黃慧君

摘要：近年來(lái)，隨著園林事業(yè)的快速發(fā)展，園林工程檔案管理的重要性日益顯現(xiàn)。園林工程檔案的管理，直接關(guān)系工程質(zhì)量，關(guān)系到城市的可持續(xù)發(fā)展。但在園林事業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中，園林檔案管理工作雖得到了較快的發(fā)展，但也出現(xiàn)了一些亟待解決的問(wèn)題，需要采取有效措施加以改進(jìn)。本文對(duì)園林檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施進(jìn)行分析，以提高園林檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：園林綠化；檔案管理；問(wèn)題；措施

一、園林工程檔案的含義及特點(diǎn)

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設(shè)工程施工過(guò)程中的各類信息記錄。一般包括園林工程建設(shè)過(guò)程形成的文件資料、施工資料、設(shè)計(jì)圖紙及影像資料等。園林工程檔案是園林工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收和竣工核定的必要條件，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用和改擴(kuò)建的原始依據(jù)。

園林檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在3個(gè)方面。（1）專業(yè)性。城市園林檔案專業(yè)性的表現(xiàn)，除在園林管理業(yè)務(wù)工作中所應(yīng)遵循、適用的規(guī)范是國(guó)家有關(guān)園林綠化政策這一特定性外，在城市園林建設(shè)中要根據(jù)園林的生長(zhǎng)特點(diǎn)，選擇地點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、布局、種植、養(yǎng)護(hù)管理。因而，其在各項(xiàng)城市園林工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。（2）分散性。城市園林的好壞，標(biāo)志著一個(gè)城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹(shù)名木等年代的久遠(yuǎn)，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林、科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。（3）載體形式的多樣性。城市園林檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質(zhì)、感光材料、磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等實(shí)物；有志書(shū)、實(shí)物遺存、圖片等，經(jīng)收集整理或加工成文獻(xiàn)資料后，也可作為檔案保存。

二、園林工程檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）園林工程檔案管理制度不完善

在實(shí)際工作中，大多單位依賴以往的管理經(jīng)驗(yàn)和做法，需要工作人員口頭相授，工程檔案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科學(xué)管理制度。檔案分類整理方面缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)，往往換一次工作人員就變換一次標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案查找困難重重，嚴(yán)重影響了工作效率。在保管期限和保密制度方面幾乎一片空白，導(dǎo)致檔案價(jià)值較低的資料越積越多和重要信息泄露。園林工程涉及專業(yè)較多，沒(méi)有針對(duì)不同專業(yè)要求的歸檔范圍制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案工作中遇到問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決，影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

園林工程的資料管理人員有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的技術(shù)培訓(xùn)，不了解園林工程承包方式、合同簽訂、施工預(yù)算、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析管理的基本知識(shí)，對(duì)相關(guān)的檔案管理規(guī)定更是一問(wèn)三不知。這些都造成了部分園林施工單位檔案管理中的被動(dòng)和混亂局面。并且還有檔案管理人員一身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作的投入不夠。日常事務(wù)僅僅就是把檔案放入檔案，而沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的管理，嚴(yán)重的影響到了園林檔案的管理水平。

（三）園林工程檔案不規(guī)范、資料性差

歸檔文件應(yīng)為原件，而在檔案資料中經(jīng)常會(huì)存有復(fù)印件；工程文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容及深度不能滿足工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等方面的規(guī)定、規(guī)范要求；工程檔案文件書(shū)寫用材不規(guī)范，造成園林工程檔案資料保存時(shí)間不長(zhǎng)的結(jié)果；工程文件應(yīng)筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續(xù)完整，而往往竣工資料缺項(xiàng)很多，給園林工程檔案資料造成法律性不強(qiáng)的結(jié)果等，參建單位不注意、無(wú)要求，造成竣工圖紙資料白圖較多。立卷千變?nèi)f化，沒(méi)有按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化完善，歸檔使用的表格大小不一，造成園林工程檔案資料雜亂無(wú)章的結(jié)果。

三、提高園林工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）完善園林工程檔案管理制度

高度重視和加強(qiáng)園林工程檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育，對(duì)園林工程施工單位技術(shù)人員、管理人員、監(jiān)理人員分期分批、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工資料管理基本要求的專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格要求各工程項(xiàng)目部用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式規(guī)整資料，杜絕出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)文件。同時(shí)，要求園林工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、項(xiàng)目管理人員、檔案管理人員都要熟知檔案業(yè)務(wù)，確保園林工程檔案資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范、真實(shí)、可靠。

（二）重視園林工程檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)

在園林工程檔案管理的實(shí)際工作中，除了要對(duì)園林工程檔案材料的收集、整理和保管重視外，還要注重對(duì)園林工程檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)利用。要真正體現(xiàn)園林工程檔案的重要價(jià)值，就應(yīng)該充分開(kāi)發(fā)利用工程檔案資源，使之更好地為園林工程建設(shè)和工程管理人員服務(wù)。在開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，檔案管理人員要積極主動(dòng)為園林工程建設(shè)服務(wù)，勇于打破傳統(tǒng)的借閱方式，充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的時(shí)代優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理工作，適應(yīng)時(shí)代需要，開(kāi)發(fā)相關(guān)APP或者公眾號(hào)，讓檔案利用更加便捷和高效。

（三）強(qiáng)化園林工程檔案資料的真實(shí)完整

加強(qiáng)過(guò)程控制是保證園林工程資料真實(shí)有效的最好措施園林工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免園林施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過(guò)程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

（四）提高工程項(xiàng)目部人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

為了提高員工的素質(zhì)，項(xiàng)目部應(yīng)多組織對(duì)相關(guān)國(guó)家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使各崗位人員能很好的掌握現(xiàn)場(chǎng)施工工藝、材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收等規(guī)定，提高他們的技術(shù)水平?，F(xiàn)場(chǎng)資料管理人員的責(zé)任重大，不僅要記錄日常施工活動(dòng)，收集整理相關(guān)資料，還需要參與分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收工作。作為一名合格的資料管理人員，應(yīng)具備識(shí)圖能力、熟練掌握資料管理軟件、熟悉建設(shè)施工流程等。

4、結(jié)語(yǔ)

園林工程檔案管理的好壞不僅與某一個(gè)具體的園林工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)，在宏觀上也一定程度地影響了城市園林的發(fā)展建設(shè)。因此對(duì)園林資料管理中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，要及時(shí)研究給予解決。為防止再出現(xiàn)此類問(wèn)題，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查。各建設(shè)單位要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料要拒收，從源頭保證交工資料的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]園林綠化檔案現(xiàn)狀分析及對(duì)策[J].梅云波，吳彩蕓，張靜.中小企業(yè)管理與科技（中旬刊）.2014（06）

[2]工程檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].徐維芳.科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2017（02）endprint