◎北京強度環(huán)境研究所 騫永博 張凱 陳凌云 史新紅

基于報價體系提升試驗型企業(yè)核心競爭力的方法研究

◎北京強度環(huán)境研究所 騫永博 張凱 陳凌云 史新紅

目前,試驗型企業(yè)中主要支撐競價談判的是報價單,而報價單的形成流程是：在市場主管部門收到客戶提出的產(chǎn)品/服務需求后,根據(jù)已有經(jīng)驗編制一份簡單的報價單作為報價依據(jù),或?qū)a(chǎn)品/服務需求交予承擔具體任務的部門,根據(jù)其提供的報價單進行報價,所形成的報價單格式簡單、內(nèi)容單一。隨著市場上個性化、可定制產(chǎn)品和服務需求的增加,現(xiàn)有流程中產(chǎn)生的報價單已經(jīng)較難滿足市場競爭的需求,此類固定式的報價單對價格談判的支撐力度不大,對科研生產(chǎn)的指導性較小。在此背景下,改變舊有的單一報價單模式,研究建立一套系統(tǒng)的報價體系在提高計劃管理、質(zhì)量管理、成本管理等綜合管理能力的同時,對提升企業(yè)的市場競爭力和市場開拓能力的必要性也日益凸顯,所以研究并實施系統(tǒng)化、有競爭力的報價體系對于推動企業(yè)更好更快的發(fā)展已迫在眉睫。

一、報價體系的建立

產(chǎn)品/服務報價作為企業(yè)之間開展經(jīng)濟往來的基礎手段之一,是一個企業(yè)最基本的管理功能。如何將簡單的報價單提升為報價體系,難點之一是支撐業(yè)務推廣的同時提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。

報價體系是指以完善的基礎價格庫為基石,通過再造報價流程及建立相關規(guī)章制度等措施,輸出有競爭力的報價單及產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案。通過將完善基礎價格庫、實施流程再造、建章立制、規(guī)范細化報價單、編寫產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案5個方面內(nèi)容的融合,完善報價輸入,建立內(nèi)控制度,優(yōu)化報價輸出,最終形成完整的產(chǎn)品報價管理體系。其中,報價新流程是報價體系的骨架和靈魂,規(guī)章制度是報價體系的基礎和依據(jù),基礎價格庫是報價體系的基準和基石,報價單是價格體系的直觀表現(xiàn)形式,產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案是報價體系的支撐和核心。報價體系的組成如圖1所示。

1．完善基礎價格庫 將基礎價格標準化

按照現(xiàn)有的報價流程,如果由承擔部門對每一項新的任務進行基礎價格的詢價比價工作,不但會產(chǎn)生大量的重復工作,也會導致報價工作效率低,且所報價格與實際價格偏差較大。

為了使任務承擔單位能夠更快捷的編制報價單,由外協(xié)采購部門編制科研生產(chǎn)基礎價格參考目錄,主要收集市場上標準零件、標準元器件、外協(xié)服務、外協(xié)加工的市場平均價格并匯編成冊,該目錄是報價單的基礎數(shù)據(jù)庫,其按照年度或固定周期對價格和內(nèi)容進行更新和完善。任務承擔單位的報價單編寫人員根據(jù)目錄能夠快速確定配套表上物品的參考價格,從而減少重復的詢價比價工作,大大提高報價工作效率。通過建立基礎價格目錄,將基礎價格統(tǒng)一化,不同任務承擔單位之間也能統(tǒng)一價格標準,避免企業(yè)內(nèi)部報價不一的情況出現(xiàn)。

2．實施流程再造 將報價工作系統(tǒng)化

現(xiàn)有的報價流程僅適用于產(chǎn)生簡單報價單,已不能滿足形成報價體系支撐企業(yè)競價。為了能夠滿足市場競爭需求,必須打破原有報價流程,進行報價流程再造,從而形成報價體系。

首先, 主管市場部門在收到客戶提出的產(chǎn)品/服務需求后直接將技術指標提供給承擔任務的部門,由承擔任務部門在規(guī)定時間內(nèi)編制產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案；其次,承擔任務部門根據(jù)產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案編制相對應的產(chǎn)品配套表,并根據(jù)基礎價格數(shù)據(jù)對配套表內(nèi)項目的價格進行初步估價,形成報價單初稿；第三,主管市場部門組織相關專家對報價單初稿進行討論,對于報價單的項目明細進行審核,形成正式報價單；第四,主管市場部門根據(jù)客戶的實際情況,采取不同的報價策略進行定價,重點在于對新產(chǎn)品的模擬報價、產(chǎn)品價格表、紅線價格的控制；最后,主管市場部門將最終報價單和產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案一起作為報價的基礎材料提供給客戶。報價體系流程如圖2所示。

3．建章立制 將報價體系制度化

沒有規(guī)矩,不成方圓。形成企業(yè)級的報價管理辦法,可以對報價體系的流程管理、組織管理、目標管理及監(jiān)督與考核等進行明確和規(guī)范,以便實施部門“有法可依、有法必依”,管理部門“執(zhí)法必嚴、違法必究”。同時為避免報價流程流于形式,對報價體系的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和定期檢查,以例會的方式來督促價格體系的有效落實。

4．規(guī)范、細化報價單 將報價文件標準化

報價單作為報價體系中最直觀的表現(xiàn)形式,屬于商務談判報價階段客戶最關心的內(nèi)容,必須做到項目清晰、內(nèi)容詳實、價格明確、模板統(tǒng)一。報價單內(nèi)容由計價成本、利益和不可預見費3個部分組成,其中計價成本包括從項目論證階段到試驗生產(chǎn)階段所發(fā)生的設計費、材料費、外協(xié)費、專用費、試驗費、固定資產(chǎn)使用費、工資費和管理費等8項內(nèi)容。因此,含8項成本的計價成本是重中之重,需要將產(chǎn)品/服務配套表中每個詳細的項目對應到8項成本的類別中。此外,對8項成本要標記出規(guī)格、型號、尺寸,并對數(shù)量、單價、總價作出量化,從而使報價單更有說明力。對于甲方提供模板的報價單,也要先形成企業(yè)內(nèi)部的報價單,再將相關內(nèi)容填充/擴充至甲方提供的模板中。

5．編寫產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案 將報價依據(jù)合理化

產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案是為滿足甲方需求,從目標要求、工作內(nèi)容、方式方法及工作步驟等方面作出全面、具體而又有明確安排的計劃類文件,是項目能否順利和成功實施的重要保障與依據(jù)。一般情況下,編寫產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案是承攬合同/任務后才需要開展的工作,是后續(xù)所有工作的依據(jù)和基礎,這里將此項工作關口前移,在報價階段完成產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案的編寫工作。雖然會因此產(chǎn)生工作體量大、周期要求短、質(zhì)量要求高,對承擔任務的單位或人員綜合素質(zhì)要求較高等方面的困難,但如果能夠在報價階段快速、高質(zhì)量地完成此項工作,也是企業(yè)具備核心競爭力的體現(xiàn)。因為一方面可以編制配套表,為報價提供依據(jù)；另一方面將產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案隨同報價單一起反饋客戶,可以贏得客戶更好的信任,增加合同簽訂的成功率。此外,根據(jù)產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案編制的配套表,為報價單提供了具體而詳細的內(nèi)容支撐,使得報價單有了根基,增強了說服力。

二、報價體系的作用

報價體系的建立在極大地提高企業(yè)綜合管理水平、增強企業(yè)核心競爭力的同時,也對企業(yè)的綜合管理能力提出了較高要求,兩者相輔相成,共同發(fā)展。一方面,綜合管理必須支撐報價體系才能順利實施；另一方面,報價體系的完備與否直接反應一個企業(yè)管理水平的高低,報價體系的建立將為綜合管理的完善注入新血液。

一是建立報價體系,基本上明確了產(chǎn)品/服務的實現(xiàn)方案,對每個工序的時間有了初步的規(guī)劃,對于已經(jīng)具備的條件和不具備的條件也有了清晰的了解,對于不具備條件的,可以在項目明確后第一時間開展準備工作,非常有利于計劃管理。

二是在產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案涉及到設計方案、技術途徑、新技術、新工藝等重大技術問題決策時, 可以先期組織專家進行內(nèi)部討論, 充分發(fā)揮專家的技術支持和咨詢把關作用, 確保產(chǎn)品/服務的過程質(zhì)量控制,有利于提升質(zhì)量管理。

三是報價體系以產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案作為支撐,以基礎價格目錄作為基礎,大大提升了價格說服力度,提升了報價的透明度,有利于獲得價格優(yōu)勢,從而獲得市場競爭力。

四是報價體系實現(xiàn)了產(chǎn)品/服務配套表,明確了實施過程中需要的所有條件。對于已經(jīng)具備的條件,可以提前梳理,但不需另行采購或定制,避免出現(xiàn)前期忙亂、后期緊張、重復采購的情況,減少了浪費。此外,對于并行開展的2個及以上項目,要合理規(guī)劃周期,做到資源共享,有利于優(yōu)化科研成本。

三、后續(xù)工作

后續(xù),報價體系建設工作的最大難點,首先在于將產(chǎn)品/服務實現(xiàn)方案編寫工作前移,其次在于積累了足夠多項目報價的信息數(shù)據(jù)后,建立一個參數(shù)報價模型。然后,再根據(jù)項目的難易程度、甲方的企業(yè)特點、行業(yè)市場環(huán)境及企業(yè)自身能力確認一個報價修正系數(shù),并對模型進行修訂。該模型可以快速為以后項目的報價提供參考。

目前,報價體系的建立工作并未全面開展,報價模式的變革會帶來部分單位和人員的陣痛,但未來是技術/服務的競爭,更是企業(yè)綜合管理的競爭,管理水平的高低關乎一個企業(yè)競爭力的強弱,也是企業(yè)未來發(fā)展的基礎。該報價體系能否適應試驗型企業(yè)在新環(huán)境下的發(fā)展需求,仍需要在實踐中檢驗,并在后續(xù)實踐中進一步完善。從短期看,構建報價體系會稍微增加企業(yè)的成本,降低企業(yè)的管理效率,但它有利于企業(yè)提高競爭力,提升企業(yè)的綜合管理能力,并在市場中形成長期的競爭優(yōu)勢。因此,提前開展此項工作可以使企業(yè)能夠平穩(wěn)順利地通過事業(yè)單位改制的過渡時期,盡快適應市場經(jīng)濟新變化,促進企業(yè)更好發(fā)展。▲