李超

【摘要】檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)，但是“收集難”是一直困擾很多企業(yè)檔案工作人員的難題。企業(yè)檔案收集難，既有企業(yè)內(nèi)部管理的缺陷，也有檔案收集方式本身滯后等因素。通過分析企業(yè)檔案收集工作難以開展的原因和探究如何從檔案收集工作的基礎(chǔ)做起，輔以考核，并采用新收集方式等改善檔案收集難的現(xiàn)狀，是值得每個(gè)企業(yè)檔案工作者深入探討的課題。

【關(guān)鍵詞】檔案收集；問題；對策

檔案收集作為檔案工作的起點(diǎn)，起著至關(guān)重要的作用，然而收集難卻成為企業(yè)檔案工作開展的阻礙。究其原因，往往是歸結(jié)于檔案宣傳力度不夠，企業(yè)職能部門、業(yè)務(wù)部門對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集等業(yè)務(wù)知識(shí)了解不多，檔案收集意識(shí)不夠強(qiáng)。然而作為新時(shí)期的現(xiàn)代化企業(yè)，隨著國家各項(xiàng)檔案制度的逐步健全和對檔案工作的大力宣傳，檔案工作已逐漸被部分領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)可和重視，檔案意識(shí)有了很大的提高。本文筆者將通過對現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集工作中存在的問題和對策的闡述，希望對企業(yè)檔案收集難的現(xiàn)狀有所改善。

一、企業(yè)檔案收集難的主要原因

（一）企業(yè)內(nèi)部各部門對需要移交的檔案心中無數(shù)。多數(shù)企業(yè)會(huì)在各部門設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員主要負(fù)責(zé)收集和移交本部門的檔案給企業(yè)的檔案管理部門。然而這些兼職檔案員，一般都有各自的業(yè)務(wù)工作，他們對自己的工作比較認(rèn)真，卻往往對檔案工作精力投入不足，所以對于本部門產(chǎn)生的文件資料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里沒底，每到檔案管理部門收集檔案的時(shí)候，不是覺得沒有可以移交的，就是攤開一桌子文件讓檔案人員自己挑。兼職檔案員的設(shè)置猶如擺設(shè)，能夠擺上一桌子文件的都已經(jīng)算是不錯(cuò)的了，自然也就談不上能順利移交檔案了。

（二）企業(yè)檔案管理部門對于檔案收集的附加要求使檔案形成部門不易接受。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和檔案信息化的實(shí)行，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案管理部門對檔案收集的要求也越來越多，很多企業(yè)開始使用檔案管理軟件對檔案進(jìn)行信息化管理，不僅提高了檔案的利用效率，還減少了對檔案原件的損害。這就要求檔案需要逐頁高質(zhì)量掃描，并上傳于檔案軟件中，這種工作無疑給那些每日工作繁重的業(yè)務(wù)部門增加了很大負(fù)擔(dān)。再有，有的企業(yè)要求檔案移交要按照一定要求對檔案進(jìn)行初步整理，合格后方可接收，這就讓有些部門以種種借口拖延移交，有檔案也不愿意移交，反正檔案部門也不了解業(yè)務(wù)部門具體的檔案情況，不移交，少移交，檔案管理部門也根本不會(huì)追究。

（三）企業(yè)內(nèi)部缺少強(qiáng)有力的制度保障和執(zhí)法。雖然每個(gè)企業(yè)內(nèi)部都會(huì)制定相應(yīng)的檔案管理制度，制度中會(huì)明確規(guī)定每個(gè)部門都應(yīng)按時(shí)將檔案上交檔案室集中保管，不得拒交。但是，即使不按時(shí)向檔案室移交檔案，或是部門私自留存了檔案，檔案部門也只能是追討，但是業(yè)務(wù)部門照舊不交，即使搬出制度，業(yè)務(wù)部門依舊可以各種理由推托，最后也是不了了之。即使得到領(lǐng)導(dǎo)支持，領(lǐng)導(dǎo)過問后，業(yè)務(wù)部門也會(huì)以“業(yè)務(wù)還在辦理中，手里的檔案還要用”為由不移交檔案，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)以業(yè)務(wù)為重，檔案移交就此擱下。對于拒交檔案的部門和個(gè)人，檔案部門也不敢據(jù)理上門討要，處罰自然就更談不上了。所以缺少強(qiáng)有力的制度保障和執(zhí)法，難以保障檔案的收集。

（四）某些部門貪圖自己利用方便使檔案收集遭遇障礙。企業(yè)內(nèi)部檔案難以收集不得不說還有個(gè)原因，就是某些部門重視自身業(yè)務(wù)，認(rèn)為盈利是企業(yè)的最終目標(biāo)，一切皆為企業(yè)盈利為主，一些業(yè)務(wù)方面的檔案已被這些部門作為自己部門的無形資產(chǎn)。他們?yōu)榉奖阕约豪帽阋愿鞣N理由拒絕將這部分檔案移交給檔案管理部門，而這些檔案往往是一些關(guān)系企業(yè)利益的重要檔案。雖然這些部門十分重視這部分檔案，一般會(huì)將這部分檔案指定專人保管或是部門領(lǐng)導(dǎo)親自保管，但是對于整個(gè)企業(yè)來講，想要利用，卻往往找不到這些檔案的去處。更嚴(yán)重的后果是機(jī)構(gòu)變動(dòng)或是人事變動(dòng)造成這些重要的檔案被當(dāng)作廢紙丟棄，還有的則被帶出企業(yè)，造成泄密，給企業(yè)釀成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。某些部門為貪圖自己利用方便，將檔案據(jù)為己有，也成為檔案收集的嚴(yán)重障礙。

（五）收集方式過于傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案收集方式一般是檔案管理部門制定歸檔計(jì)劃，下達(dá)收集通知后坐等各部門將檔案送上門或是到了時(shí)間到各部門去收。但是這種收集方式，不能及時(shí)得到各部門的響應(yīng)，在最后期限草草交上幾件文件應(yīng)付差事也是常有發(fā)生。即使檔案部門上門去收，往往得到的答復(fù)是業(yè)務(wù)工作繁忙，沒時(shí)間整理，檔案移交則是一拖再拖。傳統(tǒng)的檔案收集方式不但不能及時(shí)收集齊全檔案，而且檔案的質(zhì)量也難以保障。

二、解決企業(yè)檔案收集難的對策

（一）明確檔案的具體收集范圍是檔案收集工作的第一步，也是作為企業(yè)檔案管理部門最基礎(chǔ)性工作。過去企業(yè)檔案歸檔范圍的制定缺少參考依據(jù)，往往都是根據(jù)實(shí)際工作中產(chǎn)生的檔案和行業(yè)慣例來確定收集范圍，這樣的確定方式全憑檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，每個(gè)企業(yè)制定的范圍參差不齊。隨著國家對企業(yè)檔案工作的重視和宣傳力度的加大，2012年國家檔案局發(fā)布的10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的頒布及一些檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的施行，（下轉(zhuǎn)第126頁）（上接第116頁）企業(yè)檔案管理人員應(yīng)參照相關(guān)法規(guī)并向各業(yè)務(wù)部門征集意見，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際工作制定出較為完善的歸檔范圍。

（二）現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理方式同樣應(yīng)該與企業(yè)績效考核有機(jī)結(jié)合。績效考核是利用科學(xué)的方法對企業(yè)的業(yè)務(wù)部門和管理部門的任務(wù)和業(yè)績進(jìn)行考評，以達(dá)到激勵(lì)員工工作的目的，這種績效方式已被廣大的企業(yè)所應(yīng)用。檔案的收集也應(yīng)列入績效考核范圍，對于檔案管理部門年初既定的收集目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，在相關(guān)部門的兼職檔案人員的績效考核中設(shè)置相應(yīng)權(quán)重，檔案管理部門參與考核的評價(jià)，對兼職檔案員移交檔案的效果進(jìn)行評價(jià)，做到賞罰分明。如果能夠讓檔案工作在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的績效考核中也占有相應(yīng)的權(quán)重，那么經(jīng)常被抱怨的檔案工作不被重視的現(xiàn)象或許能夠得到改善。

（三）檔案的收集與企業(yè)管理信息化的聯(lián)動(dòng)是檔案收集工作的新方式。在檔案快速信息化的今天，隨著檔案管理軟件和企業(yè)OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，很多企業(yè)通過使用OA軟件與檔案管理軟件聯(lián)動(dòng)，線上收集檔案，這大大提升了收集資料的完整性以及及時(shí)性，但仍存在不少問題。首先，企業(yè)在設(shè)置OA線上收集檔案時(shí)，往往重視企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件和合同，而企業(yè)日常管理中的一些重要會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)等具有原始憑證性的材料卻容易被忽略或是不被重視，繼而導(dǎo)致文件檔案收集不齊全、不完整，這些文件材料恰恰是在以后的查考編研等工作中有著關(guān)鍵的不可替代的作用。要想實(shí)現(xiàn)檔案線上收集的齊全、完整，要將檔案管理系統(tǒng)需要收集的信息范圍和內(nèi)容確定下來，以便在信息收集的范圍之內(nèi)定時(shí)接收各個(gè)部門產(chǎn)生的相關(guān)信息。

（四）檔案員由各部門熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任，也是保障檔案收集工作質(zhì)量的重要一環(huán)。檔案管理人員由專業(yè)的檔案人員擔(dān)任，檔案工作的專業(yè)性是具備了，但是他們并不熟悉企業(yè)各部門的具體業(yè)務(wù)，對檔案的收集只能停留在檔案收集的理論層面上，缺乏務(wù)實(shí)性。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)的變化，業(yè)務(wù)量的增加，檔案收集工作必然會(huì)滯后于企業(yè)的發(fā)展。而企業(yè)各部門的專業(yè)人員，憑著對自身業(yè)務(wù)的熟悉和敏感，再加上檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)，檔案收集工作就能夠與企業(yè)的實(shí)際緊密聯(lián)系，檔案收集的質(zhì)量才能夠有保障。

（五）檔案工作的宣傳應(yīng)從服務(wù)性入手。檔案收集離不開大眾對檔案工作的了解與重視，檔案工作的宣傳不應(yīng)只停留在宣傳檔案的重要性，更要宣傳檔案的服務(wù)性，讓檔案不再是“舊時(shí)王謝堂前燕”，而是要“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員更要放下身段，主動(dòng)為檔案利用者提高服務(wù)的質(zhì)量，從檔案的利用下手，更加方便于檔案的利用者，才能夠讓檔案的收集不再令人排斥。

隨著檔案工作在企業(yè)管理工作中越來越重要，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案的種類也從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體化延伸。新形勢下，檔案的收集不可避免的要主動(dòng)放下身段，從整體的宏觀統(tǒng)籌，逐漸向微觀、細(xì)節(jié)處拓展。檔案工作者應(yīng)履行服務(wù)于企業(yè)各部門職能，在檔案收集工作中，融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如何使檔案的收集工作能夠及時(shí)、齊全、完整，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)、鑒證企業(yè)歷史的作用，是每個(gè)檔案工作者應(yīng)該不斷追尋與探索的課題。