鄒晏秋　潘高峰

摘要：本文從增強(qiáng)檔案意識(shí)、打破傳統(tǒng)觀念、提高檔案管理者素質(zhì)這幾個(gè)主要方面，闡述了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理工作的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；素質(zhì)

高等學(xué)校檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作中一項(xiàng)必不可少的重要工作。高等學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的重要見(jiàn)證、是學(xué)校決策和管理的重要依據(jù)、是學(xué)校師生的重要信息資源。因此，加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理工作，提高檔案的利用效率，提高檔案管理者素質(zhì)，才能為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、加大宣傳力度，增強(qiáng)法律意識(shí)

高校檔案管理工作要加強(qiáng)在全校范圍內(nèi)的宣傳力度，讓廣大教職員工和學(xué)生了解檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作的產(chǎn)生的價(jià)值，認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用，從每個(gè)人做起重視檔案管理工作，配合檔案管理工作。

組織相關(guān)人員深入學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)檔案管理的法律意識(shí)，依法建立健全高校檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在開(kāi)展高校檔案管理工作中有法可依、有章可循，依法保護(hù)檔案的安全和完整。

二、打破傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)高校檔案管理工作

1.高等學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

高校檔案管理工作的專業(yè)性。高校主要從事高等教育工作，為國(guó)家培養(yǎng)高級(jí)專門(mén)人才，在高校的教育工作、行政管理工作和各項(xiàng)活動(dòng)中，會(huì)形成大量的圖文、音像資料，最終都需要通過(guò)檔案室的具體工作進(jìn)行收集整理和保存，這就需要檔案管理發(fā)揮自身的專業(yè)特點(diǎn)，有針對(duì)性的突出教學(xué)檔案的管理工作，為教育一線做好歷史記錄和資料儲(chǔ)備工作。

高等學(xué)校檔案管理工作的綜合性。高校檔案管理包括文書(shū)類、教學(xué)類、科研類、出版類、基建類、財(cái)務(wù)類等等，在學(xué)校的科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、國(guó)際學(xué)術(shù)交流、學(xué)生就業(yè)、學(xué)生考研讀博、校園基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備管理等諸多工作中發(fā)揮著不可代替的作用，體現(xiàn)著檔案管理的全面性和綜合性。

高校檔案管理工作的系統(tǒng)性。高校檔案的資料形成于學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，分支多、類型多、載體多樣，如傳統(tǒng)的紙質(zhì)類、實(shí)物類，和現(xiàn)代的電子類、音像類，檔案的系統(tǒng)性體現(xiàn)在對(duì)這些類型的統(tǒng)一分類、逐一整理、有序排列，形成休系使檔案管理工作有條不紊、井然有序。

2.實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

高等學(xué)校的檔案管理工作需要進(jìn)行規(guī)范化。檔案管理工作的規(guī)范化就是要依據(jù)國(guó)家教委辦公廳發(fā)布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本校的實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的收集、編制、歸檔，使歸檔的每一本案卷都從內(nèi)容和形式上嚴(yán)謹(jǐn)縝密，符合《規(guī)范》的要求，完成檔案管理工作的基礎(chǔ)工作。

高等學(xué)校的檔案管理工作逐漸進(jìn)入科學(xué)化。高校檔案管理要利用現(xiàn)代化的手段，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理。高校的檔案管理數(shù)量龐大，通過(guò)對(duì)檔案資料科學(xué)的分類和立卷，把相關(guān)的檔案材料配置在相應(yīng)的各個(gè)查詢的環(huán)節(jié)上，做到分清主次、一目了然，使利用者可以在有效的時(shí)間內(nèi)迅速的查閱相關(guān)的資料，即節(jié)省了利用者的寶貴時(shí)間和精力，又提高了學(xué)校檔案管理工作的效率。

3.提高利用效率

檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，結(jié)合不斷發(fā)展變化的高等教育形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展情勢(shì)，于固化的檔案資料中挖掘出可資借鑒利用的新信息，為高校自身發(fā)展服務(wù)，為國(guó)家、地方的物質(zhì)文明、精神文明和社會(huì)文明服務(wù)。

傳統(tǒng)的高等學(xué)校檔案管理工作注重檔案的收集和保存工作，忽略了檔案的開(kāi)發(fā)與利用，嚴(yán)重制約了檔案的發(fā)展。檔案管理者長(zhǎng)期以來(lái)始終按著長(zhǎng)年不變的分類規(guī)定進(jìn)行收集、整理、裝訂、分類、立卷來(lái)完成保管的任務(wù)，沒(méi)有聯(lián)系本校實(shí)際，打破傳統(tǒng)方式，考慮如何進(jìn)行分類保管才能更便于檢索，在查找過(guò)程中尋求更快捷的方式，在各個(gè)環(huán)節(jié)提高工作效率，增加靈活性開(kāi)發(fā)檔案的利用范圍。

檔案的開(kāi)發(fā)與利用不應(yīng)獨(dú)立存在，要積極的為學(xué)校的人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)等各方面提供主動(dòng)性服務(wù)，檔案的開(kāi)發(fā)與利用也需要緊跟時(shí)代步伐，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，順應(yīng)不斷發(fā)展中的社會(huì)形勢(shì)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分析和歸納，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，教師進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，學(xué)生進(jìn)修學(xué)習(xí)在第一時(shí)間內(nèi)提供具有價(jià)值的資料，把檔案開(kāi)發(fā)與利用工作做到極致。

4.為高校發(fā)展服務(wù)

“全心全意為人民服務(wù)”是高校檔案管理工作的服務(wù)宗旨。部分檔案的查詢者存在盲目性，對(duì)想查詢的檔案不了解，目的不清晰或不在檔案查詢的范圍，作為檔案管理人員首先要仔細(xì)詢問(wèn)，查檔的目的，幫助其理清思路，盡最大能力配合查閱。如確定不在查檔范圍內(nèi)，一定耐心做好解釋工作，讓來(lái)訪者滿意而歸。

高校檔案管理工作為教育教學(xué)提供服務(wù)。高校的教育教學(xué)工作面臨著深化改革和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，從課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)安排等，從高校重組到專業(yè)調(diào)整，無(wú)論改革之路走到哪一步都會(huì)形成檔案資料，并在這一過(guò)程中利用檔案信息積累總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好決策工作，避免走彎路，為教育教學(xué)鋪平道路。

高校檔案管理工作為科學(xué)研究提供服務(wù)。高等學(xué)校是進(jìn)行科學(xué)研究，培養(yǎng)科技高尖端人才的重要場(chǎng)所。科研檔案的形成和管理，積累了學(xué)校的各項(xiàng)科學(xué)研究成果。對(duì)科研檔案的開(kāi)發(fā)和利用可以直接作用于高校的科學(xué)研究工作，對(duì)高校的教學(xué)也具有輔助作用，并為企業(yè)的發(fā)展和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供技術(shù)支持和有效依據(jù)，高校的檔案也隨之提升了本身的價(jià)值。

三、提高檔案管理者綜合素質(zhì)

高校檔案管理是具有黨性、政治性、保密性的工作，這就要求檔案管理工作者要有堅(jiān)定的政治方向，樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀，忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)。要堅(jiān)持學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，了解黨和國(guó)家的重要方針政策，提高政治素養(yǎng)。要發(fā)自內(nèi)心的熱愛(ài)高校檔案管理這項(xiàng)工作，嚴(yán)守檔案秘密，明確檔案工作應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，遵守檔案工作職業(yè)道德，腳踏實(shí)地、任勞任怨、堅(jiān)守崗位，做好本職工作。

高校檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，高校檔案管理工作涉及面廣、種類繁多、業(yè)務(wù)量大、專業(yè)性非常強(qiáng)，主動(dòng)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，是對(duì)檔案管理者素質(zhì)最基本的要求。檔案管理者要掌握專業(yè)理論知識(shí)和文書(shū)寫(xiě)作、歷史文獻(xiàn)編制等技能，使其在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用，加快熟悉檔案工作程序，增強(qiáng)鑒別能力，學(xué)會(huì)檔案的分類方法和各類檔案的管理方式，在不斷的學(xué)習(xí)中提高自身的業(yè)務(wù)水平翻。

為了順利的開(kāi)展高校檔案管理工作，維護(hù)檔案管理工作的正常秩序，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，端正工作態(tài)度，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要隨時(shí)掌握黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的方針政策和各項(xiàng)法律法規(guī)，切實(shí)重視檔案管理工作的嚴(yán)肅性和合法性，使高校檔案管理工作沿著正確的軌道向前發(fā)展。