江 燦/文

科研單位采購供應鏈ERP整合模式研究

江 燦/文

本文探討了科研單位采購供應鏈整合優(yōu)化模式，具體分析了ERP整合模式的流程和內(nèi)容。此外，鑒于采購供應鏈中供應商和物料評價難、采購員績效評價難和全局庫存查詢難等三個難題，在整合模式的基礎上，生成了供應商和物料管理數(shù)據(jù)庫、采購員績效數(shù)據(jù)庫、全局庫存數(shù)據(jù)庫三大數(shù)據(jù)庫。最后，通過對ERP整合模式前后的對比，提出了新模式的整合效益和創(chuàng)新點。

科研單位、采購供應鏈、ERP、整合模式

科研單位供應鏈連接著系統(tǒng)及其裝備的研發(fā)、生產(chǎn)制造以及交付等整個流程。而采購供應鏈作為供應鏈系統(tǒng)中最為核心的部分，直接關系著整個流程的效率，其順暢的運作勢必能產(chǎn)生巨大的效益。

ERP系統(tǒng)作為信息技術在企業(yè)管理中的最新應用，以系統(tǒng)化的思想為企業(yè)的管理層和員工提供了決策的共享平臺?；贓RP系統(tǒng)的采購供應鏈，把客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)制造和外部的供應鏈等集成在了一起。由此，ERP系統(tǒng)的上線或更新，就成為科研單位采購供應鏈進行整合優(yōu)化的巨大契機。

一、科研單位采購供應鏈特點

1.訂單拉動式生產(chǎn)模式

科研單位的采購需求基本都來源于研發(fā)和制造部門，而研發(fā)與制造部門是從市場部的銷售訂單或者預研課題等獲得產(chǎn)品設計的需求。這使得采購需求有很大的不確定性，造成研制產(chǎn)品需要多少就采購多少物料、什么時候需要就什么時候下達采購命令的現(xiàn)象。因此，一般采購需求下達時，物料的需求時間都非常緊迫，給采購部門帶來了過大的壓力。而一旦采購清單中有瓶頸物料的存在，將會對整個科研產(chǎn)品的研制甚至最終交付都產(chǎn)生巨大的影響。

2.供應鏈信息共享程度低

一般科研單位都依賴于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，而對于具有軍工保密資質(zhì)的科研單位，鑒于保密的相關要求，單位內(nèi)部計算機是無法連接互聯(lián)網(wǎng)的，而且企業(yè)內(nèi)部的信息化程度本身就不高。在組織結(jié)構(gòu)上，科研單位一般具有部門多且分散的特點，特別是各個部門由于專業(yè)特點的不同，研制的產(chǎn)品也有很大的差別，這更造成了整個單位內(nèi)部供應鏈信息共享程度低的局面。

3.審批環(huán)節(jié)多，效率低

科研單位一般受歷史因素和計劃經(jīng)濟的影響頗深，為保證工作的嚴謹化和制度化，企業(yè)內(nèi)部流程多且繁雜。特別是采購作為敏感環(huán)節(jié)，監(jiān)控和預防顯得更為必要，這導致整個采購供應鏈涉及的審批程序多，且每個審批程序的審批環(huán)節(jié)和節(jié)點都很多，大大影響了整個采購供應鏈的效率。

特別是一旦遇到各個部門的簽署節(jié)點人員不在時，整個流程就只能停滯不前。每一個節(jié)點的延誤都將對整個供應鏈的效率產(chǎn)生影響，而一旦流程中的多個節(jié)點產(chǎn)生延誤現(xiàn)象，則最后整個供應鏈的效率將產(chǎn)生層級遞減的后果。

4.采購供應鏈流程以手工操作為主

科研單位的業(yè)務流程操作仍以手工為主。人工去各個審批節(jié)點進行流程審批，手工寫入庫單、檢驗單等單據(jù)，根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)手工統(tǒng)計價格、庫存等統(tǒng)計報表，手工核算各個事業(yè)部和機關各部門的財務成本和會計單據(jù)等等。在當今人力成本于企業(yè)成本中占比越來越大的情況下，手工操作不僅帶來效率低下，還帶來了人力浪費，增加了企業(yè)的成本和負擔。

二、科研單位ERP整合模式

采購供應鏈的整合優(yōu)化本身就是一個復雜工程，對于具有很大特殊性科研單位的采購供應鏈來說，其整合更是難上加難。而ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)內(nèi)部物流、信息流和資金流集成一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，其在企業(yè)內(nèi)部的運行本身就是一種整合的過程。但由于ERP系統(tǒng)主要面向制造型企業(yè)，且其系統(tǒng)內(nèi)部的功能模塊標準化程度高，對于特殊性強的科研單位來說，其采購供應鏈和ERP系統(tǒng)的融合就有待進一步分析和設計。

本著效率提升、成本控制和信息共享等原則，我們基于ERP系統(tǒng)設計了科研單位的采購供應鏈整合模式。

1.整合模式流程分析

采購需求的源頭從科研單位的市場部簽訂的銷售合同以及部分研發(fā)項目課題開始，設計師據(jù)此進行產(chǎn)品的設計。設計完成后，設計師填寫原材料和元器件選型清單。通過ERP電子審批流程，經(jīng)設計部門、物資部、質(zhì)量部、工藝部、標準化等部門的同級審批后生成物料明細表并歸檔。

庫房管理員根據(jù)物料明細表和采購申請單，核對整個ERP系統(tǒng)下機關庫和各事業(yè)部庫的全局庫存，通過采購審批和預算審批和合一化流程審批后，生成具體的采購計劃審批單。機關庫和各事業(yè)部庫的全局庫存數(shù)據(jù)來源于庫存管理共享的數(shù)據(jù)庫?？蒲袉挝徊少徆淓RP整合模式流程圖，如圖1。

采購員根據(jù)審核的采購計劃下單、詢價比價，合同簽署過程中通過合同審批和招標備案的合一化審批流程后，進行合同的簽訂。通過物料數(shù)據(jù)在系統(tǒng)的共享，收貨員、庫房管理員和設計師可以實時跟蹤整個物料的采購進度。

由于科研單位涉及的軍工重點項目較多，其對物料的質(zhì)量等級和可靠性要求高，一般采購物料到貨驗貨后，需要交由所內(nèi)篩選、所外委托篩選或者質(zhì)量部檢驗等方式進行質(zhì)檢，檢驗合格的物料將直接送交相應的機關庫和事業(yè)部庫房進行入庫，后經(jīng)由配套組在產(chǎn)品裝配前進行配套發(fā)放和出庫。

而采購員將根據(jù)審核的入庫單據(jù)，隨同采購發(fā)票和合同一起經(jīng)審批后交由財務部進行報賬，財務部根據(jù)合同條款進行付款。

2.整合模式的數(shù)據(jù)庫生成

（1）供應商和物料管理數(shù)據(jù)庫

合同簽訂中反饋各供應商的產(chǎn)品價格因子，到貨數(shù)據(jù)中反饋的各個供應商到貨準時率，合同履約率等產(chǎn)生的交貨進度因子，質(zhì)量部質(zhì)檢中反饋的各個供應商的質(zhì)量問題及處理等產(chǎn)品質(zhì)量因子，將匯總生成各個供應商和物料的信息數(shù)據(jù)庫。

（2）采購員績效數(shù)據(jù)庫

詢價下單節(jié)點中反饋的采購員下單執(zhí)行力、合同簽訂中反饋的采購員價格控制、到貨數(shù)據(jù)中反饋的采購員進度跟催力度、質(zhì)量部質(zhì)檢反饋的采購員質(zhì)量控制等因素和數(shù)據(jù)，將匯總生成各個采購員的采購工作績效數(shù)據(jù)庫。

（3）全局庫存數(shù)據(jù)庫

采購物料檢驗合格入庫后，將直接進入機關庫房和各個事業(yè)部庫房的實時庫存數(shù)據(jù)庫。而借助ERP的共享信息平臺，包含機關和各事業(yè)部庫房在內(nèi)的科研單位全局庫存數(shù)據(jù)將被整個采購供應鏈上的節(jié)點實時查詢。

圖1：科研單位采購供應鏈ERP整合模式流程圖

三、ERP整合模式效益和創(chuàng)新點分析

1.整合審批流程，審批效率大大提升

整合前，科研單位的采購供應鏈審核程序多，效率低下。通過對供應鏈審核環(huán)節(jié)的分析和優(yōu)化，將相同審批節(jié)點的審批流程和前后審批順序的審批流程以及有審批節(jié)點交叉的流程進行整合，組成一個統(tǒng)一的審批流程。采購審批流程和采購預算審批流程此前為兩個流程，在整合模式中合二為一。而合同審批和招標備案審批流程存在交叉的審批節(jié)點且審批順序又存在前后關系，因此也合并成為一個流程。

ERP電子審批流程不僅節(jié)省了人工到處簽字審批的麻煩，還實現(xiàn)了同級審批節(jié)點的同時操作，大大節(jié)約了審批時間，提高了審批效率。

2.信息和數(shù)據(jù)庫共享為決策提供定量參考

供應商的管理評價和采購員的績效考核一直是很多單位難以解決的問題，科研單位也不例外，因為供應商的相關信息難以定量的分析，只能依靠采購員等相關人員的主觀印象來給出定性的評價。而采購員的績效更是由于采購員的工作數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一化進行對比，只能依靠領導的觀察以及日常工作中的完成情況等定性因素給出。

而ERP整合模式下生成的供應商和物料信息數(shù)據(jù)庫以及采購員績效數(shù)據(jù)庫，定量地給出了供應商評價數(shù)據(jù)和采購員工作數(shù)據(jù)，將為供應商管理中年度評價和采購員日常績效考核提供詳實數(shù)據(jù)支撐，以及相關方面決策參考支持。

整合前各事業(yè)部的物料采購，基本都是根據(jù)本事業(yè)部庫房庫存數(shù)據(jù)甚至該項目庫存數(shù)據(jù)核對后進行采購，這樣會造成本事業(yè)部無庫存但在其他事業(yè)部庫房或者機關庫房有大量庫存的物料被重復采購，不僅浪費了人力物力財力，還可能造成庫存的積壓和浪費。全局庫存數(shù)據(jù)庫則為各事業(yè)部庫存管理人員提供了全局實時查詢的功能，能更好地獲得科研單位內(nèi)部所有物料的實時庫存數(shù)據(jù)，為內(nèi)部調(diào)撥和快速到貨提供了可能。

同時供應商和物料信息數(shù)據(jù)庫中的物料價格、采購周期、物料質(zhì)量等數(shù)據(jù)以及全局庫存數(shù)據(jù)庫將共享給研制部門的設計師，使得設計師在原材料和元器件選型時就考慮到相應因素，盡量選擇滿足使用要求情況下的價格低、到貨快和質(zhì)量可靠的物料，而對于采購周期要求高的項目，則可以盡量選擇全局庫存數(shù)據(jù)庫內(nèi)的物料，以實現(xiàn)準時化生產(chǎn)，來滿足客戶的需求。

3.采購供應鏈的可視化追溯

科研單位對產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性要求極高，客戶單位的二方審核、軍用重點項目的軍方審核、單位內(nèi)部質(zhì)量可靠性審查、紀檢審計審查等都會不時發(fā)生，因此整個產(chǎn)品的物料采購、到貨、質(zhì)檢、入庫、裝配等環(huán)節(jié)都需要可追溯。此前，科研單位的追溯方式為去各個供應鏈節(jié)點進行人工查詢，如采購訂單到貨情況去采購員處查詢、采購質(zhì)檢及篩選情況去質(zhì)檢歸檔處查詢、物料入庫情況去各個庫房實地查詢等。

而在ERP整合模式下，整個采購供應鏈實現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關數(shù)據(jù)的需求人員無需去各個采購供應鏈的具體節(jié)點處實地查詢，只需要獲得相關節(jié)點的查詢權(quán)限，直接查詢相關節(jié)點的信息數(shù)據(jù)即可。

4.無紙化辦公的實現(xiàn)

多數(shù)科研單位既有事業(yè)單位的成分，又有企業(yè)化的要求。因此，一方面科研單位需要在市場競爭中壯大自己的力量，謀求利潤最大化的企業(yè)發(fā)展目標；另一方面，科研單位需要完成國家重點產(chǎn)品的研制任務，為國防建設保駕護航，同時作為事業(yè)單位又需要積極實現(xiàn)國家要求的社會利益目標。

作為節(jié)能降耗的有效舉措，無紙化辦公是國家多年來一直倡導的良性辦公方式。此前，由于層層審批環(huán)節(jié)的存在，以及整個采購供應鏈的信息共享程度低，大部分數(shù)據(jù)和信息都只能依靠紙質(zhì)單據(jù)來保存和傳遞。如今，ERP整合模式實現(xiàn)了整個采購供應鏈的信息流、物流和資金流的無縫流轉(zhuǎn)，電子化審批環(huán)節(jié)的實現(xiàn)和信息數(shù)據(jù)庫的建立為無紙化辦公提供了良好的技術支撐和可行性參考。

5.降低了采購供應鏈的成本

ERP整合模式實現(xiàn)后，系統(tǒng)取代了此前很多人工操作的程序和工作，使得科研單位的人力資源得以更充分利用，節(jié)約了人力成本。

整合前，各個事業(yè)部的庫房各自為政，庫存積壓嚴重，物料的庫存數(shù)據(jù)查詢困難，庫存成本極高，占用資金量大，甚至由于長期不盤庫，部分物料出現(xiàn)過期、變質(zhì)，導致庫存的浪費。而另一邊設計師又急需采購物料，二者形成了明顯的矛盾。整合模式后，全局庫存的可視化，盤活了全局庫存物資，提高了庫存周轉(zhuǎn)率，減少了庫存資金的占用。

此外，整合前采購供應鏈中的采購員由于不斷地收到緊急采購訂單，而疲于奔命地忙于下單、合同簽訂、到貨檢驗入庫等業(yè)務流程，無法將精力集中放在成本的控制上。整合后的采購供應鏈大大緩解了采購員的工作壓力，使他們能夠集中精力在價格的控制和進度、質(zhì)量的控制上， 將在一定程度上直接降低采購成本。

在ERP整合模式下，整個采購供應鏈實現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關數(shù)據(jù)的需求人員無需去各個采購供應鏈的具體節(jié)點處實地查詢，只需要獲得相關節(jié)點的查詢權(quán)限，直接查詢相關節(jié)點的信息數(shù)據(jù)即可。

四、總結(jié)

本文從科研單位的特殊角度分析了采購供應鏈的特點，探討了借助科研單位ERP上線或者更新，實施采購供應鏈的整合優(yōu)化模式。對整合模式流程再造進行了具體的分析，并生成了ERP整合模式下供應商和物料管理數(shù)據(jù)庫、采購員績效數(shù)據(jù)庫、全局庫存數(shù)據(jù)庫等三大數(shù)據(jù)庫。最后，對ERP整合模式的效益和創(chuàng)新點進行了相應的探討。相信文中基于ERP的采購供應鏈整合模式，能在一定程度上對科研單位的采購供應鏈流程優(yōu)化和再造提供決策借鑒和參考作用。

目前，國家正在對大多數(shù)科研單位進行改制，科研單位面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，因此，對采購供應鏈的成本分析控制與風險識別也成了其未來關注的方向。

作者單位為中國電子科技集團公司第五十五研究所

本刊重點關注的物流展會