蘇和

摘要 隨著現(xiàn)代科技信息的發(fā)展與進(jìn)步，每個(gè)行業(yè)都將信息化作為其基礎(chǔ)管理方式。只有對其不斷創(chuàng)新，才能達(dá)到對應(yīng)的管理效果。如何對信息化進(jìn)行管理應(yīng)用，是當(dāng)前很多單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)問題。高校作為創(chuàng)新的主力，也在不斷引進(jìn)信息化管理。其中，檔案是信息化管理的重點(diǎn)部分，就高校的檔案來說，主要包含學(xué)生檔案、研究檔案、學(xué)校檔案等多個(gè)內(nèi)容。這些檔案的私密性較強(qiáng)，因此，注重信息化管理的效果尤為重要。因此，需要對當(dāng)前高校檔案信息化管理工作進(jìn)行現(xiàn)狀分析，提出實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的必然性。在必然的基礎(chǔ)上，必須要采取一定的措施來對其進(jìn)行管理工做的改革與創(chuàng)新，以更好地推動(dòng)高校發(fā)展。

關(guān)鍵詞 高校檔案；信息化管理；創(chuàng)新

社會與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得信息時(shí)代的變化性較強(qiáng)，無論是變化速度還是變化內(nèi)容，都讓人覺得不可思議。高校檔案管理作為高校管理的一個(gè)重要內(nèi)容，對于高校的發(fā)展具有十分重要的意義。然而，在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，存在很多的問題。這些問題使得高校與時(shí)代脫節(jié)，人才培養(yǎng)受到制約。因此，要實(shí)現(xiàn)高校的進(jìn)一步發(fā)展，就必須對其檔案管理加以創(chuàng)新。信息化管理作為當(dāng)前新型的管理方式，受到了社會各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用重視。如何將高校檔案信息管理深化，并且對其管理方式加以創(chuàng)新，使之更加符合高校的特色，是當(dāng)前高校管理的主要問題。

1高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的不斷推進(jìn)，我國很多高校已經(jīng)引入了信息管理，來對檔案進(jìn)行整合。然而，受到傳統(tǒng)管理的制約以及高校管理中本身就存在的瑕疵，使得高校檔案信息管理存在諸多不足。其主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1.1高校檔案管理效率低下

傳統(tǒng)的管理方式多以人力為主，且信息也以紙質(zhì)版作為主要的儲存路徑。這就導(dǎo)致高校檔案管理的整個(gè)過程相對來說十分緩慢，管理人員必須要不停地在資料整理中來達(dá)到對應(yīng)的管理效果，其整個(gè)整理都是人力化。而就高校管理來說，其用于檔案管理的人員有限，使得整個(gè)工作過程效率低下。

1.2高校檔案管理制度缺乏

傳統(tǒng)的高校檔案管理并沒有作為一個(gè)獨(dú)立的管理項(xiàng)目，而是將其與一般的管理事務(wù)等同。然而，一般的管理制度在檔案管理上，缺乏應(yīng)用基礎(chǔ)。例如，檔案管理需要一定的嚴(yán)謹(jǐn)度。而一般管理更側(cè)重于整體的完成度。兩者的基本理念不同，自然制定的規(guī)章制度也缺乏實(shí)用性。

1.3高校檔案管理缺乏對應(yīng)的人才

我國目前的高校檔案管理實(shí)際上仍舊被等同于常規(guī)管理。因此。在人員的聘用上，也采取與一般管理人員一樣的制度。然而，高校檔案中的很多信息都具有私密性。如果管理人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)度缺乏或者說不具備管理專業(yè)的素質(zhì)與技能，就可能會造成檔案的丟失與缺損。再者，我國當(dāng)前本身也沒有專門的檔案管理教育，而是認(rèn)定其簡單程度，將其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理內(nèi)容。因此，在高校檔案管理中，人才十分匱乏。

2高校檔案管理信息化的必然性

信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會的各個(gè)角落，也必然會進(jìn)入高校的管理之中。而高校檔案管理本身具有的復(fù)雜性，以及管理方式的落后性，要求一種新的方式來對其進(jìn)行取代。高校檔案管理信息化本身也具有較多的優(yōu)勢，而我國當(dāng)前階段的高校檔案管理存在諸多的不足，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1信息管理的便捷性缺乏

傳統(tǒng)的管理方式，多是紙質(zhì)稿件的管理，其本質(zhì)屬性就是通過紙質(zhì)檔案的填寫、收集與保管來完成信息的存儲。這類信息在使用過程中相對來說十分麻煩，也就是說，如果要對這部分信息進(jìn)行使用，就必須要通過手動(dòng)查找來實(shí)現(xiàn)。尤其是，在管理過程中，如果對于學(xué)生檔案存在調(diào)動(dòng)，就必須要通過層層批準(zhǔn)才能實(shí)現(xiàn)。信息收集與管理的難度極大。

2.2信息整合難度較大

紙質(zhì)稿件存在一個(gè)十分明顯的缺陷，信息的分散性，一張紙其所能夠包含的內(nèi)容具有有限性，在這個(gè)背景下，如果要將高校的檔案進(jìn)行整合，也需要花費(fèi)很多的人力與物力。

2.3信息調(diào)取缺乏靈活性

紙質(zhì)檔案如果想要使用，就需要去尋找，就如同早前的圖書館沒有對應(yīng)到管理系統(tǒng)，在查找書籍時(shí)，只能針對其基本分類來進(jìn)行。這就導(dǎo)致整個(gè)查找的過程效率十分低下。而且在這個(gè)過程中，還可能會打亂原本已經(jīng)整理好的順序，從而導(dǎo)致管理存在一定的難度。

2.4信息管理安全性難以保障

紙質(zhì)檔案具有易損壞的特性。尤其是在近年來，各地災(zāi)害頻繁，不少高校也受到了各種災(zāi)害的侵襲。紙質(zhì)稿件本身保存難度就較大，一旦在這個(gè)保存的過程中，受到意外因素的制約，就會使得其信息存在泄露的問題。在管理的過程中，如果學(xué)習(xí)因?yàn)榘徇w或者清理，需要對檔案庫進(jìn)行搬動(dòng)，就會使得原本已經(jīng)整理好的信息檔案混亂，而搬遷的過程中，如果工作人員的責(zé)任心缺乏，就會使得其信息具有較強(qiáng)的泄露風(fēng)險(xiǎn)。這些問題的存在，都會導(dǎo)致整個(gè)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)性。

面對紙質(zhì)檔案管理存在的這4個(gè)特征，實(shí)際上反向看就是信息化管理存在的優(yōu)勢，這些使得高校檔案得到極大的保障，容易讓高校產(chǎn)生信任感。因此，高校檔案管理信息化是高校發(fā)展的必然途徑。

3高校檔案管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)的對策

3.1提高人才的培養(yǎng)

管理不是一項(xiàng)簡單的事務(wù)處理，而具有其內(nèi)在規(guī)律。因此，在高校檔案管理信息化建設(shè)中，對于人才的要求也相對較高。尤其是信息化檔案管理，本身具有一定的限制性，要求管理人員的信息技術(shù)水平達(dá)到一定的操作標(biāo)準(zhǔn)。因此，在我國教育發(fā)展的過程中，也需要設(shè)定對應(yīng)的信息管理型人才的培養(yǎng)專業(yè)，從技術(shù)操作到信息分析都能夠相對專業(yè)化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，重視高校檔案

高校檔案不是簡單的信息儲存，而需要對其進(jìn)行儲存、收集與分析。在整個(gè)過程中，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)校領(lǐng)導(dǎo)者對于高校檔案的偏見，讓其認(rèn)識到高校檔案對于一所高校發(fā)展的意義。根據(jù)高校實(shí)際狀況，進(jìn)行思想引導(dǎo)。在引導(dǎo)的基礎(chǔ)上，再對其進(jìn)行管理規(guī)劃。

3.3制定完整的管理制度

管理制度是針對整個(gè)高校管理系統(tǒng)而言。然而，在傳統(tǒng)的管理制度制作后，卻并沒有得到相應(yīng)的實(shí)施，這就導(dǎo)致我國高校檔案管理力度嚴(yán)重缺乏。在信息管理建設(shè)的基礎(chǔ)上，必須要對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹贫日{(diào)整。明確檔案的生成程序，并且針對檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)也需要進(jìn)行制定。另外，還需要制定對應(yīng)的監(jiān)督程序，來落實(shí)整個(gè)工作的實(shí)施，保證高校檔案管理制度的落實(shí)。

3.4檔案管理開放化

檔案本身具有一定的私密性，但是，檔案也是屬于信息的一個(gè)范疇，信息對于社會發(fā)展永遠(yuǎn)具有不可磨滅的作用。而高校檔案庫的信息量相對一般的信息儲存來說，存在一個(gè)絕對的優(yōu)勢。因此，在高校檔案信息化管理后，筆者認(rèn)為可以適當(dāng)將其開放，從而滿足社會的需求。當(dāng)然，這些檔案不是絕對開放，而是部分開放，由系統(tǒng)來對其進(jìn)行一個(gè)有效的篩選。

3.5及時(shí)更新高校檔案信息管理技術(shù)

信息技術(shù)本身具有的發(fā)展性表明當(dāng)前的信息管理技術(shù)必然存在一定的缺失，而這個(gè)缺失會導(dǎo)致信息管理存在障礙。要想提高管理效益，就必須要不斷對其信息管理技術(shù)進(jìn)行更新，保持與時(shí)俱進(jìn)。

4結(jié)論

高校檔案管理工作是高校發(fā)展中十分重要的一環(huán)，其運(yùn)用得好壞直接與發(fā)展前景掛鉤。檔案管理服務(wù)師生是其本質(zhì)屬性，高校的發(fā)展與檔案管理具有一致性。然而，傳統(tǒng)的高校檔案管理制度存在嚴(yán)重缺失，導(dǎo)致高校發(fā)展過程中，對其應(yīng)用缺乏或者應(yīng)用程度不夠，制約著其發(fā)展進(jìn)度。在信息化背景下，將高校檔案管理加以改革是最好的契機(jī)。本文分析了高校檔案管理信息化的劣勢，也針對這些不足提出了意見，希望能夠有效地推動(dòng)我國高校管理工作，滿足其長期發(fā)展需求。endprint