宋麗英

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.11.192

摘 要：工程檔案是對(duì)在建工程及施工過程的直接記錄，同時(shí)也是對(duì)寶貴歷史的見證。因此，通過對(duì)在建工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的檔案進(jìn)行有效的收集、整理、保管等，能夠更好地提升整個(gè)檔案的服務(wù)性，推進(jìn)工程建設(shè)的發(fā)展與提升。然而在實(shí)際的檔案管理過程中存在很多的問題，影響了整個(gè)檔案管理的開展效果。據(jù)此，需要針對(duì)其中存在的問題進(jìn)行分析與研究，進(jìn)而找出有效地解決方法及措施，提升整個(gè)檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞：在建工程 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）04（b）-0192-02

1 在建工程項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)

1.1 規(guī)范制度

進(jìn)行檔案管理工作需要有計(jì)劃、由步驟、全方位的按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行與開展。首先就需要加強(qiáng)檔案的制度規(guī)范建設(shè)，依據(jù)國家及檔案管理的相關(guān)制度及標(biāo)準(zhǔn)來建立起一套科學(xué)、完整的項(xiàng)目管理制度，進(jìn)而從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系以及各個(gè)人員的職責(zé)、獎(jiǎng)懲方面做出明確的規(guī)定。其次，在進(jìn)行檔案管理的過程中還需要對(duì)相關(guān)的文件從形成、積累、收集、歸納、分類等每一個(gè)方面制定出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)而增加整個(gè)檔案管理工作的規(guī)章制度。

1.2 檔案的收集

在進(jìn)行在建工程檔案收集的時(shí)候需要根據(jù)不同的工程建設(shè)情況來采取不同的資料收集方式。其一就是追蹤收集，這種收集的方法適用于工程周期較短的工程項(xiàng)目，能夠快速的形成相關(guān)的檔案資料。因此，檔案管理人員需要及時(shí)掌握在建工程項(xiàng)目的實(shí)施情況，通過了解工程的實(shí)時(shí)信息來有針對(duì)的收集相關(guān)資料。其二就是分階段收集資料，這種形式適用于工程周期較長的工程。其三就是強(qiáng)制性收集，這種方式適用于一些施工人員相對(duì)比較分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工情況之中，能夠有效的保證相關(guān)檔案資料的完整性。

1.3 檔案的驗(yàn)收與移交

所建立的在建工程項(xiàng)目的檔案內(nèi)容及質(zhì)量若沒有達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求的時(shí)候，則不能通過檔案驗(yàn)收，需要對(duì)檔案進(jìn)行一定的修改，使其達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求。而檔案在達(dá)到要求之后還需要由相關(guān)部門出具驗(yàn)收合格的文件信息。此外，還可以通過控制合同項(xiàng)目來保證整個(gè)檔案的完整性。而在已交檔案資料的時(shí)候則需要依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求來對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、編號(hào)、歸類等。對(duì)于離職的檔案管理人員，必須在完成相關(guān)的移交手續(xù)之后才能夠辦理離職手續(xù)。進(jìn)行檔案移交登記的原則就是實(shí)事求是，需要有詳細(xì)的明細(xì)表以及綜合性的報(bào)表。

2 在建工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案的完整性較低

檔案管理工作的重視程度較低，容易造成一些重要項(xiàng)目工程檔案的遺失、損壞等，影響了整個(gè)檔案管理的完整性。

2.2 檔案建設(shè)的不準(zhǔn)確

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候由于資料收集的不及時(shí)，篡改工程檔案等原因，進(jìn)而就會(huì)造成一些工程檔案中存在著不真實(shí)的問題，影響了整個(gè)工程檔案的價(jià)值。

2.3 對(duì)檔案的管理力度較低

檔案管理工作的監(jiān)督及指導(dǎo)的力度較低，影響了整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。

3 提升檔案管理工作在建筑工程項(xiàng)目中的應(yīng)用

3.1 建立工作機(jī)制

在建工程項(xiàng)目檔案的管理工作在開展的過程中需要成立相關(guān)的工作小組，進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)完整的工作網(wǎng)絡(luò)體系。同時(shí)，將檔案管理工作列入到企業(yè)的年度考核當(dāng)中，通過定期的召開相關(guān)會(huì)議聽取在建工程檔案管理工作的匯報(bào)，以此來有效的解決其中存在的問題，確保整個(gè)工作能夠順利的開展與實(shí)施。此外，還需要明確在建工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)責(zé)任部門及責(zé)任人。通過綜合檔案室來對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。進(jìn)而增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任感，提升整個(gè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增加工作效率。

3.2 規(guī)范相關(guān)管理制度

在進(jìn)行工程項(xiàng)目管理的時(shí)候，需要建立并且不斷的完善相關(guān)工作的制度，落實(shí)檔案管理制度、檔案保密制度等等。相關(guān)工作人員在工作的過程中還需要嚴(yán)格的依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的收集、整理與分析歸納等工作，確保整個(gè)答案的完整性。除此之外，還需要結(jié)合當(dāng)前我國社會(huì)、科技的發(fā)展，不斷的改善建設(shè)工程檔案管理的條件與環(huán)境，通過配備專門的檔案柜、除濕器、滅火器等等來確保檔案管理的安全性。同時(shí)，對(duì)于相關(guān)職能部門上交的資料及報(bào)表憑證等，需要做好交接的手續(xù)、按時(shí)按質(zhì)的進(jìn)行歸類，由此來確保整個(gè)檔案管理的安全性，便于查找。

3.3 進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)

在工程項(xiàng)目的建設(shè)與發(fā)展期間，相關(guān)的工程檔案管理人員需要深入到施工現(xiàn)場以及各個(gè)施工單位的項(xiàng)目被內(nèi)部，對(duì)各施工單位的施工進(jìn)度，以及施工過程中存在的問題等進(jìn)行詳細(xì)的記錄與相應(yīng)的制動(dòng)。同時(shí)，項(xiàng)目的檔案部門、建設(shè)指揮部以及接管單位等需要組成聯(lián)合的檔案檢查指導(dǎo)小組，通過對(duì)整個(gè)建設(shè)工程全過程的檔案進(jìn)行分析與研究，找出其中出現(xiàn)的問題與難點(diǎn)等等，并予以相應(yīng)的解決措施。除此之外，在檔案管理的過程當(dāng)中，還需要規(guī)定相關(guān)的檔案移交時(shí)間、地點(diǎn)等，以此來確保工程項(xiàng)目檔案的完整性。

3.4 增加工程成果資源利用

需要對(duì)在建工程的檔案建立一個(gè)有效的管理系統(tǒng)，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)等相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立起一個(gè)能夠極大程度提升檔案檢索速度，且以電子文件的形式進(jìn)行傳輸?shù)南到y(tǒng)。能夠方便相關(guān)人員及時(shí)的查閱檔案電子資料，防止文件丟失的情況產(chǎn)生。同時(shí)還能夠有效的追究相關(guān)責(zé)任人，明確責(zé)任。

3.5 積累工程建設(shè)中的電子資產(chǎn)

對(duì)于在建工程的檔案在進(jìn)行管理的過程中，需要通過專業(yè)性較強(qiáng)的電子文件管理平臺(tái)，對(duì)其中的信息進(jìn)行存儲(chǔ)、管理以及維護(hù)等等。同時(shí)，這個(gè)系統(tǒng)還可以有效的提供文件的分類，對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)。此外，全文檢索功能還能夠使得用戶快速的找取自己想要使用的材料?；贏CL的權(quán)限控制機(jī)制能夠確保大量的電子文件按照相關(guān)的權(quán)限進(jìn)行管理與控制，進(jìn)而有效的將在建工程中大量的電子文件作為電子資產(chǎn)進(jìn)行累積，提升整個(gè)在建工程的基礎(chǔ)，促使這個(gè)工程更好更快的發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展，在建工程項(xiàng)目檔案的管理工作需要不斷的適應(yīng)新的環(huán)境，針對(duì)其中存在的問題進(jìn)行合理、有效的管理，以此來提升工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，增加管理的效率，促使整個(gè)建筑行業(yè)更好更快的發(fā)展與建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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