劉婷婷

摘要：目前在我國(guó)相關(guān)單位對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)工程中有關(guān)檔案管理工作中存在的缺陷認(rèn)識(shí)還不夠清楚，致使有些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔率較低，在項(xiàng)目檔案工作中檔案的完整性和成套性保存還存在很大的缺陷。本文結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)檔案管理工作中存在的弊端，就如何加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔率進(jìn)行相關(guān)研究，提出解決這些現(xiàn)狀的整改措施。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；檔案法

在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)社會(huì)發(fā)展，國(guó)民經(jīng)濟(jì)，人民幸福安康起決定作用和保障的重點(diǎn)工程項(xiàng)目被稱為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。一般來(lái)說(shuō)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目關(guān)乎國(guó)本民生，所以重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中檔案與保存管理環(huán)節(jié)對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施和維護(hù)有著很重要的意義。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)該包括在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、管理、建設(shè)環(huán)節(jié)中逐步形成的具有歷史保存意義的文件、圖紙、表格、照片等形式的相關(guān)電子文件。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案體現(xiàn)了重點(diǎn)工程建設(shè)的真實(shí)性和原始性，項(xiàng)目檔案一般都能夠真實(shí)的記錄項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程，如實(shí)的反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)成果，這對(duì)于項(xiàng)目工程竣工后查閱當(dāng)時(shí)項(xiàng)目信息或后期對(duì)項(xiàng)目實(shí)體的整修有著重要的作用。

一、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有如下建設(shè)項(xiàng)目檔案的一般屬性：

（一）信息記錄的原始性

從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批到竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)過(guò)程中，會(huì)形成和使用不同形式的文件材料，為確保保存檔案的錄實(shí)性，就要求各主管、業(yè)主，參建單位應(yīng)該闡明各自的目的，并且相互溝通與聯(lián)系，將其中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的整理操作后成為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案。

（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案保存價(jià)值與意義

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目因其自身對(duì)社會(huì)和民眾生活的重要性，則重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案也有著特殊的保存價(jià)值。其中竣工文件是決定項(xiàng)目檔案保存是否有價(jià)值與意義的重要元素之一?！爸攸c(diǎn)”二字就意味著項(xiàng)目本身對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、民生、的發(fā)展有著強(qiáng)有力的推動(dòng)與促進(jìn)作用。

（三）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的階段性和檔案文件的成套性

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)周期一般都較長(zhǎng)，一般都包含設(shè)計(jì)階段﹑施工階段﹑竣工驗(yàn)收階段，三個(gè)階段形成的文件種類與數(shù)量都有所不同。在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中項(xiàng)目檔案管理與重點(diǎn)工程建設(shè)同步進(jìn)行是有效的促使形成項(xiàng)目建設(shè)檔案具有階段性特點(diǎn)的關(guān)鍵步驟。檔案整理工作人員充分意識(shí)到階段性這一特點(diǎn)，做好各部門(mén)整理人員之間的交接工作。項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)的形成是從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的申報(bào)開(kāi)始直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過(guò)程中各階段匯總所形成一系列具有保存價(jià)值的工程文件材料。這些文件材料即緊密銜接形成一個(gè)整合體，又在各自之間區(qū)別于不同的階段。

二、我國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)況

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作在我國(guó)目前的現(xiàn)況評(píng)價(jià)普遍不高。在我國(guó)雖然已經(jīng)有相應(yīng)的文件和法案頒布，但都沒(méi)能引起項(xiàng)目檔案管理相關(guān)單位的重視。在現(xiàn)有的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中存在檔案文件質(zhì)量參差不齊、不準(zhǔn)確、歸檔滯后、數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)丟失、媒介的惡化，且已整理保存的檔案不能確保其缺乏真實(shí)性和完整性的情況普遍存在；在項(xiàng)目檔案整理工作中很少應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)很少有建筑商在項(xiàng)目檔案管理信息化過(guò)程中投入資金去配套相應(yīng)的高端IT產(chǎn)品，并且項(xiàng)目檔案管理制度也較為松散。重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的另一現(xiàn)況就是檔案管理人員對(duì)檔案重要性意識(shí)不強(qiáng)，工作人員不穩(wěn)定、交接不規(guī)范。

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》是在2006年由國(guó)家發(fā)改委和國(guó)家檔案局為了規(guī)范和明確重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作頒布的。該《辦法》明確規(guī)定了驗(yàn)收的時(shí)間和要求，但是沒(méi)有強(qiáng)調(diào)作為主管部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位監(jiān)督的重要性，也沒(méi)有針對(duì)在驗(yàn)收復(fù)查不合格的情況下提出相關(guān)處罰措施。

三、關(guān)于提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與歸檔率的措施

（一）著力加強(qiáng)日常國(guó)家檔案管理法規(guī)宣傳，提高國(guó)民對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重視

目前相關(guān)單位或部門(mén)還是沒(méi)有意識(shí)到檔案管理具有的重大意義，致使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在制度建設(shè)、管理方式、監(jiān)督機(jī)制、人員素質(zhì)等方面都存在較大的缺陷。因此要提升重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)有的水平就需要各級(jí)政府的相關(guān)部門(mén)相互配合并且結(jié)合各自的現(xiàn)狀與特點(diǎn)宣傳國(guó)家檔案局發(fā)布有關(guān)管理法規(guī)，以便促進(jìn)《檔案法》的貫徹落實(shí)，讓相關(guān)人員從思想上對(duì)項(xiàng)目檔案工作加深認(rèn)識(shí)。另外相關(guān)部門(mén)可以聯(lián)合成立專門(mén)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督小組，以便對(duì)區(qū)域內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行全方位的監(jiān)督管理，最大程度的保證檔案資料的完整性、客觀性、真實(shí)性，并確保檔案管理為工程建設(shè)提供有益的幫助。

（二）充分明確各部門(mén)工作與職責(zé)，使各部門(mén)通力合作且各司其職

多個(gè)部門(mén)的系統(tǒng)合作才能有效的完成重點(diǎn)項(xiàng)目，因此檔案管理也要充分體現(xiàn)出多部門(mén)合作的特點(diǎn)，為了確保檔案管理工作有序進(jìn)行，應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定和落實(shí)各部門(mén)職責(zé)，可通過(guò)設(shè)置有效的監(jiān)督機(jī)制和管理方式保證統(tǒng)一協(xié)調(diào)、明確職責(zé)、各司其職。一般有效的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)做如下兩點(diǎn)：1.項(xiàng)目建設(shè)主管部門(mén)需進(jìn)行定期的檢查指導(dǎo)并且全程進(jìn)行監(jiān)督；2.為了讓設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理單位等各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)進(jìn)度有著真實(shí)完整的相關(guān)記錄，就應(yīng)促使加強(qiáng)各建設(shè)部門(mén)之間的溝通與銜接能力﹑提高項(xiàng)目的信息整合力度。

（三）著重加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息工作中數(shù)字化的應(yīng)運(yùn)

隨著當(dāng)代計(jì)算機(jī)科學(xué)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)完全滲入所有檔案整理的日常工作中。目前重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案整理工作應(yīng)該趨向于實(shí)現(xiàn)“一體化、全程化”的信息管理平臺(tái)。通過(guò)形成“全程化、一體化”信息管理平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)信息的快速查詢與同步信息更改，從而有效的保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和可靠性。在此過(guò)程中要求建立具有聚集項(xiàng)目建設(shè)中的關(guān)于招投標(biāo)、目標(biāo)成本、進(jìn)度、合同、質(zhì)量與安全、現(xiàn)場(chǎng)、設(shè)備和文件等多個(gè)功能模塊的重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)智能化管理平臺(tái)。同時(shí)也要求把在建設(shè)過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

四、小結(jié)

本文列舉了我國(guó)目前重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的諸多弊端，針對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的各種缺陷，理論性的提出改進(jìn)辦法融入與實(shí)際檔案管理工作中，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作能有突破性的進(jìn)展。

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