文/湖北文理學(xué)院理工學(xué)院 龔明艷

增強(qiáng)檔案歸類效率方法的有效性

文/湖北文理學(xué)院理工學(xué)院 龔明艷

在當(dāng)今時(shí)代，檔案管理是一件比較繁瑣而且細(xì)膩的工作，需要檔案管理人員擁有對(duì)其足夠的耐心和耐力，要整體把握檔案的內(nèi)容，在尋找檔案以及管理檔案的過(guò)程中提升效率。現(xiàn)如今，我國(guó)的檔案管理工作者多數(shù)趨于傳統(tǒng)，比較善于用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案歸納，對(duì)于歸納的效率有一定的影響，因此要想提升工作效率，必須從各個(gè)方面對(duì)檔案管理進(jìn)行整頓，提高檔案歸類效率，為各項(xiàng)工作效率的提升提供保證。本文將從目前檔案歸類效率低的根本原因出發(fā)，為提升檔案歸類效率的具體方法進(jìn)行一定的探討，希望能夠?yàn)榻窈髾n案管理工作的更好發(fā)展提供有效借鑒。

檔案歸類；效率；有效方法；檔案管理

在各項(xiàng)工作當(dāng)中，檔案管理以及檔案分類是一項(xiàng)比較繁重而且需要工作人員基于耐心的工作，工作人員在檔案分類時(shí)要有充足的意志力，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)完成最多的工作，與此同時(shí)保證工作的質(zhì)量。在之前的高校檔案分類管理中出現(xiàn)了很多效率不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，而且這樣的失誤看起來(lái)不算嚴(yán)重，但是對(duì)高校的管理以及日常的教學(xué)工作造成了不良影響。所以，不斷增強(qiáng)檔案管理以及檔案歸類方法需要得到高度重視，并通過(guò)合理的對(duì)策進(jìn)行檔案歸類效率的提升。下面將簡(jiǎn)要分析檔案歸類效率不高的原因，并詳細(xì)闡述增強(qiáng)檔案分類效率方法有效性的幾個(gè)途徑，希望對(duì)今后檔案分類工作提供幫助。

一、當(dāng)前檔案歸納效率較低的原因

檔案歸類效率根本上取決于工作人員的素質(zhì)，因此目前檔案歸類效率一直較低的根本原因就是相關(guān)的工作人員從業(yè)資格不達(dá)標(biāo)，在檔案分類工作中，首先需要對(duì)工作人員的能力進(jìn)行檢測(cè)，其次便是通過(guò)各項(xiàng)科技手段來(lái)輔助分類。對(duì)于檔案的歸類，從很大程度上能夠方便的掌握某項(xiàng)工作的進(jìn)度，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須重視檔案歸類工作，不能有一絲的馬虎和大意，要重視檔案本身的價(jià)值以及其利用價(jià)值，做到對(duì)檔案的保密和完好保存。其次，檔案歸類效率較低的原因還有輔助手段較為傳統(tǒng)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)與科技迅速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都開(kāi)始運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段來(lái)提升工作效率，對(duì)于檔案歸類工作更是要加強(qiáng)對(duì)科技的應(yīng)用，要通過(guò)適當(dāng)?shù)?、合理的技術(shù)來(lái)配合檔案歸類工作，在提升質(zhì)量的同時(shí)節(jié)省時(shí)間，由此提升檔案歸類的效率。

二、提升檔案歸類效率的措施

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境中，作為一名檔案歸類的管理工作者，需要明確自身的職責(zé)，要盡可能地利用工作環(huán)境中現(xiàn)有的條件完善自己的工作，將檔案歸納工作作為實(shí)現(xiàn)自己人生價(jià)值的方式，促使檔案的有效使用以及質(zhì)量的不斷提高。當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作者往往過(guò)多重視檔案的整體管理，忽視檔案的應(yīng)用，因此檔案歸納效率總是提不上上來(lái)，也就降低了檔案的使用合理性，那么如何有效增強(qiáng)檔案歸納效率呢？

（一）提升檔案管理者的工作意識(shí)，高度重視檔案歸納工作。在檔案管理工作的相關(guān)任務(wù)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育，尤其是在思想上促進(jìn)管理人員的進(jìn)步，讓管理人員發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，通過(guò)自身的努力來(lái)提升檔案歸納的效率。其次，工作人員也要做好自身的本職工作，及時(shí)整理和歸納相關(guān)的信息，為用戶提供更加完整、完善的信息系統(tǒng)服務(wù)，只有不斷提升服務(wù)水平，歸納效率才會(huì)不斷提升，而這是緊密相關(guān)的。在檔案歸納的過(guò)程中，檔案管理的工作人員也要與技術(shù)人員進(jìn)行一定的配合，做到理論與實(shí)際的相結(jié)合，打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，做到檔案歸納信息的實(shí)時(shí)化、信息化和自由化。

（二）對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行分類，從根本上節(jié)省檔案歸納時(shí)間。檔案歸納工作進(jìn)行之前需要先明確各項(xiàng)檔案材料的內(nèi)容以及用處，要在確定檔案分類思想之后進(jìn)一步明確檔案歸類的操作方式，避免管理中的失誤。所以在檔案歸納工作進(jìn)行時(shí)，需要先將相關(guān)的檔案分成不同的年代、不同的類別以及不同的時(shí)區(qū)，爭(zhēng)取做到盡量詳細(xì)，這樣一來(lái)，就能夠從根本上保證檔案的排列以及歸納的便利，為今后檔案的管理提供一定的幫助。

（三）提高行業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)。檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是增強(qiáng)檔案歸類效率方法有效性的保障性措施，而這一方面人員自身要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷地提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。另一方面，管理人員要加強(qiáng)對(duì)工作人員培訓(xùn)和考核的力度，完善相關(guān)的制度和工作規(guī)范，以提高工作人員的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在經(jīng)濟(jì)與科技高速運(yùn)轉(zhuǎn)的當(dāng)今時(shí)代，要想更加便捷地提升檔案的利用率，就需要不斷提升檔案歸納的效率，對(duì)檔案的管理給予更大的重視。先進(jìn)的工作技術(shù)能夠促進(jìn)檔案歸納效率的提高，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保證，因此，在今后的檔案歸納工作中，需要不斷提高工作人員對(duì)于檔案管理的工作意識(shí)，發(fā)揮自身的主動(dòng)性，增強(qiáng)工作效率。

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