謝家祝

【摘要】提升檔案管理工作效率能夠在很大程度上為企事業(yè)單位提供更有價(jià)值的信息。而檔案信息化建設(shè)可以有效促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，促進(jìn)檔案管理的多元化和創(chuàng)新性。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，分析了檔案信息化建設(shè)的必要性并提出了信息化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；策略

檔案屬于非常重要的信息材料，也受到了越來(lái)越多的關(guān)注。對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用是檔案管理工作的根本目標(biāo)。進(jìn)一步開發(fā)利用檔案資源，堅(jiān)持走信息化建設(shè)的道路，這是現(xiàn)代檔案管理工作的必然要求，同時(shí)也是充分發(fā)揮出檔案材料價(jià)值的最佳途徑。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及在各行各業(yè)中廣泛的應(yīng)用，在現(xiàn)階段的信息化社會(huì)中，檔案管理工作也必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持做好各項(xiàng)工作的同時(shí)不斷推進(jìn)信息化建設(shè)步伐，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升。

一方面，檔案信息化建設(shè)是電子文件科學(xué)管理的必然要求。近年來(lái)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展，在各行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，在工作實(shí)踐過(guò)程中不可避免地形成了很多電子文件資料。如何科學(xué)地管理這些電子文件資料，促進(jìn)檔案信息化數(shù)字化進(jìn)程，是確保檔案管理工作有效開展的基本保障，也是檔案管理人員必須要深入思考的問(wèn)題。另一方面，檔案信息化建設(shè)是知識(shí)資產(chǎn)管理的客觀要求。知識(shí)資產(chǎn)屬于檔案管理部門資產(chǎn)中的重要內(nèi)容，這部分對(duì)后續(xù)檔案事業(yè)發(fā)展起到了十分重要的作用。檔案管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)資產(chǎn)管理的重要性，因?yàn)闄n案管理屬于知識(shí)資源管理的內(nèi)容，因此知識(shí)資產(chǎn)也應(yīng)當(dāng)是檔案管理工作的主要對(duì)象之一。另外，因?yàn)闄n案管理工作是有效進(jìn)行知識(shí)資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，所以努力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)也符合目前時(shí)代發(fā)展的需要，同時(shí)有助于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)策略

（一）提升管理水平。我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，其主要原因在于檔案信息化管理工作不到位不落實(shí)，不能夠嚴(yán)格實(shí)施管理工作。因此我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照檔案管理的要求和規(guī)定，對(duì)各種類型不同載體的文件資料實(shí)施數(shù)字化處理；同時(shí)強(qiáng)調(diào)對(duì)電子材料的鑒定與歸檔工作，確保能夠形成真正具有較高價(jià)值的電子檔案，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。這些都是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的基本工作，對(duì)提升信息化工作水平具有非常重要的意義。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)管理工作力度。第一必須要推進(jìn)當(dāng)?shù)貦n案信息網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，在傳統(tǒng)檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建專門的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及傳輸平臺(tái)。第二應(yīng)當(dāng)和其他地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接，強(qiáng)化各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系，盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。第三是監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注信息化建設(shè)進(jìn)度，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加大資金投入。完善全面的軟硬件設(shè)施是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的基本保障，因此我們必須要加大資金投入，確保信息化建設(shè)工作能夠有序開展。檔案管理部門可以積極尋求社會(huì)力量的幫助，通過(guò)各種渠道來(lái)籌措資金，解決自身的資金困難。另外國(guó)家財(cái)政也應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息化建設(shè)工作能夠擁有充足的資金保障。

（四）保障網(wǎng)絡(luò)安全。由于檔案材料自身的特殊性與保密性，為防止檔案信息泄露和流失，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子檔案的安全管理工作。檔案工作人員必須要對(duì)檔案材料的重要程度有明確的劃分，同時(shí)要科學(xué)設(shè)置相對(duì)應(yīng)的權(quán)限。電子設(shè)備可以進(jìn)行一定的安全防護(hù)，如定期殺毒、做好備份、更新系統(tǒng)等，避免受到網(wǎng)絡(luò)攻擊。另外對(duì)電子檔案的管理必須要制定完善的管理制度。

（五）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)不單單要有足夠的資金支持和現(xiàn)代化技術(shù)支撐，同時(shí)還必須要有充足的人才儲(chǔ)備。所以檔案管理部門必須要加快復(fù)合型專業(yè)型人才的培養(yǎng)，進(jìn)一步精簡(jiǎn)管理人員結(jié)構(gòu)體系，對(duì)檔案管理水平較高且具備較強(qiáng)的信息技術(shù)能力的年輕檔案管理人委以重任，同時(shí)不斷強(qiáng)化其教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

（六）推進(jìn)制度建設(shè)。因?yàn)橹贫鹊牟煌晟圃斐蓹n案管理過(guò)程中存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案信息化的建設(shè)步伐。所以，檔案管理部門和單位領(lǐng)導(dǎo)必須要結(jié)合具體情況，構(gòu)建一套完善科學(xué)的檔案信息化管理工作機(jī)制。其中必須要包含檔案管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容和各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理人員能夠有法可依，科學(xué)合理地開展各項(xiàng)工作。與此同時(shí)，還必須要制定完善的監(jiān)督管理制度，借助于對(duì)檔案工作的有效監(jiān)督來(lái)確保檔案信息的安全，不給不法分子留下任何漏洞，促進(jìn)信息化建設(shè)的開展。

（七）重視開發(fā)利用。檔案管理信息化建設(shè)只是一種手段而并非最終的目的，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高效的開發(fā)利用才是信息化建設(shè)的真正目標(biāo)。推進(jìn)實(shí)施信息化建設(shè)，重視檔案信息資源的開發(fā)利用，就應(yīng)當(dāng)深入分析研究工作中的問(wèn)題，唯有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案資源才能夠真正實(shí)現(xiàn)有效開發(fā)和資源共享。所以我們必須要加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，做好檔案的開發(fā)利用工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性專業(yè)性的系統(tǒng)工程。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用給檔案資料的收集、整理以及開發(fā)利用都帶來(lái)了非常巨大的改變，檔案管理人員必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，真正做好信息化資源的管理工作，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，讓檔案資源能夠更有效地得以開發(fā)利用，促進(jìn)檔案管理工作水平朝著新的方向發(fā)展。

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