王杏

【摘 要】本文主要從公司標準化建設(shè)工作的實際出發(fā)，介紹了如何將管理體系建設(shè)工作中標準化建設(shè)工作與信息化緊密結(jié)合的建設(shè)經(jīng)驗，通過信息化建設(shè)助推標準化與信息化兩者的相互支撐和緊密結(jié)合，為提升基礎(chǔ)管理水平提供助力。

【關(guān)鍵詞】標準化；信息化

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，公司面臨的外部環(huán)境日益復(fù)雜和嚴峻，因此，最近幾年公司為了應(yīng)對復(fù)雜多變的外部環(huán)境和挑戰(zhàn)，不斷轉(zhuǎn)變管理思路以提高管理水平。為了提升內(nèi)部管理水平，公司主要著力于完善內(nèi)部管控機制、系統(tǒng)提升應(yīng)對風險的能力加快經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變，以標準化為抓手全面提升公司總體競爭實力，在公司內(nèi)部大力推行管理變革，從而全面獲取可持續(xù)競爭能力，使公司保持持續(xù)健康發(fā)展。

一、標準化、信息化與戰(zhàn)略任務(wù)之間的關(guān)系

標準是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定，在一定范圍內(nèi)為達到最佳秩序，由權(quán)利機構(gòu)頒布并作為共同遵守的準則。標準化是制定標準、組織實施標準和對標準的實施進行監(jiān)督檢查的過程。信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術(shù)支持。

在推動公司標準化建設(shè)之初，我們深刻的認識到標準化是戰(zhàn)略任務(wù)得以實現(xiàn)的道路和橋梁，是通往公司未來發(fā)展藍圖的必經(jīng)之路，而信息化是標準化工作的強力支撐，是標準化工作效率、效果、優(yōu)勢得以淋漓盡致展現(xiàn)和發(fā)揮的技術(shù)基礎(chǔ)。

二、基于信息化的標準體系建設(shè)研究及實踐

在理清楚標準化、信息化與戰(zhàn)略任務(wù)之間的關(guān)系后，公司在標準化建設(shè)過程中，就如何以信息化為支撐在以下幾個領(lǐng)域做了探討與實踐。

標準化體系建設(shè)是戰(zhàn)略任務(wù)實現(xiàn)的支撐，是內(nèi)部運營管理的基礎(chǔ)性，是業(yè)務(wù)流程得以連續(xù)運行的根本保障。在標準化體系建設(shè)過程中，充分利用和運用公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，不僅可以快速的推動標準化工作的落地及應(yīng)用，并且有利于各項戰(zhàn)略任務(wù)的實現(xiàn)。公司充分利用現(xiàn)有成熟的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)被全體員工熟練掌握應(yīng)用的優(yōu)勢，結(jié)合標準化“統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、選優(yōu)”的原理，將標準化中標準的編寫、送審、征求意見、報批、發(fā)布、修訂、復(fù)評、制修訂任務(wù)下達、修訂等環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)的植入，在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，借助流程梳理等工具，理順了標準化工作的基本流程，對信息管理系統(tǒng)進行了改進升級，從而解決了標準文本管理不規(guī)范、制修訂過程痕跡難追溯、宣貫培訓不到位、日常印刷維護成本高、運行檢查難開展、針對出現(xiàn)的不符合無法跟蹤等難點問題。借助信息化，在公司范圍內(nèi)固化了標準化作業(yè)流程，實現(xiàn)了標準管理的可控、可視，所有過程均能實時跟蹤驗證，從而保障了標準化體系的順暢高效，現(xiàn)階段該系統(tǒng)與各專業(yè)系統(tǒng)（如：人力資源、法規(guī)、知識管理、風險管理等子系統(tǒng)）進行了集成，目的是通過工作流平臺的引入，在支撐標準化工作基本流程的基礎(chǔ)上，對各項業(yè)務(wù)流程進行分層次的支撐管控，具體成效及表現(xiàn)：

1.標準化與業(yè)務(wù)活動形成了互動機制。在系統(tǒng)內(nèi)部定立了標準的所有人、審核人、批準人及標準對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了從標準的編寫、送審、征求意見、報批、發(fā)布、修訂、復(fù)評、制修訂任務(wù)下達、標準修訂等全過程的實時可視管理并與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，當業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，所對應(yīng)的標準就會被系統(tǒng)提醒進行修訂，而標準的修訂又會被提醒修訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了相互關(guān)聯(lián)和互動的機制。

2.系統(tǒng)自動提醒，實時傳輸信息，確保業(yè)務(wù)工作與標準化做到知行合一。標準的使用涉及公司各級員工，要求實時提醒，實時更新并自動提醒。因此，公司為了實現(xiàn)這一功能，為業(yè)務(wù)活動的順利開展，在信息系統(tǒng)內(nèi)部強化了提醒功能，除了標準發(fā)布的公告、待辦任務(wù)提醒外，還與手機中的掌上短信平臺、郵件系統(tǒng)相集成，從而確保時效性。

3.現(xiàn)有系統(tǒng)內(nèi)容更加充實，系統(tǒng)性、實用性及知識儲量更加多姿多彩。標準化包括管理標準、技術(shù)標準和工作標準三個子體系，涵蓋了現(xiàn)有的所有業(yè)務(wù)活動和流程的要求，同時增加了標準化工作動態(tài)、標準化知識、體系工作計劃、貫標動態(tài)、風險管理動態(tài)、知識管理動態(tài)、體系知識、法律法規(guī)等內(nèi)容，為實際工作的開展提供了更加完善和全面的支撐，使得整個管理系統(tǒng)和信息系統(tǒng)內(nèi)容更加豐富。

4.在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)內(nèi)，國際標準、國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準、國際公約、國內(nèi)法律法規(guī)、國外法律法規(guī)共同構(gòu)成標準化知識系統(tǒng)的組成部分，使得標準更加便于查閱、檢索，同時各部門可以根據(jù)所轄專業(yè)法規(guī)變化情況實時更新，能夠查閱標準的廢改立情況及各個不同時期的版本，這樣更利于防控風險，增強了全員的法律意識。

5.標準化與信息系統(tǒng)相互促進，為業(yè)務(wù)工作的開展及目標任務(wù)的實現(xiàn)提供了強力支撐。公司的信息系統(tǒng)基于JavaEE環(huán)境建立，其最大的特點就是兼容性較好，可以根據(jù)用戶需要進行擴展、調(diào)整，這樣保證了各項業(yè)務(wù)流程的適用性，能夠?qū)崿F(xiàn)新增及變更活動及過程與管理工作實際相互促進和改進提升。

三、用標準化的原理與方法，推動信息資源的標準化

“統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、選優(yōu)”是標準化的基本原理，因此在信息化建設(shè)過程中，公司也高度重視對信息資源的標準化，其主要核心目的是為了避免重復(fù)建設(shè)和信息孤島的產(chǎn)生，確保信息資源的共享，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和無效錄入。統(tǒng)一標準是信息資源互聯(lián)、互通、互操作的重要基礎(chǔ)，信息資源標準化則是支持信息資源開發(fā)利用的重要手段之一。因此，公司在推動信息化建設(shè)的過程之中，以ERP 項目為依托，規(guī)范了信息的分類編碼、采集、交換傳輸標準，從而實現(xiàn)在綜合利用環(huán)節(jié)能夠資源共享。圍繞信息資源開發(fā)利用的采集、處理、存儲、交換、共享、服務(wù)和應(yīng)用七個環(huán)節(jié)開展標準化工作，初步形成了公司信息資源標準體系。

四、標準化與信息化建設(shè)的相互促進實踐

標準化是信息化的基礎(chǔ)，因此信息化建設(shè)必須與標準化工作緊密結(jié)合。信息化是標準化體系得以高效運行的有力抓手和核心工具，因此，必須依托信息化開展標準化建設(shè)。

通過一段時間的努力，公司確定了信息系統(tǒng)軟硬件運維管理的標準，形成了公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日常維護技術(shù)要求，規(guī)范了信息設(shè)備的選型論證、購置、安裝調(diào)試及驗收、維護、使用及報廢全過程的標準。從而形成了一整套的信息化管理標準，實現(xiàn)了全面覆蓋信息化建設(shè)全過程的標準化、規(guī)范化管理，主要成效：

1.以標準促進信息化項目的規(guī)范運行取得明顯成效。企業(yè)標準化規(guī)范了公司各項業(yè)務(wù)活動的過程及準則，信息化則是按照標準的要求，將已經(jīng)固化的流程及要求通過信息化的手段進行展現(xiàn)變成應(yīng)用系統(tǒng)，從根本上保證各項標準的嚴格執(zhí)行。信息化能夠保證標準化系統(tǒng)中的各項業(yè)務(wù)活動、流程固化在信息系統(tǒng)中，從而使得標準規(guī)定與業(yè)務(wù)操作、管理實際高度一致。在確保標準化與信息化一致方面，公司采取了一系列的保證措施，如：將標準化建設(shè)和ERP項目階段性同步，從架構(gòu)策劃、流程固化、標準制定等各個環(huán)節(jié)同步，以標準為引領(lǐng)、信息化來實現(xiàn)這種方式，杜絕了“兩張皮”的現(xiàn)象，實現(xiàn)了標準化與信息化的高度融合，相互促進，既落實了標準的要求，又實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的可用、實用和適用。

2.公司在ERP項目啟動時，公司通過會議統(tǒng)一部署確定要依據(jù)標準固化的業(yè)務(wù)流程為依據(jù)，構(gòu)建信息系統(tǒng)。項目的目標是“戰(zhàn)略導(dǎo)向、流程最優(yōu)、標準精細、系統(tǒng)先進、管用實用”的建設(shè)目標，通過管理標準中流程的固化、技術(shù)標準中技術(shù)要求及參數(shù)的確定、工作標準中組織機構(gòu)調(diào)整和責權(quán)利分配的優(yōu)化固化，明確了標準化系統(tǒng)中的各子體系的功能和作用，建立項目實施方案，規(guī)定了時間節(jié)點及工作要求；同時，在信息化項目管理中建立了項目進度計劃、實施方案及例會溝通報告制度，明確了ERP系統(tǒng)構(gòu)建與標準化項目之間的溝通時間節(jié)點和溝通要求，實現(xiàn)了標準化與信息化雙向的溝通機制，從而確保了項目在實施環(huán)節(jié)的無縫對接。

3.企業(yè)標準化的架構(gòu)、制修訂流程及日常維護流程都進行了信息化，實現(xiàn)了實時查閱、檢索，減少了管理上的難度，大大提升了標準制修訂的工作效率，大大減少了出差錯的概率和滯后概率，為標準化體系的動態(tài)管理和應(yīng)用推廣奠定了堅實的基礎(chǔ)。

五、總結(jié)

通過標準化和信息化建設(shè)大大提高了公司的管理水平和效率。通過標準化實現(xiàn)了各項業(yè)務(wù)活動、技術(shù)要求和責權(quán)利分配得到全面系統(tǒng)的固化；通過信息化使得標準化各項業(yè)務(wù)得以順暢高效的運行，同時也促進了信息化工作的規(guī)范，信息資源的標準化使得資源全面共享。由于標準化與信息化的同步開展，使得公司數(shù)字化建設(shè)水平得到了全面、系統(tǒng)提升，形成了標準化與信息化的全面互動和互促，更好的支撐了公司戰(zhàn)略任務(wù)，相當于修通了通往戰(zhàn)略目標的“高速公路”。

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