彭玉春 范翠國(guó) 彭韻志

?

醫(yī)院衛(wèi)生材料精細(xì)化管理實(shí)踐

彭玉春1范翠國(guó)1彭韻志2*

從計(jì)劃采購(gòu)、代銷(xiāo)、臺(tái)賬、入出庫(kù)、成本、庫(kù)房、計(jì)價(jià)收費(fèi)等環(huán)節(jié)，實(shí)施醫(yī)院衛(wèi)生材料精細(xì)化管理，既管物又管賬，降低了消耗，促進(jìn)了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)健康發(fā)展。

醫(yī)院；衛(wèi)生材料；精細(xì)化管理

First-author's address Second Affiliated Hospital of Baotou Medical College, Baotou, Inner Mongolia, 014030, China

醫(yī)用衛(wèi)生材料是醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)的物資保障，種類(lèi)繁多，數(shù)量龐大，且個(gè)別材料價(jià)格高，是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重心。加強(qiáng)衛(wèi)生材料管理，強(qiáng)化內(nèi)部控制與監(jiān)管，是醫(yī)院管理者研究的重點(diǎn)與熱點(diǎn)。例如，通過(guò)完善預(yù)算管理制度加強(qiáng)管理[1]，通過(guò)完善內(nèi)部控制措施實(shí)施管理[2]，對(duì)高值耗材實(shí)行“零庫(kù)存管理”和“二級(jí)庫(kù)管理”[3]等。結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)要求及醫(yī)院管理工作實(shí)踐，借鑒企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)衛(wèi)生材料從進(jìn)入到消耗、使用全過(guò)程進(jìn)行精細(xì)化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。包頭醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院在此方面進(jìn)行了積極探索。

1 存在問(wèn)題

在實(shí)際工作中，醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在諸多問(wèn)題，如采購(gòu)無(wú)序；庫(kù)存積壓，過(guò)期失效；濫領(lǐng)，領(lǐng)后丟失，流失；成本未攤銷(xiāo)，攤銷(xiāo)與收入不配比等。究其成因，傳統(tǒng)的粗放式管理模式方法落后、手段單一、效率低下，突出表現(xiàn)在：(1)管理理念陳舊，存在大進(jìn)、大出的購(gòu)銷(xiāo)情形，造成醫(yī)院大庫(kù)房“零庫(kù)存”、科室小庫(kù)房“大庫(kù)存”；(2)采購(gòu)缺乏計(jì)劃性；(3)清查盤(pán)點(diǎn)不及時(shí)；(4)對(duì)于高值耗材實(shí)行代銷(xiāo)采購(gòu)管理，造成往來(lái)賬項(xiàng)增加、醫(yī)院資金積壓；(5)缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)化信息監(jiān)管，不能跟蹤管理。

2 精細(xì)化管理實(shí)踐

衛(wèi)生材料精細(xì)化管理模式主要通過(guò)強(qiáng)化分類(lèi)、分級(jí)，實(shí)行從計(jì)劃采購(gòu)、入庫(kù)、請(qǐng)領(lǐng)審核、出庫(kù)、庫(kù)房管理、消耗使用到成本攤銷(xiāo)的全過(guò)程監(jiān)控管理，既管物又管賬，使實(shí)物、賬目來(lái)有影、去有蹤，流轉(zhuǎn)過(guò)程有痕跡，使用有收費(fèi)，消耗有成本，成本攤銷(xiāo)與收入配比。

2.1 計(jì)劃采購(gòu)管理

衛(wèi)生材料由醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)，其他任何部門(mén)和個(gè)人不得自行采購(gòu)。材料采購(gòu)全部走招投標(biāo)程序，實(shí)行“三證”審核、醫(yī)院審批制度。采購(gòu)計(jì)劃由科室提出，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)全院及科室月度清點(diǎn)表、科室上月消耗及計(jì)價(jià)收費(fèi)情況審核確定計(jì)劃采購(gòu)量，原則上使用量不得超過(guò)45天。

2.2 代銷(xiāo)管理

對(duì)于單價(jià)成本高、規(guī)格種類(lèi)多的高值耗材(如支架、球囊、骨科鋼板等)，采取國(guó)內(nèi)醫(yī)院通行的代銷(xiāo)管理模式。由供貨商將已經(jīng)通過(guò)招標(biāo)的材料存放至醫(yī)院，醫(yī)院庫(kù)房代為保管，期間不走購(gòu)銷(xiāo)程序，不得進(jìn)入醫(yī)院賬目，不形成醫(yī)院資產(chǎn)，不得支付貨款。待使用后，走購(gòu)銷(xiāo)程序，供貨商提供發(fā)票，醫(yī)院辦理入庫(kù)手續(xù)，處理相關(guān)賬務(wù)，形成往來(lái)賬單。

圖1 二級(jí)庫(kù)管理模式流程圖

代銷(xiāo)材料先行存放醫(yī)院時(shí)，需建立器械科驗(yàn)貨登記，庫(kù)存代管科室建立二級(jí)庫(kù)及臺(tái)賬制度，登記內(nèi)容包括供貨單位、產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、批號(hào)、效期，并查驗(yàn)包裝是否完好。使用時(shí)，通過(guò)醫(yī)院HIS系統(tǒng)計(jì)價(jià)收費(fèi)，臺(tái)賬記錄計(jì)價(jià)收費(fèi)情況。通過(guò)應(yīng)用代銷(xiāo)管理模式可減少醫(yī)院庫(kù)存，降低資金占用成本，消減庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 臺(tái)賬管理

對(duì)于代銷(xiāo)材料、高值材料，實(shí)行臺(tái)賬管理制度。由庫(kù)管部門(mén)(器械科、一級(jí)庫(kù)、二級(jí)庫(kù))、使用科室負(fù)責(zé)。建立訂本式臺(tái)賬，嚴(yán)格登記材料供應(yīng)廠家、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、效期、入庫(kù)時(shí)間(要求登記到時(shí)點(diǎn))、發(fā)放出庫(kù)時(shí)間、使用消耗時(shí)間、經(jīng)辦人(發(fā)放、領(lǐng)取)、使用患者姓名、住院科室等。通過(guò)臺(tái)賬，能夠跟蹤材料使用去向，保障材料合理有序使用，適應(yīng)醫(yī)療質(zhì)量追蹤管理需求[4]。

2.4 入出庫(kù)管理

建立入庫(kù)、出庫(kù)流程，對(duì)材料從進(jìn)入醫(yī)院到一級(jí)庫(kù)、二級(jí)庫(kù)、科室，再到使用消耗，明確規(guī)定管理辦法，保障流程規(guī)范、有序、嚴(yán)謹(jǐn)、合理，確保賬、物清晰。

2.4.1 入庫(kù)流程 任何材料到貨后，先經(jīng)過(guò)物資管理部門(mén)驗(yàn)貨，辦理入庫(kù)手續(xù)。辦理驗(yàn)收、入出庫(kù)手續(xù)時(shí)，相關(guān)人員必須簽字。未經(jīng)驗(yàn)收、未辦理入庫(kù)手續(xù)的材料，不得直接發(fā)放到申領(lǐng)科室。

2.4.2 出庫(kù)流程 材料出庫(kù)必須嚴(yán)格掌握“先進(jìn)先出、近效期先出” 的出庫(kù)原則[5]。運(yùn)用醫(yī)院物流管理系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)，按照請(qǐng)領(lǐng)程序，先請(qǐng)領(lǐng)后出庫(kù)發(fā)放。

2.5 成本控制管理

建立衛(wèi)生材料管理成本控制系統(tǒng)，將衛(wèi)生材料管理與醫(yī)院成本控制結(jié)合，實(shí)行院、科兩級(jí)成本核算，將成本納入科室績(jī)效考核體系，收支結(jié)余獎(jiǎng)勵(lì)，收不抵支處罰。通過(guò)成本核算，增強(qiáng)員工成本意識(shí)，合法、合理、有序使用材料，督促科室按需領(lǐng)取、按需使用，使用應(yīng)收費(fèi)，有效杜絕濫領(lǐng)、多領(lǐng)、積壓、過(guò)期失效、丟失、流失、丟費(fèi)、漏費(fèi)等現(xiàn)象的發(fā)生，有效控制成本費(fèi)用。

2.6 庫(kù)房管理

重點(diǎn)對(duì)材料的庫(kù)存數(shù)量、效期以及高值材料的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行管理，采取兩級(jí)庫(kù)房管理辦法。

2.6.1 一級(jí)庫(kù)房管理 一級(jí)庫(kù)房是醫(yī)院物資部門(mén)庫(kù)房，負(fù)責(zé)全院材料的入庫(kù)管理、發(fā)放調(diào)撥、退貨、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、財(cái)產(chǎn)清查、與會(huì)計(jì)賬務(wù)核對(duì)以及出庫(kù)發(fā)放給二級(jí)庫(kù)等工作。要求庫(kù)管人員按照具體入出庫(kù)管理程序執(zhí)行。

2.6.2 二級(jí)庫(kù)管理 二級(jí)庫(kù)管理是相對(duì)于一級(jí)庫(kù)房而言建立的一種管理模式，醫(yī)院將財(cái)務(wù)管理范圍延伸到科室，建立科室?guī)旆窟M(jìn)行實(shí)物管理，同時(shí)建立科室賬冊(cè)，實(shí)行賬務(wù)管理。

操作流程：運(yùn)用醫(yī)院物流運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)(HERP)，由二級(jí)庫(kù)向一級(jí)庫(kù)請(qǐng)領(lǐng)，一級(jí)庫(kù)審核請(qǐng)領(lǐng)單→出庫(kù)發(fā)放到二級(jí)庫(kù)→二級(jí)庫(kù)領(lǐng)入→出庫(kù)使用→向患者記賬收費(fèi)→科室成本生成→成本納入科室，實(shí)行成本核算→績(jī)效考核分配。月底清查盤(pán)點(diǎn)，制作庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，報(bào)送物資管理、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)，以備核對(duì)。

材料范圍：根據(jù)衛(wèi)生材料的價(jià)格、數(shù)量、專(zhuān)用屬性以及醫(yī)院管理需要?jiǎng)澏ǚ秶饕獮楦咧岛牟?如麻醉科庫(kù)管的閉合器、吻合器，導(dǎo)管室的介入材料等)、專(zhuān)用材料(如化學(xué)試劑材料、口腔科的鈦金材料等)以及其他專(zhuān)屬性質(zhì)的大宗材料。

二級(jí)庫(kù)管理模式如圖1所示。

2.6.3 庫(kù)存材料預(yù)警機(jī)制管理 無(wú)論是一級(jí)庫(kù)房還是二級(jí)庫(kù)房，均實(shí)行預(yù)警機(jī)制管理，包括數(shù)量預(yù)警和效期預(yù)警。通過(guò)HERP監(jiān)測(cè)與人工日常巡檢相結(jié)合，動(dòng)態(tài)掌握材料的數(shù)量、效期，做好臨界值記錄。通過(guò)預(yù)警機(jī)制，能夠及時(shí)有效地預(yù)見(jiàn)庫(kù)存材料的數(shù)量上限、下限，保持合理庫(kù)存，為制訂合理的計(jì)劃采購(gòu)量提供參數(shù)。設(shè)置效期一覽表，每月跟蹤觀察并記錄。實(shí)行庫(kù)房劃區(qū)色標(biāo)管理，劃分為綠、黃、紅三色區(qū)域，綠色區(qū)域存放合格材料，黃色區(qū)域?yàn)榇?yàn)區(qū)域，質(zhì)量不合格的衛(wèi)生耗材置于紅色區(qū)域[6]。

2.6.4 清查盤(pán)點(diǎn)管理 庫(kù)房管理堅(jiān)持“有物就有賬，有賬就有物，賬物要相符”的原則。采用 ABC 分類(lèi)管理法，每月由材料物資、財(cái)務(wù)、審計(jì)等職能部門(mén)進(jìn)行實(shí)物清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行賬物、賬賬核對(duì)。同時(shí)，結(jié)合醫(yī)院HIS收費(fèi)系統(tǒng)，以詳查、抽查方式對(duì)允許收費(fèi)材料進(jìn)行收費(fèi)監(jiān)督。通過(guò)清查盤(pán)點(diǎn)和收費(fèi)督查，杜絕材料的丟失、流失、過(guò)期失效現(xiàn)象，監(jiān)督成本攤銷(xiāo)，收費(fèi)入賬。

2.7 計(jì)價(jià)收費(fèi)管理

多數(shù)衛(wèi)生材料是收費(fèi)材料。通過(guò)醫(yī)院HIS系統(tǒng)，實(shí)行先記賬收費(fèi)、后出庫(kù)發(fā)放程序。通過(guò)收入報(bào)表中的“材料費(fèi)”項(xiàng)目，與出庫(kù)的材料成本進(jìn)行核對(duì)，監(jiān)督是否收費(fèi)。出庫(kù)材料列科室成本，納入科室成本核算，進(jìn)行績(jī)效分配。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)衛(wèi)生材料精細(xì)化管理，對(duì)物資從購(gòu)入到最終使用消耗全過(guò)程實(shí)施管理，形成了管理的PDCA閉合循環(huán)，真正達(dá)到了既管物又管賬的目的，有效杜絕了粗放管理存在的“跑、冒、滴、漏”等不良現(xiàn)象發(fā)生，強(qiáng)化了部門(mén)、環(huán)節(jié)的責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立了良好的管理理念，為醫(yī)院持續(xù)、健康發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

實(shí)行衛(wèi)生材料精細(xì)化管理模式，是實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化的必要措施，是提高醫(yī)院整體經(jīng)營(yíng)管理水平、推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展的科學(xué)路徑[7]。實(shí)施精細(xì)化管理，需要借助軟件系統(tǒng)的支持，智能化信息平臺(tái)為醫(yī)院管理的改革創(chuàng)新提供了有力的技術(shù)保障。加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)是醫(yī)院科學(xué)管理的根本[8]。今后，醫(yī)院應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)，積極采用科學(xué)管理手段，進(jìn)一步提升衛(wèi)生材料管理水平。

[1] 徐 巖.關(guān)于醫(yī)院全面預(yù)算管理的思考[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010(23)：172-173.

[2] 杜 恂，杜 婉.加強(qiáng)醫(yī)用衛(wèi)生材料管理的幾點(diǎn)措施[J].中國(guó)衛(wèi)生資源，2008，11(4)：162-163.

[3] 許 穎.淺談 ERP 系統(tǒng)在醫(yī)院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)科技信息，2011，30(7)：30-31.

[4] 郭曉峰.醫(yī)療運(yùn)行監(jiān)管體系構(gòu)建與實(shí)踐[J].中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理，2016，23(1)：31-32.

[5] 楊 戈，王曉華，邢 帥，等.醫(yī)院醫(yī)用衛(wèi)生材料中心物流管理模式探討[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2012，32(11)：63-64.

[6] 顧天紅，金 偉.醫(yī)院衛(wèi)生耗材庫(kù)房規(guī)范化管理的研究[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011，32(9)：122-123.

[7] 梁林娜.基于成本控制醫(yī)院加強(qiáng)衛(wèi)生材料管理的探析[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2012，32(9)：53.

[8] 王景明，朱護(hù)峰.醫(yī)院管理新模式[M].北京：人民軍醫(yī)出版社,2009：36.

修回日期：2016-06-13

責(zé)任編輯：吳小紅

Practice of Hospital Health Material Fine Management /

PENG Yuchun,FAN Cuiguo,PENG Yunzhi.//

From the aspects of planning procurement, consignment, ledger, warehouse in-out, cost, warehouse, pricing charging, etc., the hospital health materials fine management was implemented with both pipe and account, which reduced consumption, and promoted the healthy development of hospital economic operation.

Hospital; Health Materials; Fine Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.4.17

彭韻志

2016-05-17

彭玉春1范翠國(guó)1彭韻志2*

1 包頭醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古 包頭 014030 2 山西醫(yī)科大學(xué) 山西 晉中 030600

Chinese Health Quality Management，2017,24(4):44-46

彭韻志：山西醫(yī)科大學(xué)管理學(xué)院在校學(xué)生

E-mail：btpyc@aliyun.com