史麗莉

（富?？h老干部活動(dòng)中心）

摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，各個(gè)方面的檔案也日益增加，因此我國(guó)在檔案的統(tǒng)一管理中也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項(xiàng)檔案可以在這種發(fā)展形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目的。所謂專項(xiàng)檔案簡(jiǎn)單的說(shuō)是在社會(huì)發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關(guān)活動(dòng)，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過(guò)程中，處理以后對(duì)檔案進(jìn)行整合，能夠?yàn)槿蘸蟀l(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動(dòng)。對(duì)此，本文以高校檔案管理作為主要論述對(duì)象，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：專項(xiàng)；檔案；優(yōu)化；整理

所謂專項(xiàng)工作檔案，簡(jiǎn)單的說(shuō)是在社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)下形成了諸多的檔案，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒(méi)有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動(dòng)，并且在每一次舉辦檔案整合的時(shí)候，都會(huì)為下一次的活動(dòng)帶來(lái)參考依據(jù)，因此開(kāi)展專項(xiàng)工作檔案管理是必要的。

1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，社會(huì)中各項(xiàng)工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時(shí)也在某些會(huì)議、活動(dòng)等方面日益增加，其中某些活動(dòng)的記載，開(kāi)展會(huì)議的時(shí)候所下達(dá)的相關(guān)文件，都成為了主要的社會(huì)資源，對(duì)存在的疾病及其社會(huì)事故做好了詳細(xì)的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會(huì)對(duì)有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項(xiàng)檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)?lái)方便，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來(lái)益處，在問(wèn)題剛開(kāi)始出現(xiàn)的時(shí)候采取合理的處理手段，進(jìn)而為日后社會(huì)發(fā)展帶來(lái)益處。

2 專項(xiàng)檔案整理存在的問(wèn)題

2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問(wèn)題

當(dāng)某些專項(xiàng)工作通過(guò)整理以后成為檔案以后，就會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷進(jìn)步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見(jiàn)不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的禽流感情況，對(duì)傳染病的檔案進(jìn)行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項(xiàng)檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒(méi)有做好科學(xué)的明確。

2.2 專項(xiàng)檔案有名無(wú)實(shí)

在檔案的整理過(guò)程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對(duì)專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無(wú)實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來(lái)說(shuō)與普通檔案毫無(wú)區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠，對(duì)檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國(guó)的檔案帶來(lái)檔案資源滯后的危機(jī)。

3 專項(xiàng)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

當(dāng)前，諸多人都認(rèn)為高校檔案館工作起來(lái)較為輕松，沒(méi)有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機(jī)會(huì)變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進(jìn)，這樣就會(huì)在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動(dòng)力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇?lái)意想不到的效果。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進(jìn)取的現(xiàn)象，與此同時(shí)也要對(duì)某些愛(ài)崗敬業(yè)的館員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價(jià)值，為員工樹(shù)立正確的自信心。

3.2 環(huán)境激勵(lì)

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制

建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，促使他們能夠樹(shù)立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。

3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

站在綜合檔案館的立場(chǎng)上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過(guò)程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過(guò)程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說(shuō)，即使可以把不少活動(dòng)過(guò)程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。

3.5 文件的分類

在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來(lái)人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來(lái)諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問(wèn)題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來(lái)劃分整理檔案。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，專項(xiàng)檔案的出現(xiàn)是緊跟時(shí)代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會(huì)的需要，為社會(huì)帶來(lái)更多的益處，從多個(gè)角度整理出的檔案，從而為日后開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)提供重要的參考依據(jù)。與此同時(shí)，由于專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理能夠?yàn)楣芾淼恼w提供完善的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，專項(xiàng)檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項(xiàng)檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]譚艷艷.辦公室檔案管理創(chuàng)新的途徑分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（08）.

[2]王美聰.加強(qiáng)機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理的措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（06）.

[3]王月.對(duì)做好勞動(dòng)保障檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].民營(yíng)科技，2017（03）.

[4]孫秀英.加強(qiáng)運(yùn)動(dòng)員檔案管理的有效途徑分析[J].民營(yíng)科技，2017（03）.

[5]朱志能.檔案管理工作的規(guī)范化分析[J].中國(guó)管理信息化，2017（07）.