游玲+江錦超

摘要：傳統(tǒng)的HR系統(tǒng)更多的關(guān)注人事部門內(nèi)部工作流程的管理與支持，而忽略了系統(tǒng)對(duì)整個(gè)人力資源部所有業(yè)務(wù)流程端到端的支持與管理，忽略了人事部門與其它部門管理者、員工的協(xié)同。文章重點(diǎn)從分析了傳統(tǒng)人力資源 HR 系統(tǒng)的問題，并在構(gòu)建的新HR系統(tǒng)中引入工作流引擎解決傳統(tǒng)HR系統(tǒng)的問題，以及如何發(fā)揮工作流引擎的長處與優(yōu)勢及進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人力資源；HRMS；信息化管理；工作流引擎；HR

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2017）07-0106-02

人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)是大中型企業(yè)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部人力資源管理，通過提升人力資源管理與控制能力，提高企業(yè)人力資源管理的效率，進(jìn)而在服務(wù)好企業(yè)的內(nèi)部員工的同時(shí)提升員工滿意度的有效工具。 近年來，國內(nèi)企業(yè)紛紛實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)，通過軟件平臺(tái)達(dá)到統(tǒng)一管理集團(tuán)人員信息、加強(qiáng)集團(tuán)管控的目的。但是目前市場上傳統(tǒng)的人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)更多的專注于實(shí)現(xiàn)人事相關(guān)數(shù)據(jù)的電子處理，以減少人力資源管理部門的工作量與復(fù)雜數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，以減少人事部門的重復(fù)性勞動(dòng)。只重視人事部門的內(nèi)部工作流程的管理與支持，而忽略了系統(tǒng)對(duì)整個(gè)人力資源部所有業(yè)務(wù)流程端到端的支持與管理，忽略了人事部門與其它部門管理者的協(xié)同，忽略了人事部門與其它部門員工的協(xié)同。換句話說，人力資源管理系統(tǒng)只是人事部門內(nèi)部使用的HR系統(tǒng)。未能實(shí)現(xiàn)全員參與，整體協(xié)同的作用。

1 問題分析

人力資源管理系統(tǒng)本應(yīng)成為全公司所有人的服務(wù)系統(tǒng)，而不是成為人事部門專用的人力資源管理系統(tǒng)。而傳統(tǒng)的人力資源管理系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：

（1）系統(tǒng)只是記錄所有相關(guān)業(yè)務(wù)流程的電子數(shù)據(jù)；

（2）人事相關(guān)的業(yè)務(wù)流程仍需要在線下找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽批，這種方式要求員工對(duì)人事制度與相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)較為熟悉，這種方式對(duì)新員工的要求較高；

（3）對(duì)于地域分散型企業(yè)，線下簽批效率低下；

（4）遇到領(lǐng)導(dǎo)出差，簽批流程只能等待；

（5）待所有領(lǐng)導(dǎo)簽批結(jié)束，遞交到人事才發(fā)現(xiàn)沒有假期余額；

（6）簽批后的單據(jù)仍然需要人事部門的專員錄入；

（7）臨近發(fā)薪日人事專員的單據(jù)錄入工作挑戰(zhàn)巨大；

（8）信息重復(fù)容易出錯(cuò)，效率低下；

（9）審批權(quán)限復(fù)雜，人工識(shí)別容易出錯(cuò)，且時(shí)效性差；人工操作很容易前后不接續(xù)，且缺乏信息反饋；

（10）事務(wù)到期沒有提醒，容易造成遺忘或遺漏；

（11）口徑不一致，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力；

（12）審批流程與權(quán)限仍靠人工判斷，系統(tǒng)中能看結(jié)果卻見不到過程與痕跡；

（13）分散的數(shù)據(jù)需要人工收集、錄入、傳導(dǎo)及匯總，各種信息與資源無法共享；

（14）軟件功能不能良好適應(yīng)和匹配企業(yè)的需求。

傳統(tǒng)的人力資源管理系統(tǒng)存在以上弊端，人事專員這種大量的重復(fù)勞動(dòng)沒有減少，不僅效率低下，且準(zhǔn)確率低。造成企業(yè)員工滿意度低。這種管理模式既不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，又與當(dāng)前企業(yè)建設(shè)人力資源管理系統(tǒng)減員增效的初衷相違背。有的企業(yè)將人力資源相關(guān)的業(yè)務(wù)流程放到OA系統(tǒng)中進(jìn)行簽批，但這需要將傳統(tǒng)的HR與OA進(jìn)行良好的集成，不同的系統(tǒng)之間要集成面臨的問題是兩套系統(tǒng)都需要具備良好的開放性，且需要開發(fā)大量的系統(tǒng)接口。為解決以上問題，在人力資源管理系統(tǒng)中引入BPM的工作流引擎技術(shù)，利用工作流引擎靈活方便的流程建模工具快速構(gòu)建人事業(yè)務(wù)流程。

2 解決方案

工作流的定義：

WfMC的定義[1]：工作流（Workflow）是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列過程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。

Giga Gr oup的定義[1]：工作流是經(jīng)營過程中可運(yùn)轉(zhuǎn)的部分，包括任務(wù)的順序以及由誰來執(zhí)行、支持任務(wù)的信息流、評(píng)價(jià)與控制任務(wù)的跟蹤、報(bào)告機(jī)制。

IBM Almaden Research Center的定義[2]：工作流是經(jīng)營過程中的一種計(jì)算機(jī)化的表示模型，定義了完成整個(gè)過程所需用的各種參數(shù)。這些參數(shù)包括 對(duì)過程中每一個(gè)單獨(dú)步驟的定義、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰負(fù)責(zé)以及每個(gè)活動(dòng) 所需要的應(yīng)用程序。

工作流引擎是一個(gè)軟件系統(tǒng)，可用來設(shè)計(jì)、管理、監(jiān)控工作流的執(zhí)行，工作流引擎能夠解釋過程定義、實(shí)現(xiàn)與工作流中任務(wù)執(zhí)行者的交互，并且提供接口與外部IT系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用與集成。

工作流引擎是工作流管理系統(tǒng)的一個(gè)組件，并能根據(jù)角色和條件的不同決定工作流程的流轉(zhuǎn)路由。工作流引擎一般應(yīng)包括流程建模（節(jié)點(diǎn)管理、流向路由管理）、表單建模、數(shù)據(jù)建模（存儲(chǔ)）等重要功能。

工作中紙質(zhì)的請假簽批，通過工作流引擎以電子文稿的方式在員工之間流轉(zhuǎn)，從而提高流程的簽批效率。工作流引擎處理涉及流程事務(wù)，降低交付成本，縮短交付周期，提高工作效率。

基于工作流引擎構(gòu)建新的人力資源管理系統(tǒng)，可解決傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)中人事業(yè)務(wù)流程管理流程支持的短板，從而讓人力資源管理系統(tǒng)可服務(wù)全體員工。所有人員可通過“員工自助”模塊中的自助請假申請、自助加班申請、自助出差申請完成所有單據(jù)的填寫與簽批工作，簽批結(jié)果自動(dòng)進(jìn)入考勤模塊，人事部門不需要再人工的進(jìn)行簽批單據(jù)的錄入工作，實(shí)現(xiàn)了PC、移動(dòng)端均可提交申請與簽批，同時(shí)解決了跨地域簽批的難點(diǎn)，移動(dòng)化簽批等功能。由于工作流引擎的支持，可按企業(yè)的需求自由實(shí)現(xiàn)流程的按需定制。

基于工作流引擎構(gòu)建HR系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

基于工作流引擎構(gòu)建的人力資源管理系統(tǒng)具有了工作流引擎所特有優(yōu)點(diǎn)：

（1） 系統(tǒng)要具備可伸縮性：即系統(tǒng)要采用分布式部署，具備良好的可伸縮性；高可維護(hù)性。endprint

（2）可擴(kuò)展性：引擎各個(gè)服務(wù)單元之間依賴于服務(wù)接口松耦合，具備良好的可擴(kuò)展性。

（3）集成能力：工作流平臺(tái)要能通過連接中心與外圍系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成與對(duì)接。

（4）圖形化流程設(shè)計(jì)器：使用引擎提供的圖形化流程設(shè)計(jì)器，在平臺(tái)之上能夠快速的實(shí)現(xiàn)各類人事業(yè)務(wù)流程。

基于工作流引擎的人力資源管理還具有以下優(yōu)點(diǎn)：

（1）工作銜接優(yōu)化整合——企業(yè)內(nèi)耗減少。

（2）人人可用人人會(huì)用——群眾基礎(chǔ)良好。

（3）表單模板功能強(qiáng)大——超級(jí)表單好用。

（4）流程審批智能便捷——簽批痕跡鏈條保存完整。

（5）信息自動(dòng)記錄存儲(chǔ)——數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。

（6）查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)輕松——生成報(bào)表容易。

（7）管理業(yè)務(wù)按需定制——企業(yè)發(fā)展適應(yīng)。

3 實(shí)施的效果

新的人力資源管理系統(tǒng)在傳統(tǒng)HR系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了增強(qiáng)，新HR系統(tǒng)不再是HR部門自己使用的系統(tǒng)，成為了全公司范圍的全員協(xié)同服務(wù)支持系統(tǒng)；工作流一體化，數(shù)據(jù)信息集中化，數(shù)據(jù)質(zhì)量、工作效率的提升大大改觀；將組織的規(guī)章制度及流程規(guī)范化從無形轉(zhuǎn)變?yōu)橛行?，在人力資源管理系統(tǒng)中得以固化，從而保證公司的各項(xiàng)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)得到徹底的貫徹落實(shí)；業(yè)務(wù)流程可以按企業(yè)發(fā)展的不同階段進(jìn)行快速、靈活的調(diào)整從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的敏捷響應(yīng)。

人事部門取消了重復(fù)性的單據(jù)錄入工作，取而代之的是系統(tǒng)自動(dòng)化處理從而降低了人事部門的勞動(dòng)強(qiáng)度，大幅度的提高了人力資源業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)效率與數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，直接降低了人力資源管理的成本；提高了全體員工的滿意度。實(shí)現(xiàn)了人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)，數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確。達(dá)到公司人力資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理流程的高度協(xié)同、具體業(yè)務(wù)準(zhǔn)確高效之目的。

使人力資源管理部門從繁鎖的事務(wù)中解脫出來，提高工作效率，解決了企業(yè)內(nèi)部長期存在數(shù)據(jù)統(tǒng)一的問題，在人力資源管理創(chuàng)新上邁出重要步伐。

通過員工自助模塊的自助查詢功能，員工可自行查看與自己相關(guān)的所有人事信息，進(jìn)而使得信息查詢直接、快捷、方便。不用向人事部門索取信息。明顯提高了數(shù)據(jù)的權(quán)威性、唯一性與準(zhǔn)確性，降低人事部門數(shù)據(jù)查詢的工作量，大大提升了員工滿意度。

在一定程度改進(jìn)了原有的工作方式和方法。通過對(duì)員工的滿意度進(jìn)行調(diào)查，以及熟悉員工最關(guān)心的問題，進(jìn)而為員工創(chuàng)造一個(gè)舒適的工作環(huán)境，激發(fā)員工工作的積極性和主動(dòng)性，不斷強(qiáng)化員工對(duì)公司的滿意度。

4 結(jié)語

隨著中國在全球經(jīng)濟(jì)競爭中地位的不斷變化以及法律法規(guī)的完善，HR管理在各個(gè)行業(yè)都越來越顯現(xiàn)出它的重要性，企業(yè)越來越需要注重技術(shù)能力的積聚，依靠技術(shù)進(jìn)步和提高勞動(dòng)者素質(zhì)推動(dòng)創(chuàng)新。在目前全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，成本增加，利潤減少，使得企業(yè)不得不對(duì)成本結(jié)構(gòu)進(jìn)行整頓，使得“節(jié)流”成為企業(yè)首要解決危機(jī)的方法。人力成本在各個(gè)行業(yè)的成本結(jié)構(gòu)中都有著舉足輕重的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，簽批流程跨地域的特點(diǎn)會(huì)更加的明顯。工作流引擎的引入無疑能快速解決該問題。

參考文獻(xiàn)

[1]羅海濱，范玉順，cims.tsinghua.edu.cn，吳澄.工作流技術(shù)綜述[J].軟件學(xué)報(bào)，2000，（07）：899-907.

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