趙慧

摘 要：由于社會經(jīng)濟(jì)的快速成進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)被廣泛普及應(yīng)用，這極大地方便了企事業(yè)單位的檔案管理工作，提高了檔案管理人員的工作效率。然而在檔案管理工作中，不但要做好基本的信息存儲管理工作，更要對信息資源進(jìn)行有效利用與開發(fā)，從而逐步創(chuàng)新企事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)，更好地輔助社會主義建設(shè)事業(yè)的進(jìn)行。本文簡述了云計算基礎(chǔ)下檔案管理的巨大作用，分析了云計算基礎(chǔ)下檔案管理服務(wù)的優(yōu)點，并提出了云計算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：云計算；檔案管理服務(wù)；優(yōu)點；有效創(chuàng)新策略

目前，我國很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟完善，存在著這樣那樣的缺點，這些缺點在一定程度制約了市場經(jīng)濟(jì)的順利發(fā)展。檔案管理業(yè)務(wù)作為市場中多種經(jīng)濟(jì)聯(lián)系共同作用的產(chǎn)物，對企事業(yè)單位和社會的發(fā)展有著獨一無二的推動作用，同時它也是一種極其重要的市場價值體現(xiàn)。將云計算技術(shù)應(yīng)用在檔案管理業(yè)務(wù)中，可以實現(xiàn)檔案管理的電子化、智能化，有效提高檔案管理人員的工作效率。

一、云計算基礎(chǔ)下，檔案管理的巨大作用

云計算機(jī)基礎(chǔ)下的檔案管理服務(wù)對企事業(yè)單位的生存與發(fā)展具有重大作用，這種作用主要體現(xiàn)在三個方面。第一，檔案不但是對員工過往工作的種種總結(jié)，同時它還為領(lǐng)導(dǎo)層管理企事業(yè)單位員工提供數(shù)據(jù)參考，方便領(lǐng)導(dǎo)層作出相應(yīng)的管理決策。將過往的事情標(biāo)注在員工檔案里，就等同于為員工創(chuàng)建了一份個體的社會活動記錄冊。因為人的大腦容量是有限的，所以人的記憶也是有選擇性的，員工對已往的工作經(jīng)歷不可能全部記憶住，這時就需要檔案準(zhǔn)確記錄過往的事情，把過往的許多重要事情清晰標(biāo)注在檔案里，方便領(lǐng)導(dǎo)層查詢使用，對員工開展全面管理工作。第二，檔案明顯映射出企事業(yè)單位的管理狀況，因為在企事業(yè)單位的管理中，其最關(guān)鍵的就是制定并實施合理的員工制度，而在制定和實施的過程中，每一步都需要檔案提供數(shù)據(jù)參考。第三，檔案為企事業(yè)單位評估員工提供重要的數(shù)據(jù)參考。企事業(yè)單位需要定期對員工的各項工作與工作績效做出評測，這種評測很多方面需要依靠檔案給出數(shù)據(jù)參考，然后由相關(guān)的績效評測人員加以考核總結(jié)。

二、云計算基礎(chǔ)下檔案管理服務(wù)的優(yōu)點

（一）服務(wù)全面化

云計算機(jī)基礎(chǔ)下，不但檔案管理服務(wù)的質(zhì)量逐步提升，而且檔案管理部門的人員分配和機(jī)構(gòu)設(shè)置也有所優(yōu)化，從而全面完善了檔案管理的服務(wù)機(jī)制?；谠朴嬎慊A(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)具有專門的操作軟件，能夠?qū)⒅暗谋姸嗔闵⑿畔⒓右钥茖W(xué)整合管理，并系統(tǒng)地進(jìn)行保存，方便用戶日后有效查詢，簡化了檔案管理的整個操作流程。

（二）操作便捷性高

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)因為受限于管理設(shè)備，普遍存在檔案管理難度高、檔案管理人力、物力耗費大、檔案管理人員工作意識差、檔案管理制度不健全的缺點。而在云計算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)水平提升后，檔案管理系統(tǒng)的操作流程得以簡化，這樣檔案管理操作的便捷性就顯著提高，優(yōu)化了檔案管理的資源配置。

（三）信息分類精確化

在云計算基礎(chǔ)下，檔案管理工作中的案檔分類變得精確而詳細(xì)。針對一些需要保密的檔案，檔案管理系統(tǒng)能夠依倨檔案管理級別和檔案管理權(quán)限，對這類信息實行網(wǎng)絡(luò)智能化管理，有效防止機(jī)密信息泄密或被盜；而針對開放性的信息，檔案管理系統(tǒng)會自動對它們實施市場運(yùn)作管理，從而將這些信息及時傳達(dá)給需要的人群。

（四）保存穩(wěn)定性好

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常將檔案固定儲存在某一個地方，再由檔案工作人員對其進(jìn)行記錄和管理。有時存放地點遭遇意外情況或重大災(zāi)害，就會損壞許多檔案，破壞了檔案保存的完整性，給企事業(yè)單位查詢檔案與使用檔案造成了一定的困擾。而在云計算基礎(chǔ)下，檔案管理者利用集群的儲存方式將檔案分類儲存在許多不同的獨立服務(wù)器上。

三、云計算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新策略

（一）健全檔案管理體制

云計算基礎(chǔ)下，在創(chuàng)建檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)程中，健全檔案管理的體制十分重要。只有具備了成熟完善的檔案管理體制，才能對檔案進(jìn)行全面、規(guī)范、系統(tǒng)、詳細(xì)的分類操作，從而提升檔案管查詢工作和檔案使用工作的便捷性，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員必須對檔案進(jìn)行科學(xué)的評估，及時完善檔案系統(tǒng)中的不健全部分。企事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時，一定要選拔那些具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人員，同時重點培訓(xùn)這些人員的檔案管理專業(yè)知識與檔案管理專業(yè)技能。確保工作人員對檔案管理的整個工作流程與檔案管理的專業(yè)技能能夠夠深入了解，熟練掌握。

（二）革新檔案管理服務(wù)模式

將計算機(jī)機(jī)技術(shù)引入檔案管理服務(wù)，可以革新檔案管理的服務(wù)模式。新型的檔案管理服務(wù)模式是依據(jù)不同用戶的個性需求來設(shè)計的，不但可以有針對性地滿足用戶需求，提高用戶滿意度，還能夠以用戶意愿為準(zhǔn)則，實施不同程度的修改或退訂活動。同時，企事業(yè)單位要進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)工作人員的檔案管理意識，讓檔案管理人員在大量的實踐與不斷的學(xué)習(xí)中，逐步提高自己的管理知識與管理技能。

（三）確保信息存儲安全

確保檔案信息的存儲安全是檔案管理工作的另一項重要內(nèi)容，也是評測檔案管理技術(shù)的最關(guān)鍵指標(biāo)。在云計算基礎(chǔ)下，檔案管理服務(wù)中的眾多平臺被科學(xué)連接在一起，整體發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)高效數(shù)據(jù)查詢與快速數(shù)據(jù)傳輸?shù)墓δ?。云計算管理通過將用戶信息傳輸?shù)皆贫说姆绞剑诒姸喾?wù)器中安全儲存了數(shù)據(jù)，這樣不但使數(shù)據(jù)的查詢和使用變得更為方便快捷，還有效提升了信息存儲的安全性。

（四）實現(xiàn)資源利用最大化

在云計算基礎(chǔ)下，工作人員能夠把檔案資源在云計算中進(jìn)行儲存，以網(wǎng)絡(luò)傳播為手段實現(xiàn)信息共享，這樣就實現(xiàn)了信息利用的最大化，為企事業(yè)單位提代供了充足有效的信息資源。

四、結(jié)語

總之，將云計算技術(shù)應(yīng)用在檔案管理服務(wù)中，不但可以提升檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，還能使檔案管理更全面、更有效。在云計算基礎(chǔ)下，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)可以促使檔案信息資源在共享上更具有針對性，最大程度地對檔案信息資源開發(fā)利用，提高檔案管理系統(tǒng)的實用性與靈活性，最終從整體上優(yōu)化整個檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

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