季凌云

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201720191

摘要：Excel函數(shù)庫(kù)包含了種類眾多的函數(shù)，在實(shí)際工作中，適當(dāng)選取某些函數(shù)能顯著降低工作量，提高工作效率，減少工作誤差。本文以在統(tǒng)計(jì)整理工作中遇到的幾個(gè)實(shí)際問(wèn)題為例，詳細(xì)闡述了Excel中Countif函數(shù)和Frequency函數(shù)在統(tǒng)計(jì)整理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：統(tǒng)計(jì)整理；統(tǒng)計(jì)函數(shù)；分配數(shù)列；統(tǒng)計(jì)圖表

Excel是MicrosoftOffice軟件的重要組件之一，它主要是以表格形式實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、統(tǒng)計(jì)分析、繪制圖表等功能，因其界面簡(jiǎn)明、功能全面、操作方便等特點(diǎn)而被廣泛應(yīng)用于統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)、金融、管理等領(lǐng)域。Excel函數(shù)庫(kù)包含了統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、文本、邏輯等種類眾多的函數(shù)，在實(shí)際工作中，適當(dāng)?shù)剡x取某些函數(shù)能極大地提高工作效率，同時(shí)能有效地降低因人為因素而導(dǎo)致的誤差。本文以在統(tǒng)計(jì)整理工作中遇到的幾個(gè)實(shí)際問(wèn)題為例，詳細(xì)闡述Excel在統(tǒng)計(jì)整理中的應(yīng)用。

一個(gè)完整的統(tǒng)計(jì)工作包括四個(gè)步驟：統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。本文是在統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基礎(chǔ)上，利用Excel對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理，并對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單地分析。

1 編制分配數(shù)列

分配數(shù)列是將總體按某一標(biāo)志進(jìn)行分組，并按一定順序排列出每組的總體單位數(shù)，用其反映出總體單位數(shù)在各組中的分布狀況的數(shù)列。按照分組標(biāo)志性質(zhì)不同，分配數(shù)列可以分為品質(zhì)數(shù)列和變量數(shù)列，變量數(shù)列按照各組表現(xiàn)形式不同又可以分為單項(xiàng)式數(shù)列和組距式數(shù)列。

品質(zhì)數(shù)列是按品質(zhì)標(biāo)志分組形成的分配數(shù)列，用來(lái)觀察總體單位中不同屬性的單位的分布情況，如人口按民族、性別等分組形成的數(shù)列就是品質(zhì)數(shù)列；變量數(shù)列是按數(shù)量標(biāo)志分組形成的分配數(shù)列，用來(lái)觀察總體中不同變量值在各組的分布情況；單項(xiàng)式數(shù)列是指每組中的分組只用一個(gè)數(shù)值表示的變量數(shù)列，即一個(gè)變量值就代表一組，如家庭按照家庭人口數(shù)進(jìn)行的分組；組距式數(shù)列是指數(shù)列中每一組由兩個(gè)變量值所確定的一個(gè)數(shù)值范圍來(lái)表示的變量數(shù)列，如學(xué)生成績(jī)按照分?jǐn)?shù)進(jìn)行分組。

1.1 使用Countif函數(shù)編制品質(zhì)數(shù)列和單項(xiàng)式數(shù)列

Excel函數(shù)庫(kù)中的統(tǒng)計(jì)函數(shù)Countif（）適合編制品質(zhì)數(shù)列和單項(xiàng)式數(shù)列，它主要用來(lái)計(jì)算單元格區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)。

格式：Countif（Range，Criteria），其中range表示區(qū)域，即要計(jì)算單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria表示條件，即單元格需要滿足的條件。

實(shí)例1：某車間20名工人某日加工的零件個(gè)數(shù)見(jiàn)圖1，現(xiàn)要求編制一個(gè)變量數(shù)列，反應(yīng)工人加工零件的分布情況。

首先，單擊存放第一組結(jié)果的單元格，如圖2中I3，單擊“插入函數(shù)”按鈕，在“選擇類別”框中找到“統(tǒng)計(jì)”，然后選擇函數(shù)“Countif”，在“Range”框中選擇所有數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域“A1：E4”，且在行號(hào)和列號(hào)前加上$符號(hào)，表示絕對(duì)引用，即“$A$1：$E$4”，然后在“Criteria”框中，選擇“7”所在的單元格H3，單擊“確定”按鈕，就得到了第一組結(jié)果3。

然后，選擇數(shù)值3所在的單元格I3，按住填充柄向下拖拽至I7，這樣就自動(dòng)計(jì)算出加工零件個(gè)數(shù)分別為8、9、10、11的工人人數(shù)。至于“合計(jì)”項(xiàng)和“比重”項(xiàng)，使用Sum（）函數(shù)和創(chuàng)建公式的方法即可算出。計(jì)算結(jié)果如圖3所示：

1.2 編制組距式數(shù)列

Excel函數(shù)庫(kù)中的統(tǒng)計(jì)函數(shù)Frequency（）適合編制組距式數(shù)列。此外，還可以利用“數(shù)據(jù)分析”中“直方圖”工具來(lái)完成分組、計(jì)算人數(shù)、比重、繪制直方圖等操作。

實(shí)例2：某班50名學(xué)生“統(tǒng)計(jì)學(xué)原理”課程期末考試成績(jī)?nèi)鐖D4所示，現(xiàn)在要求編制變量數(shù)列，并對(duì)該數(shù)列做簡(jiǎn)單分析。

1.2.1 使用Frequency函數(shù)編制組距式數(shù)列

格式：Frequency（Data_array，Bins_array），其中Data_array表示需要計(jì)算單元格數(shù)目的區(qū)域，Bins_array表示數(shù)據(jù)接收區(qū)。

根據(jù)上述資料，首先應(yīng)確定每一組的上限值，上限值是編制組距式數(shù)列的關(guān)鍵。上限值的確定其實(shí)就確定了每組的組距和組限。結(jié)合該問(wèn)題的實(shí)際意義，確定各組上限值分別為59、69、79、89、100，即將這50個(gè)成績(jī)分值分別歸入0～59，60～69，70～79，80～89，90～100這5組中，將上限值輸入到L2：L6中。

然后，選取結(jié)果存放的單元格區(qū)域M2：M6，單擊“插入函數(shù)”按鈕，在“選擇類別”框中找到“統(tǒng)計(jì)”，選擇函數(shù)“Frequency”，在“Data_array”框中選擇所有數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域A1：J5，在“Bins_array”框中，選擇所有上限值所在的區(qū)域L2：L6，按住Ctrl+Shift+Enter組合鍵，即可獲得各組相應(yīng)的人數(shù)，見(jiàn)圖5所示：

最后，使用求和函數(shù)Sum（）計(jì)算合計(jì)人數(shù)，通過(guò)創(chuàng)建公式計(jì)算出各組人數(shù)在總?cè)藬?shù)中所占的比重。計(jì)算結(jié)果如下：

1.2.2 使用數(shù)據(jù)分析編制組距式數(shù)列（以Excel2007為例說(shuō)明）

如果在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中沒(méi)有“分析”這一組，首先要加載“分析工具庫(kù)”。加載的方法是：?jiǎn)螕簟翱焖僭L問(wèn)工具欄”中的“自定義快速訪問(wèn)工具欄”按鈕，選擇“其他命令”，打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，在左邊“加載項(xiàng)”中選擇“分析工具庫(kù)”，然后選擇“分析工具庫(kù)”，單擊下方的“轉(zhuǎn)到”按鈕，打開(kāi)“加載宏”對(duì)話框，選擇“分析工具庫(kù)”，單擊“確定”，這時(shí)在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中就出現(xiàn)了“分析”組和“數(shù)據(jù)分析”按鈕。

然后就可以用數(shù)據(jù)分析工具來(lái)編制組距式數(shù)列。選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“分析”組，選擇“數(shù)據(jù)分析”按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)分析”對(duì)話框，從中選擇“直方圖”，單擊“確定”，這時(shí)就打開(kāi)了“直方圖”對(duì)話框，見(jiàn)圖7所示：

在“輸入”中的“輸入?yún)^(qū)域”選擇所有分值所在的區(qū)域，在“接收區(qū)域”選擇所有上限值所在區(qū)域；在“輸出選項(xiàng)”中，選擇“新工作表組”，同時(shí)勾選“柏拉圖”、“累計(jì)百分率”和“圖表輸出”。其中“柏拉圖”表示按降序排列所做的向上累計(jì)頻率，“累計(jì)百分率”表示在直方圖上添加累計(jì)頻率折線，輸入結(jié)果見(jiàn)圖8所示。

2 繪制統(tǒng)計(jì)圖

Excel中的統(tǒng)計(jì)圖有多種，如柱形圖、折線圖、條形圖、餅圖、面積圖、散點(diǎn)圖等，下面以為實(shí)例2繪制條形圖為例來(lái)說(shuō)明統(tǒng)計(jì)圖的繪制方法。

首先，選擇單元格區(qū)域L1：N6，然后單擊“插入”選項(xiàng)卡，選擇“圖表”組中的“柱形圖”按鈕，選擇“二維柱形圖”，在當(dāng)前工作表中就插入了一張二維柱形圖。

從該表可以看出，分?jǐn)?shù)在70到90之間的學(xué)生人數(shù)占總?cè)藬?shù)的大部分，較接近正態(tài)分布，這說(shuō)明此次試卷的難度相對(duì)學(xué)生的知識(shí)掌握程度合理，考試成績(jī)比較理想。

綜上所述，本文以兩個(gè)實(shí)際問(wèn)題為例，重點(diǎn)闡述了Excel在統(tǒng)計(jì)整理中的應(yīng)用，即編制分配數(shù)列和繪制統(tǒng)計(jì)圖表，其實(shí)，在后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析階段，Excel函數(shù)還有更加廣泛的應(yīng)用。我們只要充分熟悉并掌握Excel函數(shù)的使用條件，結(jié)合具體問(wèn)題靈活運(yùn)用，就能大大提升工作效率并能保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。同時(shí)，本文中的兩個(gè)問(wèn)題還可以為高職類《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》課程教學(xué)提供兩個(gè)比較實(shí)用的案例，啟發(fā)學(xué)生在學(xué)習(xí)中舉一反三，學(xué)以致用。

參考文獻(xiàn)：

[1]范慧敏，王斌.統(tǒng)計(jì)學(xué)原理[M].清華大學(xué)出版社，2013.

[2]趙俊峰.Excel中函數(shù)的使用技巧與實(shí)例[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（7）：126127.