吳瓊子

【摘要】核電廠的信函管理工作貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目始終，從項(xiàng)目準(zhǔn)備階段開(kāi)始，歷經(jīng)開(kāi)工審批階段，項(xiàng)目建設(shè)階段，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段。如何在每一個(gè)環(huán)節(jié)上做到銜接無(wú)縫隙，如何不出現(xiàn)錯(cuò)函件、漏函，如何讓各級(jí)信函收發(fā)人員遵守程序，實(shí)現(xiàn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的把關(guān)和控制，是我們要求達(dá)到的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】信函； 流程控制

作為核電廠的員工，每一個(gè)人肩負(fù)重大的期望與責(zé)任，把每一個(gè)細(xì)節(jié)做好、每一項(xiàng)任務(wù)做好，“安全文化”要求核電廠的每個(gè)員工都要具有探索的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣椒?，互相交流的良好品質(zhì)，文檔從業(yè)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行程序要求，及時(shí)準(zhǔn)確處理文件，提供有效的保護(hù)和利用，為電站的建設(shè)和運(yùn)行做好保障。

一、信函的作用、功能

信函是核電企業(yè)在工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，與供應(yīng)商聯(lián)系事務(wù)、知照情況、經(jīng)雙方同意建立正式通信渠道、確認(rèn)授權(quán)人簽發(fā)、傳達(dá)雙方意圖的一種重要書(shū)面信息傳遞方式，相對(duì)于口頭通知， 信函更加正式。此類(lèi)文件內(nèi)容復(fù)雜，有保存和查考價(jià)值，故另行設(shè)置類(lèi)目，單獨(dú)管理。信函管理作為核電文件十二大歸檔類(lèi)目之一，說(shuō)明其單獨(dú)保存的必要性和重要性。

二、信函的編碼及通信渠道管理

（一）信函的編碼規(guī)則。信函的文件編碼是由項(xiàng)目代碼、發(fā)文單位代碼、收文單位代碼、流水號(hào)四部分組成：PPP-AAAA-BBBB-NNNNNN， 項(xiàng)目代碼通常是由項(xiàng)目初始就已經(jīng)確定了的約定代碼，通常用3位字符表示，發(fā)文單位代碼是由發(fā)函單位的縮寫(xiě)字符構(gòu)成，收文單位代碼為收文單位的縮寫(xiě)字符構(gòu)成，流水號(hào)為6位數(shù)，用于計(jì)算順序。一般情況下，單位代碼第一位字母表示單位的類(lèi)別，第二、三、四位字母與單位名稱(chēng)相關(guān)，表示具體的通信單位，在同一工程項(xiàng)目中，對(duì)于簽訂多個(gè)合同建立多個(gè)項(xiàng)目部的單位，應(yīng)賦予不同單位代碼，例如“上海斯耐迪工程咨詢(xún)有限公司國(guó)核壓水堆示范工程施工項(xiàng)目監(jiān)理部”，之前咨詢(xún)公司的代碼為SSND，那么成立的示范項(xiàng)目部應(yīng)加上A用于區(qū)分，即為SSNDA。

（二）通信渠道的建立。通常由商務(wù)合同部門(mén)在簽訂合同前后就應(yīng)將合同單位的信息（包括單位名稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、郵箱地址，傳真號(hào)碼，公司地址等）告知文檔部門(mén)，以便建立聯(lián)系渠道；需進(jìn)場(chǎng)的承包商應(yīng)及時(shí)與文檔部門(mén)聯(lián)系建立通信渠道，承包商在進(jìn)場(chǎng)后通信渠道若發(fā)生變化時(shí)，須提交正式信函或正式文件給文檔部門(mén)，工程管理部需在承包商進(jìn)場(chǎng)時(shí)再次告知該規(guī)定，并將進(jìn)場(chǎng)信息通知文檔部門(mén)；與其他未簽訂合同的單位建立通信渠道時(shí)，業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)需將單位信息發(fā)送至文檔部門(mén)。

（三）通信信息的匯總和更新?？偝邪特?fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目有關(guān)單位的各種通信信息進(jìn)行匯總和更新，并與業(yè)主公司實(shí)時(shí)共享該信息；文檔部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)公司所有通信渠道清單，并定期更新，同時(shí)也要求各業(yè)務(wù)部門(mén)如若得知其相關(guān)承包商或聯(lián)絡(luò)單位通信信息有任何變更，及時(shí)通知文檔部門(mén)以避免使用過(guò)時(shí)信息。

三、信函的收發(fā)控制（權(quán)限，核對(duì)機(jī)制，跟蹤，矩陣）

（一）發(fā)函人在公司門(mén)戶(hù)平臺(tái)中起草函件，選擇審核人，審核通過(guò)后進(jìn)入主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。發(fā)函人需保證信函正文及其他所需選項(xiàng)完整、準(zhǔn)確，正確選擇發(fā)至單位、在選擇發(fā)函類(lèi)型時(shí)一定要注意避免選錯(cuò)類(lèi)型，一般發(fā)函類(lèi)型為9種，例如：000001-099999為一般信函，150000-179999為商務(wù)和合同類(lèi)，200000-229999為質(zhì)量保證文件，230000-249999為質(zhì)量控制文件，250000-259999為安全管理文件，260000-279999為費(fèi)用進(jìn)度，300000-399999為接口通信，400000-499999為設(shè)計(jì)變更，510000-519999為運(yùn)輸和發(fā)貨，600000-659999為設(shè)計(jì)審查有關(guān)，700000-899999為文件傳遞單，990000-999999為所有會(huì)議紀(jì)要類(lèi)。若信函的查看權(quán)限需做限制，那么需選擇具體范圍，這樣查看的權(quán)限就僅限于選定范圍的人員。如無(wú)需做限制，那么范圍為全公司。接下來(lái)還需選擇發(fā)函種類(lèi)，共有兩種：一種是獨(dú)立委托類(lèi)，一種是其他類(lèi)。如信函內(nèi)容屬于獨(dú)立委托類(lèi)，則需在主管領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，還需商務(wù)聯(lián)合審核及審批。此外，信函如有附件，需在系統(tǒng)上添加，原則上為PDF格式，非以上格式的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后發(fā)起。外發(fā)信函的審核人除了要審核外發(fā)信函的內(nèi)容和格式外，還必須審核是否選擇了正確的批準(zhǔn)人或授權(quán)人。外發(fā)信函的批準(zhǔn)人原則上是公司總經(jīng)理部成員，但根據(jù)實(shí)際需要，總經(jīng)理部成員可以將一些信函的批準(zhǔn)權(quán)按照規(guī)定的順位排序授權(quán)給其他領(lǐng)導(dǎo)。信函經(jīng)批準(zhǔn)人審批后函號(hào)正式生成，函件正式生效。

（二）公司的信函歸口管理部門(mén)是文檔部門(mén)。文檔部門(mén)負(fù)責(zé)制定公司文件信函管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作程序；負(fù)責(zé)外發(fā)信函模板的編制、修訂、維護(hù)和提供使用；負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)業(yè)務(wù)部門(mén)的信函處理工作統(tǒng)一指導(dǎo)；負(fù)責(zé)公司外發(fā)信函的檢查、問(wèn)題跟蹤、登記錄入、發(fā)送和存檔管理；負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查總承包方的信函管理工作。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的信函流轉(zhuǎn)到文檔部門(mén)后，信函管理人員在外發(fā)信函前一定要嚴(yán)格檢查格式、發(fā)函類(lèi)型、保密與否、發(fā)至單位、正文及附件信息是否正確，標(biāo)題和內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)送。發(fā)送的方式可以采用集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一平臺(tái)文檔管理系統(tǒng)、傳真、電子郵箱、面交等渠道，對(duì)于急件可以直接電話或其他方式預(yù)通知，并盡快以正式渠道發(fā)送。

（三）收發(fā)函統(tǒng)計(jì)、跟蹤、核對(duì)。每周文檔部門(mén)統(tǒng)計(jì)一周的發(fā)函與收函數(shù)量報(bào)送相關(guān)部門(mén)，作為工程信函的進(jìn)度管理和跟蹤管理信息，相關(guān)部門(mén)綜合其他重要設(shè)備進(jìn)展、設(shè)計(jì)進(jìn)展、設(shè)備采購(gòu)及供貨相關(guān)進(jìn)展等內(nèi)容編制成周報(bào)發(fā)布。文檔部門(mén)于每月末統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)的收函處理情況，顯示已處理、進(jìn)行中、未處理的具體數(shù)量，用于公司進(jìn)行待辦任務(wù)跟蹤的控制的管理。核電廠信函日常工作量大，內(nèi)容繁雜，類(lèi)型眾多，為加強(qiáng)信函管理工作，防止出現(xiàn)漏函、漏號(hào)、重號(hào)等問(wèn)題，業(yè)主方與主要承包商達(dá)成一致協(xié)議，定期核對(duì)函件機(jī)制。業(yè)主方每周一發(fā)布上一周所有發(fā)函清單給相關(guān)收函單位，約定在兩天內(nèi)必須簽字反饋，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（下轉(zhuǎn)第8頁(yè)）（上接第5頁(yè)）定期核對(duì)機(jī)制實(shí)施后非常有效地杜絕了漏函、重號(hào)以及雙方由于單方撤銷(xiāo)刪除等動(dòng)作帶來(lái)的信息不一致問(wèn)題。

（四）收函后的內(nèi)部分發(fā)控制。收函后文檔部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)信函信息的格式、完整性、有效性進(jìn)行檢查，核對(duì)無(wú)誤后在公司門(mén)戶(hù)平臺(tái)上登記錄入，后續(xù)進(jìn)行分發(fā)處理是非常重要的，涉及到工程信函進(jìn)入公司后如何在內(nèi)部進(jìn)行有效流轉(zhuǎn)，又必須有經(jīng)過(guò)公司決議認(rèn)可的有效分發(fā)矩陣做好保障，因此制定一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)并高效的標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)矩陣顯得尤為重要。信函歸口管理部門(mén)在廣泛征求各部門(mén)職責(zé)權(quán)限內(nèi)的分發(fā)意見(jiàn)后編制了一個(gè)龐雜但清晰的分發(fā)矩陣，其中首先確定了48種函件的分類(lèi)，確定了其具體的分管領(lǐng)導(dǎo)、閱知領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門(mén)、閱知部門(mén)、分發(fā)范圍，這涵蓋了公司各個(gè)領(lǐng)域各個(gè)方面的一些較為常見(jiàn)且固定類(lèi)型的函件，信函管理人員收到函件后首先通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)矩陣來(lái)進(jìn)行分發(fā)，如函件無(wú)法通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)矩陣進(jìn)行分發(fā)的，直接提交文檔部門(mén)擬辦人，由擬辦人根據(jù)具體情況分發(fā)至相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)確定該函的主辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)、閱知領(lǐng)導(dǎo)和閱知部門(mén)。對(duì)于各部門(mén)收函的辦理情況，每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤并將具體情況匯總到公司辦以從整體控制各項(xiàng)進(jìn)度進(jìn)展。

四、涉密函件的管理

涉密信函，作為信函的一類(lèi)，是根據(jù)公司程序單獨(dú)進(jìn)行流程處理的。核電廠涉密函件的

管理有以下程序作為依據(jù)，管理程序《涉密文檔管理》中明確了程序的目的，由于涉密文檔的管理，涉及國(guó)家秘密和商業(yè)秘密的安全，特制訂專(zhuān)門(mén)程序適用于涉密文件的傳遞、保管、利用、解密、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。程序規(guī)定涉密文件的接收必須由公司涉密人員在規(guī)定的地點(diǎn)辦理移交手續(xù)，嚴(yán)格履行當(dāng)面清點(diǎn)、交接、簽收手續(xù)。當(dāng)天收到的涉密信函必須當(dāng)天流轉(zhuǎn)或入庫(kù)存放，不得隨意處置。核電廠紙質(zhì)涉密函件都是重要承包商或監(jiān)理公司與業(yè)主之間傳遞的重要信函，其封面標(biāo)注有“普通商密”，以及一些雖然未標(biāo)注秘密，但不宜對(duì)外公開(kāi)或僅限于部門(mén)人員閱讀的函件。涉密信函管理人員收到涉密函件后需在電子表格中登記錄入，并打印出紙質(zhì)“涉密工程函件審批單”，登記來(lái)文單位、收文日期、密級(jí)、來(lái)文渠道、文件編碼、文件標(biāo)題，并提交文檔部門(mén)擬辦人簽署擬辦意見(jiàn)，之后提交至相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，按批示意見(jiàn)再傳遞到相應(yīng)的辦理部門(mén)，并做交接手續(xù)，保證整個(gè)流程有序、可控。

五、信函的歸檔管理

2016年11月，國(guó)家檔案局和發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布了《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，辦法中所稱(chēng)的建設(shè)項(xiàng)目電子文件的定義為：在建設(shè)過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄；辦法中規(guī)定電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測(cè)、歸檔等工作；電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整；電子文件歸檔整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目電子檔案分類(lèi)體系，組成文件信息包，應(yīng)當(dāng)包含項(xiàng)目電子文件及過(guò)程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。目前除了前期一些紙質(zhì)簽字信函按照“文件記錄的整理歸檔要求”整理歸檔外，其余信函都為“規(guī)定”范圍內(nèi)的電子文件，都需遵照該規(guī)定執(zhí)行。

為了滿(mǎn)足核電工程建設(shè)，企業(yè)集團(tuán)管控，企業(yè)知識(shí)積累、共享及運(yùn)用的需要，集團(tuán)統(tǒng)一部署了文檔管理系統(tǒng)，這符合企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營(yíng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展對(duì)于文檔管理的要求，也為我國(guó)核電自主化發(fā)展提供了一流的文檔服務(wù)。文檔管理系統(tǒng)中具備的功能包括發(fā)文流程、收文流程、收文分發(fā)流程、檢索、快速流、預(yù)歸檔、檔案歸檔模塊等等，實(shí)現(xiàn)了可以將系統(tǒng)中的電子函件在后續(xù)階段手動(dòng)歸檔的功能，需選中多份案卷或者一批文件級(jí)檔案，點(diǎn)擊菜單“檔案管理”—“手動(dòng)歸檔”，然后著錄元數(shù)據(jù)，保存，并轉(zhuǎn)入預(yù)歸檔，之后經(jīng)過(guò)流程審批進(jìn)入檔案庫(kù)，后續(xù)還可以在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)借閱流程，已真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化的目的和功能。

六、小結(jié)

在信息化持續(xù)發(fā)展的今天，要想更好地管理信函流程，需要我們不斷地探索和實(shí)踐，堅(jiān)持“一次做好，持續(xù)提升”的安全理念，發(fā)揮各方優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮文檔管理人員的主觀能動(dòng)性，更好、更細(xì)的把控信函管理流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，為核電工程建設(shè)把好文件質(zhì)量關(guān)。