臧煒

【摘要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)各行各業(yè)有著深刻的影響，圖書管理工作也不例外，隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，圖書已開始由紙質(zhì)向電子化發(fā)展，這對(duì)圖書歸檔管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，電子圖書歸檔管理工作中還存在著許多問(wèn)題，本文對(duì)此展開研究，并提出相應(yīng)的對(duì)策，為規(guī)范圖書管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】電子圖書；圖書歸檔；檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，電子圖書因其具有易存儲(chǔ)、使用便捷、綠色環(huán)保等優(yōu)勢(shì)逐步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書，電子圖書的數(shù)量不斷增加，應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣泛，這對(duì)圖書歸檔管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)圖書歸檔方式已無(wú)法滿足電子圖書歸檔工作的需要。本文就電子圖書歸檔中的問(wèn)題展開研究并提出相應(yīng)解決對(duì)策，為規(guī)范電子圖書管理提供參考。

一、存在的問(wèn)題

（一）鑒定與選擇中的困難。電子圖書與傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書最大的不同在于其數(shù)字化的形態(tài)特征，數(shù)字化圖書易于被復(fù)制和改動(dòng)，在進(jìn)行電子圖書歸檔工作時(shí)對(duì)于“原件”的鑒別和選擇變得困難。電子圖書在編纂過(guò)程中被撰稿者以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體上，對(duì)其使用不會(huì)受到時(shí)間、空間上的限制，任何具有修改權(quán)限的人都能實(shí)現(xiàn)對(duì)原文件的改動(dòng)并且改動(dòng)的痕跡較難被察覺，這就導(dǎo)致圖書管理者很難判別哪份文件才是原文件，在鑒別文件時(shí)很可能出現(xiàn)失誤而選擇了錯(cuò)誤的文件。

（二）存儲(chǔ)載體更新速度快。電子信息技術(shù)發(fā)展日新月異，這使得電子圖書存儲(chǔ)技術(shù)的更新周期不斷縮短，存儲(chǔ)載體種類也變得豐富。電子圖書的歸檔管理工作要求實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書的長(zhǎng)期甚至是永久的保存。為了確保電子圖書的可讀性，圖書管理人員必須及時(shí)更新電子圖書的載體，這一過(guò)程中可能面臨自身結(jié)構(gòu)與格式的轉(zhuǎn)換，圖書管理人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)才能實(shí)現(xiàn)該操作。在進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換的同時(shí)，電子圖書的原始性則會(huì)受到影響，無(wú)從判斷原文本是否被改變。例如電子圖書中的圖片文件，文件存儲(chǔ)格式的變化會(huì)影響到圖片的品質(zhì)。此外，不同的電子載體對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求不同，例如磁盤光盤需要存儲(chǔ)于防磁柜中，數(shù)碼膠片必須加強(qiáng)對(duì)空氣濕度的控制等。

（三）電子信息安全問(wèn)題。圖書的電子化存儲(chǔ)形式使圖書信息的安全性受到了威脅。一是電子圖書易于被復(fù)制和修改，且這些操作過(guò)程不易被察覺，文件的傳輸范圍極易被擴(kuò)散，從而造成傳輸過(guò)程中的信息泄露。二是信息技術(shù)的革新使圖書管理信息系統(tǒng)也不斷更新，這給電子圖書的可讀性帶來(lái)了困擾，新舊系統(tǒng)間的差異使一些永久存儲(chǔ)的電子文件無(wú)法被讀取，為了保證歸檔工作的連續(xù)性則必須實(shí)行雙軌制存儲(chǔ)，一定程度上造成了檔案的不完整性。三是易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的威脅，信息技術(shù)發(fā)展使計(jì)算機(jī)病毒變得更加隱蔽，電子文件在傳輸、拷貝、系統(tǒng)運(yùn)行中易被計(jì)算機(jī)病毒感染，從而造成文件甚至是系統(tǒng)的破壞，黑客的惡意攻擊也容易造成圖書信息的泄露和被篡改。

（四）歸檔管理制度的不規(guī)范。我國(guó)電子圖書歸檔管理工作還處于起步階段，國(guó)家關(guān)于電子文件歸檔方面的程序化管理制度還相對(duì)不夠完善。目前主要用于指導(dǎo)各級(jí)圖書檔案管理部門操作的綱領(lǐng)性文件，包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD 電子文件歸檔與光盤存儲(chǔ)辦法》等，各級(jí)部門在這些指導(dǎo)文件基礎(chǔ)上根據(jù)自身需要分別制定了各自的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這也就造成了各部門制度規(guī)范的不統(tǒng)一問(wèn)題，給電子圖書跨部門傳輸存儲(chǔ)工作帶來(lái)了一定的困擾和不便。

二、改善對(duì)策

（一）提升圖書管理員的綜合素質(zhì)。隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的圖書管理方式已不適用于現(xiàn)代電子圖書管理工作，其不僅要求圖書管理人員必須具備電子圖書歸檔的基礎(chǔ)知識(shí)，此外還應(yīng)當(dāng)掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，以適應(yīng)電子文件的歸檔要求。因此，圖書管理人員必須不斷更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，使自己的計(jì)算機(jī)知識(shí)水平與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)提升自己的專業(yè)技能使自己成為現(xiàn)代圖書管理方面的通才。圖書管理部門也應(yīng)當(dāng)不斷豐富檔案管理人才專業(yè)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)一些既懂技術(shù)又懂檔案的優(yōu)秀管理人才，使電子圖書歸檔工作不斷發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。電子文件易于復(fù)制修改的特性容易造成原文件的鑒別困難，因此電子圖書從文件產(chǎn)生到傳輸使用再到歸檔保存各環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)盡可能保證文件的真實(shí)性、完整性和原始性，避免因?yàn)檫^(guò)程中的復(fù)制修改造成原文件內(nèi)容失真。這里可以借助一些技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理，例如可以將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，所有電子圖書在生產(chǎn)的同時(shí)便可歸入檔案管理系統(tǒng)，避免文件在兩系統(tǒng)傳輸過(guò)程中被修改。

（三）定期開展電子文檔檢測(cè)與備份。要保證電子圖書處于長(zhǎng)期可用狀態(tài)則必須定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢測(cè)，適時(shí)根據(jù)信息技術(shù)革新情況更新電子文件存儲(chǔ)載體，以降低存檔風(fēng)險(xiǎn)。例如需要根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新情況將電子圖書檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)變成當(dāng)前的流行格式，對(duì)于各類網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，保存價(jià)值特別重要的文件必要時(shí)要進(jìn)行異地存儲(chǔ)或紙質(zhì)備份。備份電子文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體特征確定必要的存儲(chǔ)環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的長(zhǎng)期保存。

（四）加強(qiáng)信息安全保障體系建設(shè)。電子文件信息安全性易受到侵害的特性要求管理部門必須不斷加強(qiáng)電子圖書信息安全保障體系建設(shè)，可以通過(guò)建設(shè)內(nèi)部管理專網(wǎng)、獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)、防火墻等方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理隔離，以實(shí)現(xiàn)信息安全保護(hù)。此外，還可以利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，利用密鑰控制技術(shù)等方式來(lái)防止電子文件被非法訪問(wèn)和惡意篡改，提高電子圖書的安全保障等級(jí)。

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