廖曉娟

摘 要：本文就檔案管理的現(xiàn)代化的論題。闡明了檔案管理的現(xiàn)代化的含義及流程；指出了檔案管理的現(xiàn)代化要求；論述了加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺階措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；要求；措施

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行 、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的 。

一、檔案管理的現(xiàn)代化含義及流程

（一）檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。

（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程如下：1、檔案數(shù)據(jù)的收集，2、檔案數(shù)據(jù)的前處理；3、檔案數(shù)據(jù)的錄入；4、檔案數(shù)據(jù)的存儲管理；5、檔案數(shù)據(jù)的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。

二、檔案管理的現(xiàn)代化要求

（一）先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持設(shè)備、技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。

（二）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟(jì)價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點(diǎn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實(shí)力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（三）檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實(shí)現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時差，推動社會經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺階

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財(cái)力又提高了效率。

（二）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

（三）電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。檔案管理的現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案管理的現(xiàn)代化依托的是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態(tài)，不斷引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)，新方法，新理論，改善，完善，充實(shí)檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機(jī)，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條通往現(xiàn)代化檔案管理的新路。

檔案管理的現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上.檔案管理的現(xiàn)代化依托的是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備.與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態(tài)，不斷引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)、新方法、新理論，改善。完善，充實(shí)檔案管理.讓檔案管理充滿活力和生機(jī)。緊隨現(xiàn)代化步伐，捶陳出新，探索來，由被動交主動，由封閉變開放，由消極變積極，改變工作態(tài)度和工作作風(fēng)，為杜會的繁榮發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。檔案管理工作的現(xiàn)代化為檔案工作提供了—個前所未有的發(fā)展空間，我們應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]童亞芬.現(xiàn)代檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)模式及優(yōu)化策略[J].寧波人學(xué)學(xué)報，2003（2）.