韓麗秋

摘 要：隨著計算機技術(shù)不斷發(fā)展，各行業(yè)開始向著信息化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理工作同樣步入信息化。但與其他行業(yè)不同，檔案作為記錄人類以及社會活動經(jīng)歷的重要措施，在社會中占據(jù)重要地位，紙質(zhì)檔案是檔案資料數(shù)據(jù)的載體，有多重表現(xiàn)形式，利用紙和筆進行記錄，在漫長發(fā)展過程中充分體現(xiàn)其便利性。雖然信息化檔案管理形式逐漸成為主流，但紙質(zhì)檔案的存在依然具有必要性，是電子檔案的重要依據(jù)。因此在當(dāng)代檔案管理工作中要提高紙質(zhì)檔案管理重視程度，促進管理水平提升。本文針對檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案管理方式進行分析，闡述其重要性，為整體檔案管理水平提升提供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；檔案管理；信息化

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展令檔案管理方式發(fā)展轉(zhuǎn)變，信息化管理模式逐漸普及，促進了檔案管理工作的數(shù)字化，而信息化發(fā)展情形下紙質(zhì)檔案是否具有存在必要成為關(guān)注重點。在信息化發(fā)展過程中，電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理水平提升提供了條件，使管理效率得到提升，與紙質(zhì)檔案相比占據(jù)空間資源小、易修改、存儲傳輸便捷，占有明顯應(yīng)用優(yōu)勢。但事物發(fā)展具有兩面性，經(jīng)過長時間實踐應(yīng)用發(fā)現(xiàn)，正因為電子檔案易于更改、修復(fù)的特性導(dǎo)致其數(shù)據(jù)真實性受到質(zhì)疑，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用令檔案信息安全性存在一定影響。因此電子檔案不能完全代替紙質(zhì)檔案，為促進檔案管理水平提升，保證檔案數(shù)據(jù)安全性與真實性，需要提高紙質(zhì)檔案重視程度，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案二者同時進步，從而使檔案管理效用得到充分發(fā)揮，檔案信息化管理水平得到有效提升。

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)記錄方式，應(yīng)用紙作為檔案載體，以筆為工具進行記錄，使用文字或圖表表達檔案內(nèi)容，從而形成檔案以實現(xiàn)保存。檔案建設(shè)是對社會發(fā)展過程中過去經(jīng)驗的總結(jié)并且為未來發(fā)展提供參考，是促進發(fā)展水平提升的重要措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)用時間較長，在我國經(jīng)濟建設(shè)水平提升與社會進步中起著重要作用。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢分析

（1）信息與載體間聯(lián)系緊密。應(yīng)用紙張進行信息記錄，其信息與載體間統(tǒng)一性較強，能夠保障信息具有原始性，是促進信息真實性、可靠性提升的重要方式。紙質(zhì)檔案信息存儲具有可靠性，信息對介質(zhì)具有較強依附性，載體與信息間聯(lián)系極為緊密，不易對信息進行修改，因此保證了信息的穩(wěn)定性與安全性。信息與載體間密不可分，令檔案信息可靠度提升，依據(jù)所記載內(nèi)容進行信息提取能夠有效避免誤差出現(xiàn)，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對于歷史發(fā)生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。

（3）信息存儲的介質(zhì)耐久性較強。在紙質(zhì)檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。只要在進行保管的過程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢分析

隨著計算機技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）紙質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質(zhì)檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題。紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準要求自己，與時代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。進一步強化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準、多媒體設(shè)備標(biāo)準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準與制度建立起來，進一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)語

檔案信息化管理趨勢明顯，要求提高檔案信息化管理水平，電子檔案應(yīng)用范圍開始擴大。但在檔案管理工作中，仍然不能忽視紙質(zhì)檔案管理工作，作為可靠性高、真實性好的傳統(tǒng)檔案記錄方式，紙質(zhì)檔案仍然無法被電子檔案完全取代。電子檔案的出現(xiàn)促進了整體檔案管理水平提升，但為了保證檔案數(shù)據(jù)的充分發(fā)揮，提高檔案應(yīng)用真實性，需要重視紙質(zhì)檔案應(yīng)用，在促進電子檔案管理水平提升的同時也要不斷發(fā)展紙質(zhì)檔案管理制度。

參考文獻

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