毛惠

【摘要】高校檔案系統(tǒng)包含著人才培養(yǎng)檔案、科學研究檔案、社會服務檔案、校園文化檔案四大部分，這些檔案的館藏量大，在管理的過程中，難免出現(xiàn)問題。為了解決這些問題，需要構建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高信息管理的質量，保證高校檔案管理工作的正常運行。

【關鍵詞】檔案信息管理；構成；現(xiàn)狀；新型系統(tǒng)

進入21世紀后，世界正式走向信息化和數(shù)字化。隨著云技術的不斷發(fā)展，其在各行各業(yè)的應用越來越廣泛。那么在這個時代背景下，檔案信息的管理也需要進行相應的優(yōu)化提高，認真分析云時代下高校檔案管理風險，提高檔案信息質量安全管理。云時代下，在對檔案信息安全管理質量進行提高的同時，也要對檔案信息管理系統(tǒng)進行創(chuàng)新，以能夠滿足當今時代對檔案信息管理系統(tǒng)的需求，從根本上對高校檔案信息管理質量進行提高，其中新型高校檔案信息管理系統(tǒng)的構建，可以從以下幾方面著手：

一、完善檔案管理體系

針對高校檔案管理體系的缺陷，需要從增強檔案管理意識、優(yōu)化檔案管理制度、加強檔案人員素質三方面完善高校檔案管理體系。

在檔案的信息化管理中，管理人員要樹立“服務至上、以人文本”的意識和觀念。同時可以定期開展檔案知識學習活動，讓工作人員認識到檔案管理的重要性；也可以定期參觀在檔案管理方面成績較好、技術較為先進的高校，提高工作人員的積極性；同時還要定期對工作人員進行職業(yè)培訓，增強他們的職業(yè)素質和職業(yè)道德，提高他們的責任心。

檔案管理制度是整個檔案信息化管理的重要綱領，在優(yōu)化檔案制度管理的過程中，高校要結合自身的發(fā)展特點，制定合理有效的管理制度。比如設置一些考核制度，對業(yè)績優(yōu)秀的員工進行獎勵；設置某些標準，規(guī)范員工的管理工作。另外在制定好制度之后，檔案管理部門的各級領導應該帶頭遵守這些制度和章程，工作人員要認真執(zhí)行制度，提高管理的水平和質量。

人員的素質是構建新型高校檔案管理信息系統(tǒng)的重要條件。高校檔案部門可以通過兩種方式提高檔案管理人員的素質。一種是直接招聘專業(yè)的檔案信息管理人員，另一種是選取業(yè)績較為優(yōu)秀、素質相對較高的人員，對其進行專業(yè)的培訓，提高他們的專業(yè)水平和素質，通過這兩種方式，都能夠增強高校檔案管理部門的后備人員素質。

二、豐富檔案資源

為了彌補高校檔案資源信息量小的缺陷，需要采取一定的措施豐富高校的檔案資源。比如，增加高校老師的招聘，盡量達到3個老師共同輔導一個學生的要求，專職老師負責學生的學習，輔導員負責學生的生活，而第三個老師負責學生的心理思想等，保證學生信息的完整性。

另外，也可以在各個院校中專門設置心理咨詢室、職業(yè)生涯規(guī)劃指導中心，通過記錄心理咨詢室的數(shù)據(jù)可以在一定程度上了解學生的心理思想狀況，而通過職業(yè)生涯規(guī)劃中心的指導，可以了解學生對于未來的憧憬、對于自身發(fā)展的看法。

三、數(shù)字化保存檔案

在數(shù)字化出版發(fā)展的情況下，單純的紙質檔案保存方式已經(jīng)過于單調和落后。所以需要增強檔案的數(shù)字化保存。比如高校檔案館藏中存在著大量的早期檔案，這些檔案破損和丟失現(xiàn)象較為嚴重，而其修復和補救工作又較為困難。那么就可以采用數(shù)字化方式，將這些檔案編輯成電子書進行保存，這樣既能夠提高檔案保存的質量，也能夠提高檔案保存的時間。同時對于一些面積較大的建筑圖紙，可以采用縮微機將它制作成微型膠卷進行保存。

四、提高檔案的信息化管理

提高檔案信息化管理重點要做到兩點，一是使用信息化的系統(tǒng)和技術；二是保證信息的安全性。

在使用信息化技術對高校檔案進行管理的過程中，要使用一定的多媒體和網(wǎng)絡技術?？梢耘渲脙膳_服務器，之后將它們組裝成雙擊后備系統(tǒng)，之后采用Client/Server結構和TCP/IP技術、通信協(xié)議技術、Oracle 大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、Un5X操作系統(tǒng)、300GB容量 的HP磁光盤庫、MPEGZ壓縮系統(tǒng)、專業(yè)的錄像播放編輯機等技術，完成上機檢索的過程。

在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，還要設置一定的加密技術、安全通信技術、驗證用戶信息、限制訪問等提高檔案信息的安全性。當出現(xiàn)非法訪問、惡意攻擊、病毒感染等安全隱患時，可以使用密碼技術對這些進行限制和制止，保護數(shù)據(jù)安全。

當然，構建高校檔案信息管理系統(tǒng)的方式還有很多，通過信息管理系統(tǒng)，能夠顯著提高信息管理的質量，維護隱秘和私人信息的安全，提高檔案管理的技術，保證高校檔案管理工作的正常有序運行。

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