尹成芳
【摘要】我國的經(jīng)濟社會不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴展,其與社會各領(lǐng)域的融合更加緊密。以檔案載體為例,在信息技術(shù)的支持之下,電子檔案應(yīng)運而生,形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。本文將具體探討電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存問題,希望能為相關(guān)人士提供一些參考。
【關(guān)鍵詞】電子檔案;紙質(zhì)檔案;長期并存
進入新世紀(jì)以來,我國對檔案信息的記錄要求更高。各行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都有檔案,檔案是單位進行決策的重要參考資料,在電子檔案出現(xiàn)之前,各行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都應(yīng)用紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案對人力物力資源的需求量較大,一定程度上增加了用人單位的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,電子檔案出現(xiàn),彌補了紙質(zhì)檔案的不足,形成了兩種檔案并存的局面。
一、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的優(yōu)勢
(一)滿足社會的閱覽需求。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,可以滿足社會的預(yù)覽需求。我國各行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都有專用的檔案,在進行檔案管理時,需要對檔案進行收集、分類和具體分析。隨著現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展,電子檔案出現(xiàn),可以實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字模式轉(zhuǎn)換。各行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體對檔案類型有不同的傾向性,有的偏好于紙質(zhì)檔案,沒有采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),成立電子檔案系統(tǒng);有的偏好于電子檔案,取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理部門。從這個角度來看,電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,可以滿足社會多元化的檔案預(yù)覽需求。
(二)發(fā)揮二者的獨特優(yōu)勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,可以發(fā)揮二者的獨特優(yōu)勢。與紙質(zhì)檔案相比,電子檔案具有如下幾個明顯優(yōu)勢:第一,電子檔案的操作相對簡單。第二,電子檔案的儲存量更大。第三,電子檔案可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。當(dāng)然,電子檔案也存在較大的局限性:第一,電子檔案的數(shù)據(jù)管理難度較大。第二,電子檔案的真實性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷,紙質(zhì)檔案必不可少。從歷史發(fā)展來看,我國的司法機構(gòu)一直沿用紙質(zhì)檔案,其權(quán)威性得到了社會的普遍認(rèn)可,與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案的安全性可以得到保障,因此必須在檔案管理中發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的策略
(一)健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。想要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存,應(yīng)該健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我國在2003年7月國家檔案局6號令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》,制定了電子檔案管理的基本條例,隨著電子檔案使用范圍的進一步擴展,檔案部門應(yīng)該進一步完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說,應(yīng)該做到以下幾點:第一,應(yīng)該對電子檔案的制定和編寫進行規(guī)定,并按照電子數(shù)據(jù)的不同,形成不同的存儲格式。第二,應(yīng)該做到電子檔案的歸檔工作,并設(shè)置專門的電子檔案管理部門。第三,應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進行定期維護和審核,避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡裉色、水分浸入等問題。第四,應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進行修繕,并對紙質(zhì)檔案進行集中整理。
(二)實現(xiàn)檔案資源共享。想要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存,應(yīng)該實現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上存在相似之處,因此應(yīng)該實現(xiàn)兩種檔案資源的共享,提高檔案內(nèi)容的價值。具體來說,應(yīng)該做到以下幾點:第一,應(yīng)該控制電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔日期,盡量統(tǒng)一安排歸檔。第二,應(yīng)該引進現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描儀,把紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)據(jù)內(nèi)容,形成電子檔案。第三,應(yīng)該采用人工抄寫的辦法,把電子檔案的內(nèi)容記錄下來。
(三)形成檔案管理體系。想要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存,應(yīng)該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質(zhì)檔案作為重點,為了提高檔案管理的水平,需要形成新的檔案管理體系。具體來說,應(yīng)該做到以下幾點:第一,應(yīng)該加強管理人員對檔案信息的重視,賦予檔案部門更多的職權(quán)。第二,應(yīng)該加大檔案部門的人才隊伍建設(shè),引進具備專業(yè)信息技能的人才,對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行統(tǒng)一管理。第三,應(yīng)該保障檔案管理的外部環(huán)境,不斷充實館藏內(nèi)容。第四,應(yīng)該對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行分層管理,并實現(xiàn)管理的交叉。
(四)保障檔案信息安全。想要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存,應(yīng)該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案,其安全性都會受到威脅,為了對檔案信息進行保密,應(yīng)該加強對檔案的保管。具體來說,應(yīng)該做到以下幾點:第一,應(yīng)該擴展紙質(zhì)檔案的管理空間,隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的延長,紙質(zhì)檔案的數(shù)量會不斷增加,因此要擴充管理空間,擴大檔案管理的專門庫房的規(guī)模。第二,應(yīng)該做好檔案管理庫房的防火防盜工作,并形成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng),對庫房管理進行動態(tài)監(jiān)督。第三,應(yīng)該引進保險柜等加固設(shè)備,對重要檔案進行安全防護。
三、結(jié)論
綜上所述,隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,電子檔案的出現(xiàn),改變了傳統(tǒng)的檔案布局,形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。為了發(fā)揮二者的實用價值,必須采用科學(xué)的應(yīng)對舉措。
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