趙麗華

摘 要 檔案管理信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文闡述鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)越性，提出了進(jìn)一步優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化管理的具體策略。

關(guān)鍵詞 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府 檔案管理 信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理信息化工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、管理模式和相關(guān)處理的手段都逐漸被信息化模式所取代。事實(shí)已經(jīng)證明，要提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集、編排、整理、加工、匯總等各環(huán)節(jié)的具體管理，只有不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)才能有更大突破。

1檔案信息化管理優(yōu)越性

1.1便于檔案資料永久保存

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作而言，由于紙質(zhì)檔案極易受季節(jié)及天氣影響，一旦環(huán)境潮濕，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉等情況，很難長(zhǎng)期保存檔案信息，甚至造成重要信息丟失，且不易查詢。檔案信息化管理通過(guò)備份檔案，將其存儲(chǔ)于電子磁盤(pán)中，不僅極大地節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，也不會(huì)由于天氣或季節(jié)問(wèn)題而導(dǎo)致檔案信息丟失，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了永久保存。

1.2便于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理檔案信息

在傳統(tǒng)管理過(guò)程中，檔案資料很多，檔案管理工作繁瑣異常，程序頗多。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，可通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵字，迅速地查出所需信息，程序簡(jiǎn)便，易于操作。

1.3本質(zhì)上改變了檔案管理的方式與途徑，拓展了檔案的職能

將傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒介、人工錄入方式轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為媒介，電子錄入方式，使檔案職能由傳統(tǒng)檔案保存及運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變成了信息資源的采集、管理、存儲(chǔ)及相關(guān)服務(wù)類型，全面推動(dòng)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的建設(shè)。

當(dāng)今，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為時(shí)代的符號(hào)。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，檔案工作面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。正確的選擇是順勢(shì)而為，把握機(jī)遇，勇敢嘗試。檔案信息化就是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的奠基石。

2優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案信息化作為一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略任務(wù)，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)決策層要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，檔案工作者也要從傳統(tǒng)的管理理念中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，同時(shí)還要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，加深人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的了解，這樣在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，各部門(mén)之間才能互相協(xié)作配合。

2.2制定符合單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)統(tǒng)籌發(fā)展，就要更加注重檔案信息化系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，提高檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)性和靈活性，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況合理制定檔案管理信息化的發(fā)展策略。努力打造成一個(gè)符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府發(fā)展，符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。

2.3加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)資金投入是很大的。館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，首先，在硬件設(shè)備上，檔案部門(mén)要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等必不可少的應(yīng)用設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進(jìn)的硬件設(shè)備對(duì)現(xiàn)存的館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、補(bǔ)充、掃描以及轉(zhuǎn)換；其次，檔案工作作為一個(gè)集收集、保管、利用、共享和服務(wù)于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對(duì)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，進(jìn)而提供高效的檢索服務(wù)；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)；構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，以及對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密、備份等工作。隨著信息技術(shù)的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護(hù)工作。以上這些工作僅僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化建設(shè)的部分工作，如果沒(méi)有大量資金的投入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是很難開(kāi)展檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作的。只有在保證經(jīng)費(fèi)的前提下，才能確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

2.4優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)中，最重要的就是人才的培養(yǎng)。聘用專業(yè)的檔案管理和計(jì)算機(jī)人才，能夠?qū)n案管理工作起到事半功倍的效果。而且對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，根據(jù)個(gè)人特點(diǎn)組織分類的培訓(xùn)：對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不過(guò)關(guān)的，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)方面的培訓(xùn)；對(duì)于檔案管理水平不過(guò)關(guān)的，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)還要注意提高員工的道德思想水平，責(zé)任義務(wù)觀念，使其在工作中具備高度的責(zé)任感和自覺(jué)性，積極進(jìn)取，迎難而上，出色完成本職工作，落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.5建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門(mén)根據(jù)自身情況建設(shè)的特殊網(wǎng)站，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建立一個(gè)擁有科學(xué)性、完整性的信息化檔案網(wǎng)站，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府實(shí)現(xiàn)檔案管理工作又好又快發(fā)展的關(guān)鍵。檔案信息網(wǎng)站能以網(wǎng)頁(yè)的形式給相關(guān)工作人員提高信息檔案的服務(wù)，網(wǎng)上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務(wù)功能全部可以在信息網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)。這不僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的重要標(biāo)志，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要手段。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要不斷提高檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)能力，促進(jìn)檔案信息資源的有效共享，只有這樣，才能不斷滿足新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化建設(shè)更好地開(kāi)展工作。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府還要堅(jiān)強(qiáng)對(duì)國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯(lián)系，讓他們對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府量身打造一個(gè)適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，提高檔案信息的更新?lián)Q代頻率，從而促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府?dāng)?shù)據(jù)信息的有效管理與使用。

3結(jié)束語(yǔ)

在新的實(shí)力時(shí)期，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中，要不斷提高檔案管理的信息化水平，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的實(shí)際情況，探索出一條鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作發(fā)展的新路子，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)之上，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，以此，來(lái)促進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 張桂麗.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].檔案管理，2015，2：68.

[2] 李紅.淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2013，7：165.