劉聰

【摘要】辦公室在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中起著綜合協(xié)調(diào)作用，也是對(duì)外展現(xiàn)單位形象的“窗口”。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，其自身行政管理必須跟上時(shí)代的步伐。為進(jìn)一步提升辦公室人員綜合素質(zhì)和積極性，推進(jìn)辦公室工作再上新臺(tái)階，本文就新時(shí)期下辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，提出改進(jìn)辦公室行政管理工作的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室；行政管理

在事業(yè)單位的發(fā)展中，辦公室是具有綜合性與全面性的辦事機(jī)構(gòu)，主要作用是調(diào)研、執(zhí)行、參謀、業(yè)務(wù)接待、公文處理，是事業(yè)單位的“第一窗口”，是提高管理能力的基礎(chǔ)。就當(dāng)前事業(yè)單位的辦公室行政管理的情況來(lái)看，還存在照搬行政管理模式、流于形式等等管理問(wèn)題，再加上相關(guān)體系的缺失，事業(yè)單位的行政管理必須探索改革的路徑。

一、現(xiàn)階段管理中存在的問(wèn)題

（一）辦公室管理職能不清晰。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公室的管理職能所涉及到的內(nèi)容比較多，包括輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)各類關(guān)系、構(gòu)建規(guī)章制度、日常事務(wù)管理等。其中在眾多的管理工作中，日常事務(wù)管理是極其重要的組成部分，從當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)可以了解到，大部分事業(yè)單位的主要任務(wù)是業(yè)務(wù)工作，但要做好業(yè)務(wù)工作，要靠辦公室協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系。而目前許多單位因任務(wù)壓頭，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)工作的重要性，大都存在輕視辦公室的傾向，在這種導(dǎo)向偏差下，辦公室人員無(wú)條件地提供服務(wù)和保障，在日常事務(wù)管理工作中做著雜亂無(wú)章的事情，辦公室逐漸演變?yōu)楹笄诒Ｕ峡剖?，使長(zhǎng)期辛勤工作在辦公室的同志感到身心疲憊，如此一來(lái)則無(wú)法進(jìn)一步發(fā)揮事業(yè)單位的作用和價(jià)值，從而導(dǎo)致事業(yè)單位辦公室管理效率低下。

（二）缺乏健全的管理制度。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制變化的需要，政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行了大規(guī)模的改革并取得了成就，單位不斷壯大的同時(shí)也出現(xiàn)了很多的弊端。我國(guó)對(duì)辦公室研究起于20世紀(jì)末，目前沒(méi)有形成完善的理論體系，尤其事業(yè)單位沒(méi)有依據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀制定完善的管理制度。再加上社保機(jī)構(gòu)負(fù)擔(dān)的事宜較多，如此一來(lái)不僅導(dǎo)致辦事程序不規(guī)范，且成本浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重，上下級(jí)之間的程序繁瑣，從而降低了辦公室管理工作的效率。

（三）人才短缺影響管理職能的發(fā)揮。由于職能龐雜，需協(xié)調(diào)和工作聯(lián)系的部門多，辦公室的人員編制有限，辦公室的事務(wù)性工作和綜合協(xié)調(diào)較多，辦公室人員同時(shí)承擔(dān)文件管理、保密管理、會(huì)議記錄、督察督辦、目標(biāo)管理考核、人事管理等職能，工作人員的綜合素質(zhì)和協(xié)調(diào)能力亟待提高，很多辦公室管理人員在工作中缺乏主動(dòng)性，很多輔助決策被動(dòng)執(zhí)行，個(gè)別辦公室人員思想保守，自我進(jìn)取意識(shí)低，厭倦學(xué)習(xí)，缺乏求真務(wù)實(shí)的精神和意識(shí)，導(dǎo)致管理執(zhí)行者的能力水平不足，行政管理工作無(wú)法有效執(zhí)行協(xié)調(diào)，給辦公室行政管理增添了難度。

（四）辦公室人才建設(shè)存在問(wèn)題。辦公室與其他職能科室不同，沒(méi)有明確的主管部門，就我們基層社保中心辦公室而言，市級(jí)辦公室雖然是上級(jí)部門卻沒(méi)有直接的業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系，在管理指導(dǎo)上不像業(yè)務(wù)科室那么具體到位。同時(shí)辦公室工作無(wú)法量化，難以統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定、表彰。大多數(shù)辦公室人員沒(méi)有參加過(guò)辦公室工作專業(yè)培訓(xùn)，只能在工作點(diǎn)滴中積累學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，缺乏較為體系的辦公室工作理論基礎(chǔ)。近年來(lái)，社保中心辦公室人員接受系統(tǒng)的辦公室工作培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，尤其赴省、赴外地市學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)幾乎為零。相比業(yè)務(wù)科室而言，缺少辦公室系統(tǒng)之間工作經(jīng)驗(yàn)的相互學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，難以有效開闊視野，拓展思路，日復(fù)一日，年復(fù)一年枯燥的工作導(dǎo)致辦公室人員工作積極性降低。

二、新時(shí)期行政管理工作的重要性

（一）深化事業(yè)單位改革。黨的十八大報(bào)告指出：“要按照建立中國(guó)特色社會(huì)主義行政體制目標(biāo)，深入推進(jìn)政企分開、政資分開、政事分開、政社分開，推進(jìn)事業(yè)單位分類改革?！庇纱丝梢?，當(dāng)前我國(guó)正處在事業(yè)單位改革發(fā)展的重要時(shí)期。由于辦公室工作具有綜合性和全局性、協(xié)調(diào)性和操作性、輔助性和服務(wù)性等特點(diǎn)，是保證事業(yè)單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶。同時(shí)，辦公室還承擔(dān)著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，這些宏觀管理職能能否有效得到履行直接影響著事業(yè)單位的改革發(fā)展。因此，基于我國(guó)事業(yè)單位辦公室工作的特性，加強(qiáng)和完善辦公室管理職能，對(duì)深化我國(guó)事業(yè)單位改革具有重要意義。

（二）推動(dòng)事業(yè)單位管理科學(xué)化。事業(yè)單位是我國(guó)特有的社會(huì)組織，是國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)種類繁多，人員數(shù)量多，造成一些事業(yè)單位出現(xiàn)人浮于事、人才匱乏、人才閑置等現(xiàn)象，這就導(dǎo)致這些事業(yè)單位對(duì)辦公室職能缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，依據(jù)傳統(tǒng)慣性思維，將辦公室管理職能簡(jiǎn)單定義為會(huì)議組織、后勤保障以及一些臨時(shí)性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室管理職能得不到有效發(fā)揮，造成部分事業(yè)單位內(nèi)部管理效率低下。當(dāng)前，隨著科學(xué)行政理念的大力推行，重視和完善辦公室管理職能已然成為推動(dòng)事業(yè)單位管理科學(xué)化的客觀需要。

（三）有利于單位健康發(fā)展。辦公室是一個(gè)單位的核心部門，就社保中心的辦公室而言，肩負(fù)著精神文明建設(shè)、思想政治工作、文字材料、會(huì)務(wù)組織、信息督查、公務(wù)接待、文書處理、檔案管理、保密、綜治維穩(wěn)、目標(biāo)考核、后勤保障等多項(xiàng)管理職能，充分發(fā)揮辦公室的工作特性和作用職能，對(duì)推動(dòng)事業(yè)發(fā)展，具有重要意義。

三、管理職能有序發(fā)展的對(duì)策

（一）明確管理職能，健全管理體系。辦公室處于行政管理的中樞地位，為充分發(fā)揮辦公室管理職能，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，梳理辦公室職能關(guān)系，明確辦公室具體業(yè)務(wù)范圍，合理分工，做到“人人有事做，事事有人做”。其次，必須健全修訂各項(xiàng)規(guī)章制度，事業(yè)單位辦公室所涉及到的事務(wù)非常廣泛，并且具有臨時(shí)性、突發(fā)性的特點(diǎn)，（下轉(zhuǎn)第38頁(yè)）（上接第10頁(yè)）應(yīng)積極借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的辦公室管理制度，研究制定符合本部門的規(guī)章，保證辦公室崗位職責(zé)的清晰性與完善性。

（二）創(chuàng)新管理方式，增強(qiáng)辦公室科學(xué)化辦公水平。辦公室管理的科學(xué)化，關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，隨著新時(shí)期科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志的自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。辦公室自動(dòng)化為辦公室信息的收集、記錄、傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大提高了辦事效率，促進(jìn)辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)多多支持辦公室自動(dòng)化進(jìn)程，辦公室工作人員必須適應(yīng)和高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，主動(dòng)學(xué)習(xí)和掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力做學(xué)識(shí)淵博、視野開闊的人才，利用現(xiàn)代化信息化手段，運(yùn)用網(wǎng)站、QQ群、微信、微博等平臺(tái)終端，積極促進(jìn)辦公自動(dòng)化的進(jìn)行，提高工作效率，享受科技帶來(lái)的便捷，提升工作效率。