呂雙雙

【摘要】檔案管理信息化主要是指使檔案管理信息化建設(shè)以適應(yīng)社會現(xiàn)代化的需求為目的，在不改變檔案原始的內(nèi)容前提下，對檔案本身及其形式進行一定的信息轉(zhuǎn)換。本文對事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設(shè)進行分析，以期為信息化的管理提供便捷、高效的管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國市場經(jīng)濟和社會主義現(xiàn)代化的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)成為當下每一位檔案工作者的首要目標。然而，從目前檔案管理的整體形勢看，信息化之路并非一帆風順的，各個事業(yè)單位在提高檔案管理的工作效率與水平時，各種管理難題也隨之出現(xiàn)。

一、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

這幾年來，我國社會主義市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，政府機構(gòu)開始大力發(fā)展事業(yè)單位的檔案管理工作，資金投入量逐年增加，各個事業(yè)單位因而也有能力發(fā)展自己的檔案管理工作，安排專業(yè)水平高的人才，設(shè)置檔案館和檔案室，這也使得我國的檔案管理工作更加科學化、規(guī)范化，政府的電子化辦公更是得益于信息化水平的飛躍所帶來的電子政務(wù)與文檔。然而，當前我國事業(yè)單位在檔案管理的信息化中出現(xiàn)了信息不多，特色不鮮明，效率不高等諸多問題。因此我們應(yīng)認識到在檔案管理工作方面上的差距，制定合理方案，采取有效措施，讓檔案管理的信息化建設(shè)走上正軌。

二、當前事業(yè)單位檔案管理信息化管理中存在的問題

目前我國檔案管理工作取得了長足的進步，但是在這個運用的過程中也出現(xiàn)了諸多的管理問題。

（一）信息化管理缺乏意識。雖然事業(yè)單位引進了先進的管理模式，但由于傳統(tǒng)檔案管理方法根深蒂固，意識上并沒有真正提高，也未能真正理解檔案信息化管理的重要性；由于部分事業(yè)單位的領(lǐng)導欠缺意識，缺乏指導，導致了事業(yè)單位引進信息化管理模式，但并沒有真正應(yīng)用與推廣，進一步限制了事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用，這也從整體上延緩了我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進程。

（二）信息化的管理缺乏安全性。信息便是檔案管理與電子計算機的相互結(jié)合，同時信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展方向是更加深層次的發(fā)展。然而電子計算機本身就帶有高風險的性質(zhì)，網(wǎng)絡(luò)黑客與網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫，更會讓事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫遭到威脅；再加上部分事業(yè)單位的管理部門缺乏安全性意識，不重視，無作為等，都會加重信息化管理的難度，并給犯罪分子提供可乘之機。

（三）檔案管理人員的自身能力問題。我們所說的事業(yè)單位檔案信息化管理主要是接受現(xiàn)代的信息管理模式，摒棄傳統(tǒng)的落后管理模式。就目前而言，我國絕大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導者水平有限，意識思維僅僅停留在老的思想層次上，不想為了接受新的現(xiàn)代化管理模式而學習，往往出現(xiàn)了管理人員的綜合素質(zhì)不能滿足信息化建設(shè)的需要。信息化的檔案管理系統(tǒng)有著兩方面的要求：一是要求檔案管理人員必須具備充足的專業(yè)知識水平，以便更好的適應(yīng)信息化形勢下的新模式；二是要求管理人員必須對檔案管理的信息化技術(shù)有著充分的認知。這兩方面正是事業(yè)單位檔案管理人員所不具備的，結(jié)果也是事業(yè)單位信息化建設(shè)發(fā)展速度緩慢的重要因素之一。

三、如何提高事業(yè)單位檔案信息化管理

（一）增強事業(yè)單位檔案管理信息化的管理意識。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了檔案管理的變革。就目前而言，檔案管理的信息化已經(jīng)證明了自己的先進性，因此加強事業(yè)單位的信息化意識，才能提高檔案的信息化管理水平。一是要求各個事業(yè)單位的領(lǐng)導者增強對檔案信息管理優(yōu)越性的了解，便于對信息化建設(shè)提供資金和政策扶持；二是要求各單位應(yīng)把握好檔案歸檔事宜，便于對事業(yè)單位檔案有高效率的管理，同時也為各單位的策略提供支撐；三是樹立信息化意識，加大對信息化建設(shè)的推廣，以便于提高事業(yè)單位管理部門的水平。因此，通過運用“開放式”管理方法讓事業(yè)單位將重心轉(zhuǎn)移到發(fā)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)上是不可或缺的一面。

（二）著重提高事業(yè)單位檔案管理的安全性。事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)有著無與倫比的優(yōu)勢：效率高、耗時短、準確率高。然而在這些優(yōu)勢下也不能忽略一個問題，那邊是信息的安全意識不高，缺乏對信息化建設(shè)的安全意識會造成數(shù)據(jù)的泄露，事業(yè)單位只有通過認真研究檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策，根據(jù)文件的重要程度進行相應(yīng)的加密處理；此外，檔案管理人員應(yīng)提高意識，做到專人專管。

（三）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。加強事業(yè)單位檔案管理信息化的管理，最重要的是提高檔案管理人員的專業(yè)水平和加強對檔案信息化建設(shè)重要性的認識，只有檔案管理人員重視，才是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的根本所在。這就要求各個事業(yè)單位組織培訓，提高管理人員的計算機水平。

四、總結(jié)

我國的事業(yè)單位紛繁多樣，類型不一，通過應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，不但可以提升檔案的管理水平，還可以降低管理檔案的總成本。事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)是一個大工程，它不可能一蹴而就，所以，它會出現(xiàn)各種問題，但只要不斷提高事業(yè)單位檔案的信息化意識，提高安全性和管理者的綜合素質(zhì)，就能很好的讓我國事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)有一個很大的提升。

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