摘 要：在人類不斷發(fā)展進(jìn)步的過(guò)程中，各種聲音、文字和圖像信息不斷出現(xiàn)，而檔案就是對(duì)這些信息資源進(jìn)行記錄，檔案對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都具有重要作用，因此，如何采取有效措施提升檔案管理質(zhì)量已經(jīng)逐漸受到重視。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)都在使用信息技術(shù)提升工作效率和質(zhì)量，所以本文對(duì)信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位找到有效的檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；辦公室檔案管理；工作創(chuàng)新

信息時(shí)代的快速發(fā)展既為檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提升了檔案管理工作效率，同時(shí)也面臨著更高的工作要求，因此，檔案管理工作需要充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行完善，從而更好地適應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展。在管理檔案時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)充分發(fā)揮出管理人員的主觀能動(dòng)性，從而促進(jìn)工作效率的提升和資源的優(yōu)化配置，最大限度地節(jié)省人力、物力和財(cái)力。

1 辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

在新時(shí)代的辦公室檔案管理中，其工作環(huán)境呈現(xiàn)出更加開(kāi)放的特點(diǎn)，在管理理念方面也有一定的突破。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為也不斷出現(xiàn)，從而給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)檗k公室檔案包含了很多單位的重要文件，一旦被黑客惡意攻擊網(wǎng)絡(luò)。就會(huì)導(dǎo)致文件信息被泄露或者丟失，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一筆不可挽回的損失。但是，很多辦公室管理人員并沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，再加上檔案管理工作比較繁瑣，他們也沒(méi)有時(shí)間去兼顧多項(xiàng)工作，所以檔案信息泄露的事情還是時(shí)有發(fā)生。

1.2 檔案管理機(jī)制不夠完善

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多單位的辦公室檔案管理都缺乏相對(duì)獨(dú)立的管理人員，大部分是由行政部門(mén)兼管，再加上沒(méi)有制定崗位責(zé)任制，管理體系也不夠健全，所以在檔案管理中就會(huì)出現(xiàn)互相推諉責(zé)任、相互扯皮的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理責(zé)任的缺失。另外，在檔案管理實(shí)踐中，很多單位并沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)展工作，從而導(dǎo)致檔案和文件流失，嚴(yán)重影響到檔案的應(yīng)用效率。

1.3 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不到位

檔案管理工作時(shí)一種比較系統(tǒng)、耗時(shí)較長(zhǎng)的工作，需要一定的時(shí)間進(jìn)行長(zhǎng)期摸索，還需要基礎(chǔ)設(shè)施的輔助。但是，由于辦公室檔案管理工作條件的限制，單位也沒(méi)有投入足夠的資金，所以有些檔案管理工作無(wú)法做到位，經(jīng)常性地出現(xiàn)文件缺失或丟失的情況，導(dǎo)致單位面臨一定的損失，檔案管理工作質(zhì)量也因此大打折扣。

1.4 管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是由閑置人員完成的，但是他們只會(huì)一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，對(duì)于軟件的使用并不精通。而檔案信息管理工作不僅要求工作人員掌握基本的計(jì)算機(jī)操作，還要熟悉專業(yè)的工作軟件。不同的行業(yè)對(duì)于檔案管理工作的要求也有所不同，因此，檔案管理信息化應(yīng)致力于提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)，對(duì)員工加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出合格的檔案管理人員，從而更好地發(fā)揮檔案信息的作用。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 管理方面

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，能夠滿足人們?cè)诓煌I(lǐng)域的不同需求，因此，針對(duì)我國(guó)檔案管理信息化比較分散的現(xiàn)狀，單位在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)立足于檔案管理的實(shí)際需求，構(gòu)建專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，還要注意檔案管理管理的統(tǒng)一性。在這個(gè)系統(tǒng)中，必須包括全面的已經(jīng)登記的檔案，所有的信息都要按照規(guī)范輸入系統(tǒng)中，從而提升檔案的利用率。同時(shí)，如果有個(gè)別單位因?yàn)樽匀换蚣夹g(shù)等因素導(dǎo)致信息系統(tǒng)發(fā)生故障，進(jìn)而導(dǎo)致文件損壞或丟失，也可以通過(guò)該系統(tǒng)找到備份文件繼續(xù)開(kāi)展工作，從而降低文件損壞帶來(lái)的不利影響。在集中化管理檔案的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)保證各部門(mén)都能應(yīng)用統(tǒng)一的軟件進(jìn)行檔案管理，讓檔案管理更具規(guī)范性，這對(duì)于保護(hù)信息資源也具有重要意義。

2.2 信息共享方面

應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理最大的優(yōu)勢(shì)就是拉近了人與人以及部門(mén)和部門(mén)的距離，從而能夠快速地進(jìn)行信息傳遞和共享。就檔案管理工作來(lái)說(shuō)，因?yàn)槲覈?guó)各部門(mén)的信息資源比較分散，所以信息交流和利用的程度也比較低，不利于提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)單位的快速發(fā)展。在這種情況下，我國(guó)應(yīng)針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行積極創(chuàng)新，不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還要?jiǎng)?chuàng)建獨(dú)立的管理團(tuán)隊(duì)和平臺(tái)，促使各項(xiàng)信息資源能夠?qū)崟r(shí)共享，大幅提升資源的利用率。信息共享平臺(tái)在運(yùn)行的過(guò)程中，工作人員應(yīng)對(duì)資源進(jìn)行分類管理，這樣平臺(tái)用戶就可以快速找到自己想要的工作信息，有針對(duì)性地選擇應(yīng)用資料。為了確保平臺(tái)能夠有效運(yùn)行，單位應(yīng)制定相關(guān)措施，鼓勵(lì)各部門(mén)在日常工作中加強(qiáng)交流，除了完成自身的工作內(nèi)容，還要努力促進(jìn)各部門(mén)的合作，合理運(yùn)用信息資源來(lái)提升工作效率。另外，各部門(mén)在上傳資料時(shí)，應(yīng)標(biāo)明資料名稱和來(lái)源等信息，從而為使用者提供便利。

2.3 工作人員方面

在信息時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，其中最關(guān)鍵的因素就是管理人員。因此，事業(yè)單位只有不斷提升工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新精神，才能在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作的效率。其實(shí)，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的缺陷是最了解的，因此提升管理人員的創(chuàng)新精神，讓他們?cè)谌粘９ぷ髦胁粩嗤晟茩n案管理中的缺陷，就可以提升檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，各個(gè)部門(mén)的檔案管理人員還要加強(qiáng)交流，通過(guò)合作的方式為檔案管理的創(chuàng)新出謀劃策，努力商討出一套適合單位實(shí)際的檔案管理機(jī)制。另外，上級(jí)部門(mén)應(yīng)對(duì)提出可行性建議的員工進(jìn)行鼓勵(lì)，引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新意識(shí)的重要性，激勵(lì)他們?yōu)閱挝坏陌l(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，為創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的工作環(huán)境而不斷努力，這既是為員工個(gè)人謀福利，也是推動(dòng)單位不斷進(jìn)步的動(dòng)力。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為事業(yè)單位管理工作中的一部分，辦公室檔案管理工作會(huì)影響到其他工作的開(kāi)展。在信息時(shí)代背景下，只有提高檔案管理人員的信息管理意識(shí)，加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度，健全辦公室檔案管理制度，增加基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，才能有效提高管理工作效率，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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作者簡(jiǎn)介

段茜，本科，宜昌市港航管理局。