姜泉霞

摘要：公文檔案管理工作如何才能滿足社會時代的需要，是每一個從業(yè)者都必須思考的重大問題。本文從規(guī)范公文處理程序，把好公文形成關(guān)開始，就檔案管理工作的整個流程進行了探討，提出的觀點對于指導當前檔案管理工作具有重要意義。

關(guān)鍵詞：公文檔案；管理公文；研究與探索

一、從公文格式正規(guī)化嚴格要求開始，為檔案管理打好基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中時，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不相同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。

日常在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1.文種使用不當。文種的選擇與確立，是公文寫作成敗的關(guān)鍵，也是能否實現(xiàn)行文目的的首要環(huán)節(jié)。對文種的使用，要注意堅持四條原則：必須按照黨和國家公文法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定準確使用文種；要符合制文機關(guān)的法律地位和權(quán)限；要以正確的行文關(guān)系做依據(jù)；要考慮發(fā)文的具體目的與要求。之所以如此，是因為公文一經(jīng)發(fā)出，即產(chǎn)生一種權(quán)力關(guān)系，體現(xiàn)著嚴格的權(quán)限與政治從屬，因此，我們決不可捧以輕心，更不能隨心所欲。但從實際情況看，一些單位對文種的使用，掉以輕心的有之，而隨心所欲的情況也不乏其例。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

4.公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。

上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為一名專門負責公文擬制的人員，平時有責任和義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，確保公文和檔案的質(zhì)量。

二、做好檔案管理工作的前提是搞好公文的評估分類

公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，檔案管理人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對檔案管理人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求檔案管理人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1.對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文書工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文秘工作流程更加科學化、合理化。

2.要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。

3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文書工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，檔案管理人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。

三、從信息上不斷完善公文材料，努力實現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案管理部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，迸一步歸整，以備平時查閱。

2.檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，檔案管理工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。

綜上可見，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。作為工作人員要很好地把文書工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。

參考文獻：

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