)化，文章將從分析現(xiàn)狀入手，就推進(jìn)電力企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)程，更好的發(fā)揮其在生產(chǎn)建設(shè)中的作用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案 ；信息化； 企業(yè)管理

1 當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問(wèn)題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應(yīng)檔案工作需求，其引發(fā)的問(wèn)題還有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果?，F(xiàn)在使用的軟件都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過(guò)程中，不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)出現(xiàn)丟失；在日常管理中，時(shí)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法備份，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時(shí)存在時(shí)，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號(hào)紊亂等。

1.2 檔案存儲(chǔ)模式

當(dāng)前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。集團(tuán)不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長(zhǎng)的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過(guò)程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址，然后通知庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來(lái)了困難，且在此過(guò)程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無(wú)法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級(jí)部門提供良好的服務(wù)。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡(jiǎn)單，檢索信息的查全率和查準(zhǔn)率都較低，無(wú)法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來(lái)了極大的不便。作為大型的集團(tuán)企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對(duì)獨(dú)立，橫向縱向各不互通，所以未能實(shí)現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

2.電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題及原因分析

就電力企業(yè)整體來(lái)講，目前檔案的信息管理與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相比是滯后狀態(tài)，主要表現(xiàn)在：

2.1目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，在保存電子檔案的同時(shí)，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定同時(shí)手工整理實(shí)體檔案歸檔。在大部分電力企業(yè)中當(dāng)前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)（Lotus），基本做到了檔案的電子化；在科技檔案管理方面除了使用OA，還需要兼用其他軟件。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，原有OA版本已不能適應(yīng)檔案工作需求，其引發(fā)的問(wèn)題還有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，比如出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象、數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法備份、數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時(shí)存在時(shí)，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號(hào)紊亂等。

2.2當(dāng)前大部分電力企業(yè)還是以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長(zhǎng)的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

2.3在當(dāng)前手工查詢檔案信息的檢索過(guò)程中，檢索的一般流程為：查閱案卷目錄——文件目錄——根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查找檔案在庫(kù)房的存放地址——通知檔案室調(diào)卷——辦理相關(guān)借閱手續(xù)。傳統(tǒng)的檔案資料給檢索調(diào)閱帶來(lái)了很大的困難，并且在整個(gè)查閱過(guò)程中，很多情況下查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率不高，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無(wú)法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源為企業(yè)提供良好的服務(wù)。

造成電力企業(yè)檔案管理信息化與經(jīng)營(yíng)發(fā)展不相適應(yīng)的原因，主要是因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化是近幾年才逐步提出和開(kāi)展的，在大多數(shù)電力企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，也在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

3.電力企業(yè)檔案管理信息化的主要措施

3.1更新觀念，提升對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和決策者要站在推進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予高度重視。電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策層要以改革創(chuàng)新的思維、高瞻遠(yuǎn)矚的眼力、敢為人先的魄力積極加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作上水平、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展。

3.2加大投入力度，建立健全一套現(xiàn)代化的檔案信息管理制度體系。檔案信息化的前提是加大對(duì)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)投入，電力企業(yè)要在硬件上舍得投入、敢于投入，對(duì)于原來(lái)使用的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)進(jìn)行更新、更換。對(duì)于設(shè)備的使用、管理要建立一整套規(guī)范運(yùn)行管理制度，制定出統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。要按照國(guó)家規(guī)定的信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)電力企業(yè)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制訂內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。

3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。在電子信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是電力企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。一方面，要大膽通過(guò)引入和退出機(jī)制，多渠道招錄和引進(jìn)綜合素質(zhì)高、思想品德好、業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心強(qiáng)專業(yè)的技術(shù)和管理人員；同時(shí)將原來(lái)一些實(shí)在不適合現(xiàn)任檔案管理的、年齡偏大、學(xué)歷偏低、沒(méi)有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)的人員通過(guò)采取分流、轉(zhuǎn)崗等方式調(diào)離檔案管理部門。著力打造一支既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。另一方面，要通過(guò)內(nèi)部挖掘潛力，采取靈活多樣的方式，對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)?？傊瑱n案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

3.4進(jìn)一步做好企業(yè)信息檔案的安全防護(hù)工作。檔案信息化建設(shè)依托電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，安全風(fēng)險(xiǎn)防范必須放在重要的位置，要給予高度重視。要切實(shí)加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代信息化安全保障機(jī)制建設(shè)，提高檔案人員的警惕性，通過(guò)設(shè)置信息系統(tǒng)登陸使用權(quán)限和密碼、安裝防火墻及防病毒軟件并及時(shí)更新、普通計(jì)算機(jī)不被用來(lái)存儲(chǔ)涉密資料、電子檔案出入庫(kù)是要加強(qiáng)檢驗(yàn)鑒定等手段進(jìn)行防范。要從根本上鏟除黑客、病毒以及其他因素對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的威脅。

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提下，新型載體檔案取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。在此形勢(shì)下，電力企業(yè)紙質(zhì)檔案的功能將逐漸轉(zhuǎn)化為資料的存檔，強(qiáng)調(diào)其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強(qiáng)的實(shí)用性功能，可以很好的聯(lián)系電力企業(yè)各個(gè)部門之間的關(guān)系，并以此提高工作效率。同時(shí)，電力企業(yè)檔案管理部門需要進(jìn)一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關(guān)系，以加快電力企業(yè)檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

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