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淺析實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件

2017-08-29 16:11張妍
辦公室業(yè)務(wù) 2017年8期
關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理

張妍

【摘要】在信息化條件下,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是做好新時(shí)期檔案工作的基礎(chǔ),目前好多單位檔案管理現(xiàn)代化還沒(méi)有實(shí)現(xiàn),本文通過(guò)做好幾個(gè)方面的工作來(lái)介紹實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化;必備條件

檔案管理現(xiàn)代化,是在檔案工作人員擁有現(xiàn)代化的思想、觀(guān)念、知識(shí)、技能的前提下,應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),特別是電子計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和管理手段的現(xiàn)代化過(guò)程。檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)孤立的過(guò)程,它是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要做扎扎實(shí)實(shí)的工作,更需要各種各樣不可缺少的條件做保證,多管齊下,才能不斷推進(jìn)直至實(shí)現(xiàn)。

一、制定切實(shí)可行的檔案管理現(xiàn)代化規(guī)劃

規(guī)劃是做好行動(dòng)的先導(dǎo),沒(méi)有計(jì)劃的行動(dòng)是盲目的行動(dòng),檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)不斷發(fā)展完善、循序漸進(jìn)的長(zhǎng)期過(guò)程,對(duì)推行檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行合理的系統(tǒng)規(guī)劃和統(tǒng)籌安排,不僅可以使檔案工作者對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和近期任務(wù)心中有數(shù),而且可以減少因盲目性而造成的人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)。檔案部門(mén)應(yīng)采取積極穩(wěn)妥、循序漸進(jìn)、繼承融合、同步發(fā)展的總體發(fā)展思路,和本單位的整體規(guī)劃及檔案部門(mén)實(shí)際相協(xié)調(diào),研究制定檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃,明確檔案現(xiàn)代化發(fā)展的目標(biāo)、重點(diǎn)、方針、步驟和措施,保證檔案現(xiàn)代化的可持續(xù)發(fā)展。

二、配置合適的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備

檔案管理現(xiàn)代化是靠以電子計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。電子計(jì)算機(jī)具有高效信息處理能力,能以極快的速度讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù),能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷,大大提高檔案存儲(chǔ)、處理、控制信息的能力。檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備以高性能計(jì)算機(jī)為主,另外,還包括掃描、復(fù)印、打印、存儲(chǔ)設(shè)備以及檔案智能裝具、安全保管設(shè)施設(shè)備等。

三、選購(gòu)適用的檔案管理現(xiàn)代化軟件

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案,硬件和軟件都是不可缺少的重要方面,硬件是基礎(chǔ),軟件是靈魂。我國(guó)從20世紀(jì)70年代開(kāi)始計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的最初嘗試以來(lái),檔案管理軟件已經(jīng)經(jīng)過(guò)了40多年的發(fā)展,如今已日臻成熟,不僅功能齊全,而且操作方便,不少已通過(guò)了國(guó)家檔案局進(jìn)行的考評(píng)測(cè)定并推薦使用,主要有單機(jī)版(含條目版和全文版兩種)、小型局域網(wǎng)版、大型網(wǎng)絡(luò)版等版本,各單位可根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)及具體要求選購(gòu)合適的檔案管理軟件。

四、培訓(xùn)合格的檔案管理現(xiàn)代化人才

人是生產(chǎn)力中最活躍、最具創(chuàng)造力、最有價(jià)值的因素,檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的中心條件是人。信息時(shí)代,各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新形勢(shì)要求,掌握各種新技術(shù)的檔案專(zhuān)業(yè)人才,培養(yǎng)用現(xiàn)代化思想武裝頭腦,既懂檔案業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)、會(huì)計(jì)、人事、基建、本行業(yè)技術(shù)等多種技術(shù)知識(shí)的高素質(zhì)復(fù)合型人才。

隨著科技的飛速發(fā)展,檔案的數(shù)量、記錄方式、載體形式呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì),社會(huì)對(duì)檔案的需求也發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)的檔案管理、服務(wù)手段已不能滿(mǎn)足需要,檔案工作方式方法正在發(fā)生革命性的變化。面對(duì)新的變革,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀(guān)念,實(shí)現(xiàn)思維方式的現(xiàn)代化,逐步接受現(xiàn)代化的技術(shù)方法,全方位地采用新技術(shù),建立一套全新的檔案工作模式,解決好檔案管理由手工向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變,加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí),拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域,掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代通信設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理。

五、落實(shí)必需的檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費(fèi)

干任何事情都需要花錢(qián),檔案管理現(xiàn)代化更是一項(xiàng)投資巨大的工程,無(wú)論是設(shè)備配置、軟件選購(gòu),還是人員培訓(xùn),都需要大量資金支持。因此,各單位應(yīng)將檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費(fèi)列入本單位的資金計(jì)劃,保證資金穩(wěn)步投入,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

六、做好基本的檔案管理現(xiàn)代化前期工作

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要做好大量的前期基礎(chǔ)工作,檔案管理現(xiàn)代化的前提是標(biāo)準(zhǔn)化,在利用計(jì)算機(jī)管理檔案之前,檔案部門(mén)要對(duì)檔案進(jìn)行分析、加工、整理,轉(zhuǎn)換成適合于計(jì)算機(jī)加工處理的統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)形式,即檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,這是一項(xiàng)工作量極大的工作,是困擾檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”,極大地制約和影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。無(wú)論是利用計(jì)算機(jī)管理機(jī)讀檔案目錄,還是檔案的全文管理,都離不開(kāi)檔案目錄信息的整理、提取,所以,檔案管理人員必須下大力氣逐步完成檔案目錄信息的錄入及檔案內(nèi)容的掃描掛接,為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ),提供保證。

七、做好電子檔案信息的安全保管工作

經(jīng)過(guò)前面所講的所有工作程序后,檔案管理現(xiàn)代化已全面開(kāi)展并形成大量電子檔案信息,保存保管好這些信息是開(kāi)展檔案檢索的必要條件,因此,一定要及時(shí)做好相關(guān)信息的數(shù)據(jù)備份和保管工作,要對(duì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期和不定期的備份工作,當(dāng)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)要及時(shí)備份相關(guān)信息,并做好備份數(shù)據(jù)的安全保管工作,采用穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ),并進(jìn)行異地備份工作,確保電子檔案信息的安全保管。

總之,檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)受諸多條件影響的過(guò)程,如果這些條件不具備或不成熟,全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就有困難。因此,我們要上下一心,在向現(xiàn)代化進(jìn)軍的過(guò)程中,密切關(guān)注各個(gè)條件的發(fā)展,并積極創(chuàng)造條件,不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程,在如今計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)深入到各行各業(yè)的信息時(shí)代里,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,提高檔案管理和利用水平,最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]李宇紅.檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].甘肅科技,2008(09).

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