伏凌燕+張浩

摘 要：檔案管理的安全性的含義關于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認識，從不同的角度分析，往往認識也不一樣。因此，在對檔案的管理上，一系列安全問題也隨之涌現(xiàn)。

關鍵詞：檔案安全管理工作 思考

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加強檔案管理工作安全的必然性

檔案是一種社會現(xiàn)象，從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。

無論是針對工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員的素質不高

1.1 專業(yè)能力、鑒別能力不足

檔案管理是對信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?，F(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務素質偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機才能由潛在價值轉化為現(xiàn)實價值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導致一部分有價值的檔案流失。

1.2 錯誤的思想認識

在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應信息時代檔案的需求標準。在過去的檔案工作中，曾經有過重政治、輕業(yè)務、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻直接掛鉤，這也導致其工作中凝聚力不強，協(xié)作力不夠，對檔案的安全性缺乏準確的認識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴重影響著檔案工作的進行。

2.檔案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業(yè)服務，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機密。因此，保護重要機密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護工作的主要任務。

2.2 資金不足，保管設備落后

在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數單位都因資金投入力度不夠而不能盡數完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關注與重視。目前在檔案管理工作當中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。

三、提高檔案管理的安全性措施

1.增強檔案工作者的工作水平

1.1 培養(yǎng)檔案人員的工作能力

新時期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實在高素質的檔案人員這個重要因素上。人是管理活動中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關鍵。這就要求檔案工作在抓專業(yè)知識業(yè)務的同時要重點提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，要引進和培養(yǎng)信息技術和研發(fā)型人才，利用各種方式對檔案管理人員進行高效的培訓工作，提高檔案人員的學歷水平和知識結構。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個檔案工作者應有較高的文化素質，較強的研究能力，才能對素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準確的價值鑒定，生產出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識。在社會生活和經濟處于快速發(fā)展時期，對檔案的業(yè)務管理與服務等各項工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學習，拓寬視野，了解所涉及領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)。運用檔案學科新理念、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。

1.2 加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。 利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。