張玉滿++李江山
【摘要】辦公室的內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)是以職能體系的協(xié)調(diào)發(fā)展作為辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)。并且,辦公室的工作效率會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展造成影響?;诖?,本文就新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討,并提出一些改進(jìn)策略,僅供相關(guān)人員參考。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;辦公室業(yè)務(wù);建設(shè);管理
辦公室的職能主要體現(xiàn)在兩方面:一方面是對(duì)內(nèi)執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù),將命令傳達(dá)給下級(jí)各部門(mén),是整個(gè)企業(yè)的信息中轉(zhuǎn)站;另一方面是對(duì)外進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通,負(fù)責(zé)接待外來(lái)人員,解決外部人員與企業(yè)之間存在的問(wèn)題,并做好詳細(xì)的尋訪記錄,促進(jìn)企業(yè)與外部的協(xié)調(diào)發(fā)展。
一、辦公室業(yè)務(wù)的重要作用
辦公室是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的靈魂,在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)發(fā)揮著重要作用,各個(gè)辦公室分擔(dān)著不同角色,處理著企業(yè)內(nèi)存在的不同事物,相互交流與合作、統(tǒng)籌兼顧,最終達(dá)成一致,制定出適合企業(yè)發(fā)展的最佳模式。在新形勢(shì)的發(fā)展背景下,社會(huì)市場(chǎng)中存在激烈的競(jìng)爭(zhēng),這就需要辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致,提高決策的科學(xué)性,只有這樣才能使企業(yè)發(fā)展更具競(jìng)爭(zhēng)力。
二、新時(shí)期辦公室建設(shè)存在的實(shí)際問(wèn)題
(一)對(duì)外來(lái)人員的信息錄入不能完全掌握。企業(yè)需要隨時(shí)與社會(huì)進(jìn)行溝通,加強(qiáng)與企業(yè)外來(lái)人員的交流與合作。但是在溝通的同時(shí),企業(yè)辦公室往往不能完全掌握外來(lái)人員的信息錄入情況,可能會(huì)給企業(yè)的管理工作增加難度。另外,如果外來(lái)人員在進(jìn)入企業(yè)學(xué)習(xí)、交流時(shí),得不到辦公室重視,就會(huì)使外來(lái)人員對(duì)企業(yè)形成不好的印象,不利于企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。
(二)辦公室建設(shè)存在信息傳遞不及時(shí)的現(xiàn)象。在大多數(shù)企業(yè)中,普遍實(shí)施8小時(shí)工作制度,有些辦公室人員存在“上午盼午飯,下午盼下班”等消極思想,對(duì)本職工作不上心,有時(shí)候上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令,辦公室不能及時(shí)地將信息傳達(dá)到下級(jí)區(qū)域,不僅耽誤了企業(yè)職員對(duì)新命令的了解,影響了決策信息的時(shí)效性,更是阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。
(三)辦公室人員存在懶惰心理。受傳統(tǒng)的管理理念影響,辦公室人員存在嚴(yán)重的懶惰心理,創(chuàng)新意識(shí)較差,不能對(duì)新出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的研究與解決。另外,還有一些辦公室人員只會(huì)紙上談兵,在實(shí)際的工作中,表現(xiàn)出嚴(yán)重的經(jīng)驗(yàn)不足現(xiàn)象,在進(jìn)行方案制定時(shí),不能給出有效的建議,影響企業(yè)決策的科學(xué)性,不利于企業(yè)單位的健康發(fā)展,弱化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。還有的辦公室人員開(kāi)會(huì)時(shí)不善于思考,在工作時(shí)開(kāi)小差,利用辦公用具做工作之外的事:比如,利用電腦玩游戲、購(gòu)物等不正當(dāng)行為,心理狀態(tài)極度松散,難以培養(yǎng)主人翁意識(shí)。
(四)辦公室人員明爭(zhēng)暗斗,心胸不夠?qū)拸V(辦公室人員存在自私心理)。由于存在自私心理,有些辦公室內(nèi)存在著惡意競(jìng)爭(zhēng),相互排斥,各自為戰(zhàn),導(dǎo)致辦公室的日常工作環(huán)境氛圍不和諧。另外,有的辦公室人員的工作態(tài)度不夠端正,不能完全遵守辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度,在上班期間處理私人問(wèn)題,長(zhǎng)時(shí)間接打私人電話,存在遲到早退現(xiàn)象,還有一些工作人員存在灰色收入,這些情況都會(huì)給辦公室業(yè)務(wù)造成極大的負(fù)面影響。
三、新時(shí)期辦公室存在問(wèn)題的解決措施
(一)熱情接待外來(lái)人員。對(duì)于外來(lái)人員的參觀與學(xué)習(xí),需要給予熱情的接待,保持飽滿的工作熱情來(lái)應(yīng)對(duì)外部人員的提問(wèn),為辦公室樹(shù)立良好的外部形象,促進(jìn)辦公室與外部的交流與合作。另外,對(duì)外來(lái)人員進(jìn)行及時(shí)的登記,提高對(duì)外來(lái)人員的重視程度,并做好回訪工作,使交流工作發(fā)揮更大的作用。
(二)加強(qiáng)辦公室工作的執(zhí)行力。在新時(shí)期提高辦公室執(zhí)行力的方法主要有以下幾點(diǎn):首先,培養(yǎng)辦公室人員的組織協(xié)調(diào)能力,對(duì)同事以禮相待,建立和諧的辦公室環(huán)境,堅(jiān)持工作原則,自覺(jué)遵守辦公室規(guī)定。其次,培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神。使辦公室人員能夠養(yǎng)成吃苦耐勞的堅(jiān)韌性格,以及不計(jì)較個(gè)人得失的寬廣胸懷,將企業(yè)的利益放在第一位,樹(shù)立主人翁意識(shí)。最后,提高辦公室人員的監(jiān)督意識(shí),加大監(jiān)督人員的監(jiān)督權(quán)力,保證辦公室人員能夠在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)上報(bào)給決策層,并要始終堅(jiān)持“求結(jié)果”的監(jiān)督原則,從而提高企業(yè)辦公室的整體管理水平。
(三)糾正辦公室人員的懶惰心理。在長(zhǎng)期的重復(fù)與復(fù)雜的工作中,辦公室人員難免會(huì)產(chǎn)生一些懶惰心理,需要企業(yè)管理部門(mén)針對(duì)這一情況進(jìn)行有效的管理,才能夠提高辦公室業(yè)務(wù)的工作效率。因此,在實(shí)際的工作過(guò)程中,企業(yè)管理部門(mén)需要?jiǎng)?chuàng)新管理方法,改善辦公室環(huán)境,并增加一些趣味性的實(shí)踐活動(dòng)來(lái)緩解辦公室人員緊張的工作壓力,目的在于克服管理人員的懶惰心理。辦公效率會(huì)直接影響到企業(yè)建設(shè)的實(shí)施和發(fā)展。
(四)打造和諧健康的辦公室工作氛圍。辦公室人員大部分時(shí)間都是在辦公室度過(guò)的,如果不能打造一個(gè)和諧健康的環(huán)境,則會(huì)對(duì)工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此,可以在辦公室擺放一些盆栽,緩解員工的視覺(jué)疲勞。還要加強(qiáng)同事之間的交流,定期開(kāi)展小組內(nèi)的交流活動(dòng),增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí),培養(yǎng)員工的創(chuàng)新思維能力,確保辦公室的工作效率,使企業(yè)能夠獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著新時(shí)期的到來(lái),企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)在面臨機(jī)遇的同時(shí),還要應(yīng)對(duì)前所未有的挑戰(zhàn),需要辦公室發(fā)揮自身綜合性職能作用,為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力,同時(shí)還要建立和諧的辦公室環(huán)境,協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部與外部的發(fā)展關(guān)系,促進(jìn)企業(yè)不斷向前發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]閆文禮.淺談如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(1):167.