謝永珊

（中山大學(xué)新華學(xué)院，廣東 廣州 510520）

[摘 要] 高校行政秘書是高校行政管理隊(duì)伍中的重要力量，既是高校行政管理層的智囊團(tuán)和得力助手，又是緊密聯(lián)系行政管理層與學(xué)校師生、員工之間的紐帶。隨著高校日趨重視國際化發(fā)展的同時(shí)，高校外事行政秘書作為高校行政管理隊(duì)伍中的一員，由于工作內(nèi)容兼具普遍性和特殊性，外事行政秘書所需具備的素質(zhì)要求也是日益提高。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；外事行政秘書；素質(zhì)要求

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）09-0101-01

高校行政秘書是高校行政管理隊(duì)伍中的重要力量，高校行政工作總的來說涉獵廣泛、繁瑣細(xì)致，這必然要求高校行政秘書具備一定的綜合素質(zhì)。在高校日趨重視國際交流與合作的同時(shí)，外事部門作為高校對(duì)外的窗口和紐帶，外事秘書工作不但具有其他行政秘書工作的普遍性，也有其特殊性。本文旨在探討高校外事行政秘書的素質(zhì)要求，以期對(duì)提升高校外事行政秘書隊(duì)伍素質(zhì)、推動(dòng)高校國際化發(fā)展有一定作用。

一、要具有政治性與紀(jì)律性

作為高校外事行政秘書，要堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，積極關(guān)心國家乃至世界的時(shí)事政治、黨的外交總政策，主動(dòng)了解國家教育改革發(fā)展動(dòng)向、高等教育的政策法規(guī)和自覺遵守國家和地方、下至高校的法律法規(guī)、規(guī)章制度，保持高度的紀(jì)律性，要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的涉外紀(jì)律，由于外事工作的特殊性，工作對(duì)象與別的院系不同，會(huì)接觸到許多外國人士，因此必須做好嚴(yán)格的保密工作，杜絕詆毀國家形象及泄露國家重要決策、機(jī)密的行為，以良好的政治思維和精神面貌做好分內(nèi)的工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，認(rèn)真細(xì)致地履行自身工作職責(zé)，保持正確的政治意識(shí)和保密守紀(jì)的外事工作素養(yǎng)。

二、要有專業(yè)素養(yǎng)與知識(shí)儲(chǔ)備

由于工作內(nèi)容所需，外事工作中會(huì)接觸到許多外國賓客、合作伙伴，因此外事行政秘書必須具備良好的中英文能力，這是順利開展各項(xiàng)涉外工作的重要保障，不僅要求外事行政秘書有扎實(shí)的公文寫作能力，還需要具備一定的英語聽、說、讀、寫能力以應(yīng)對(duì)平日的涉外工作。除了優(yōu)秀的中英文能力，外事行政秘書還要有廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備，充分了解各國的文化背景、生活習(xí)俗、政治信仰、人文地理等相關(guān)知識(shí)，這樣有利于與外賓進(jìn)行友好的交流和互動(dòng)、以建立彼此的信任和雙方長足的合作關(guān)系，更能夠推進(jìn)學(xué)校的國際化事業(yè)及弘揚(yáng)國威。由此可見，扎實(shí)的中英文功底和豐富的知識(shí)儲(chǔ)備是外事行政秘書的重要素質(zhì)要求。

三、要具備業(yè)務(wù)能力與禮儀修養(yǎng)

外事行政秘書的日常工作包括上傳下達(dá)、各類文件的起草和處理、涉外接待及會(huì)務(wù)安排、外籍教師管理、檔案保存管理、處理師生外派出訪事宜等，還需要與校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、學(xué)校師生進(jìn)行協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)，這要求外事行政秘書要有過硬的業(yè)務(wù)能力，了解學(xué)校規(guī)章制度和辦事流程、有較強(qiáng)的公文寫作能力和溝通、協(xié)調(diào)、管理能力，學(xué)習(xí)工作方法和在高校事務(wù)中的處世策略。此外，涉外部門作為一個(gè)學(xué)校對(duì)外的窗口，外事行政秘書應(yīng)具備良好的禮儀修養(yǎng)，接受系統(tǒng)的外事禮儀培訓(xùn)。在代表學(xué)校接待世界各國各地的來賓的同時(shí)，外事工作人員的一舉一動(dòng)、一言一行都被外賓或外籍教師看在眼里，并作為評(píng)判該校綜合水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。外事行政秘書不應(yīng)小覷自我，要充滿對(duì)學(xué)校與國家的自豪感和榮譽(yù)感，要不斷提升自我的業(yè)務(wù)能力和禮儀修養(yǎng)，勤學(xué)習(xí)、善反思，以最佳的精神面貌應(yīng)對(duì)各類來訪接待活動(dòng)和外籍教師管理事宜，從而更好地推動(dòng)學(xué)校的國際化發(fā)展。

四、要培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)

外事行政秘書應(yīng)轉(zhuǎn)變思維，從管理意識(shí)轉(zhuǎn)向以服務(wù)意識(shí)為主，具備全心全意為學(xué)校師生服務(wù)的精神，實(shí)事求是、謙虛謹(jǐn)慎的工作作風(fēng)。外事行政秘書要以服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生為己任，自覺主動(dòng)地完成事務(wù)性工作，不斷規(guī)范管理、優(yōu)化辦事流程及完善規(guī)章制度，提升工作效率和服務(wù)水平。隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)極大程度地便利了資源共享，提高了工作效率，外事行政秘書利用網(wǎng)絡(luò)搜索全球有價(jià)值的資源、平時(shí)積累與國外管理人才交流探討的創(chuàng)新改革想法，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)外國高校先進(jìn)的管理方法和辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)狀和問題提出優(yōu)化方法、力求創(chuàng)新，通過科學(xué)研究或工作中出謀劃策推動(dòng)高校管理朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的目標(biāo)前進(jìn)。

高校外事行政秘書要堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想以及科學(xué)發(fā)展觀，保持高度的紀(jì)律性，要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的涉外紀(jì)律和保密原則。行政秘書是高校中十分重要的崗位，外事行政秘書必須加強(qiáng)自身的中英文能力，并拓展自己對(duì)世界各個(gè)國家和地區(qū)的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，不斷增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力和培養(yǎng)禮儀修養(yǎng)，提升日常事務(wù)性工作的協(xié)調(diào)、管理和處理能力，樹立積極的工作心態(tài)，以服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)去推動(dòng)高效管理的人性化、高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉愛敏.論高校院系行政秘書的素質(zhì)要求[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（10）：190-201.

[2]陳禮明.高校院系行政秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀與素質(zhì)提升路徑選擇[D].華中師范大學(xué)教育學(xué)院，2013（11）：3-6.