摘 要 在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案工作處在新的重要節(jié)點(diǎn)上，面臨著重新定位，轉(zhuǎn)型升級(jí)的壓力，面臨著從傳統(tǒng)時(shí)代到信息時(shí)代的跨越。檔案信息化建設(shè)，代表了企業(yè)檔案工作未來(lái)發(fā)展方向，作為管理企業(yè)檔案信息、聯(lián)結(jié)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵一環(huán)，有利于提高企業(yè)檔案工作水平，維護(hù)企業(yè)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全；有利于促進(jìn)企業(yè)信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。本文就企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考進(jìn)行了詳細(xì)論述。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息化 建設(shè) 實(shí)踐與思考

一、引言

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，如果適當(dāng)?shù)貞?yīng)用了信息化技術(shù)，就會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展有著很多正能量的影響。而根據(jù)企業(yè)檔案管理工作整體發(fā)展來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)的建設(shè)已經(jīng)是很常見(jiàn)的了。在我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)正式開展的過(guò)程中，相關(guān)信息化具體工作的實(shí)行還有待進(jìn)一步提升。信息技術(shù)作為檔案資源共同享有的重要推動(dòng)力之一，其正式應(yīng)用很好地加強(qiáng)了檔案資源的利用概率。在如今信息化的時(shí)代，信息技術(shù)也為整個(gè)企業(yè)的發(fā)展提供了充足的信息資源保證。通過(guò)實(shí)行了信息化建設(shè)，檔案信息的保存也是更加的完整與快速，并且也更好地提升了有關(guān)信息的整體開發(fā)和利用。在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上企業(yè)整體的發(fā)展節(jié)奏，要努力配合信息化管理工作的具體實(shí)施，從而提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平，相應(yīng)地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設(shè)一個(gè)非常優(yōu)秀的檔案信息化管理部門，將檔案管理工作的一切使用價(jià)值進(jìn)行最好的挖掘與發(fā)揮。

二、檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的問(wèn)題

第一，對(duì)其重視程度不夠。一些企業(yè)管理人員對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體重視程度不高，所以就不太會(huì)重視信息化建設(shè)工作的具體落實(shí)和發(fā)展。同時(shí)，管理人員因缺少對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，很多的技術(shù)上的問(wèn)題都會(huì)很難進(jìn)行，就算進(jìn)行下去，結(jié)果肯定也還是不會(huì)很理想，長(zhǎng)此以往就會(huì)造成企業(yè)發(fā)展較慢甚至?xí)灰恍┌l(fā)展較快的企業(yè)所取代。

第二，對(duì)信息化建設(shè)的發(fā)展投入資金缺乏。一些重視檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，就會(huì)為發(fā)展檔案信息化建設(shè)而投入大量資金，用來(lái)完善其所需的硬件設(shè)施，從而達(dá)到其想要達(dá)到的效果。但是不重視檔案信息化發(fā)展的企業(yè)就不會(huì)為此投入過(guò)多的資金，這樣的話檔案的信息化建設(shè)就不會(huì)得到很好的發(fā)展，就算一些技術(shù)人員有很好的發(fā)展措施也是無(wú)可奈何，只能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)停滯在初期的發(fā)展中，非常不利于企業(yè)的發(fā)展。

第三，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全問(wèn)題。在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，安全是其中最主要也是最為重要的一個(gè)問(wèn)題。一些企業(yè)在實(shí)施檔案信息化建設(shè)時(shí)對(duì)其安全問(wèn)題的重視程度不足，導(dǎo)致很多的工作人員的操作不夠規(guī)范，數(shù)據(jù)的保護(hù)上也出現(xiàn)很大的問(wèn)題。并且在整個(gè)信息化建設(shè)的發(fā)展過(guò)程中根本就沒(méi)有一個(gè)很好地管理措施，再知道數(shù)據(jù)損壞時(shí)也無(wú)計(jì)可施，不能對(duì)損失的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，這樣就會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)非常嚴(yán)重的影響，同時(shí)還會(huì)對(duì)公司造成很嚴(yán)重的損失。

第四，在信息化建設(shè)過(guò)程中的技術(shù)人員專業(yè)知識(shí)掌握程度不夠。一些企業(yè)所聘請(qǐng)的檔案信息化建設(shè)技術(shù)人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，或是沒(méi)有持有這方面的技術(shù)證書，在整體的技術(shù)人員中，兼職人數(shù)比正式員工數(shù)要多。檔案管理人員對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的了解程度不夠，從而也會(huì)導(dǎo)致在操作的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多根本沒(méi)必要出現(xiàn)的錯(cuò)誤，造成信息化建設(shè)的落實(shí)效果不是很好。

三、對(duì)檔案信息化建設(shè)的具體思路

第一，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)技術(shù)人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。在進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要擁有很好的專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行工作，不能為節(jié)省資金就聘請(qǐng)一些不懂這方面專業(yè)知識(shí)的兼職員。新時(shí)期的檔案管理人員必須要具備很好的信息化實(shí)踐能力和檔案管理技能，這才能更好地勝任這份工作，所以為了能夠培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理人員，我們更要積極地組織公司的技術(shù)人員進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，一直不斷的汲取在檔案信息化建設(shè)發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的新的技術(shù)性問(wèn)題，這樣才能夠提高工作人員的工作能力。并且企業(yè)要組織定期的專業(yè)知識(shí)的考核，提升企業(yè)工作人員的學(xué)習(xí)積極性。

第二，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，需要企業(yè)足夠的投入支持。企業(yè)管理人員要通過(guò)對(duì)信息化實(shí)踐過(guò)程的了解，對(duì)其中應(yīng)用到的硬件設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的完善與升級(jí)，并且要對(duì)這方面的知識(shí)進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，然后結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況與檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，進(jìn)行對(duì)癥管理。只有對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行不斷的完善與升級(jí)，滿足信息化建設(shè)所需要的條件，才能夠把檔案信息化建設(shè)進(jìn)行很好的實(shí)施與落實(shí)。在企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)管理人員必須要制定一個(gè)切實(shí)際的目標(biāo)，并且要讓工作人員為此努力的奮斗。通過(guò)技術(shù)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的研究，管理人員要為此設(shè)計(jì)出一套合理的管理方案，這樣也可以對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行很好的管理，同時(shí)也會(huì)相應(yīng)地提高工作人員的工作效率。

第三，檔案信息化建設(shè)的安全管理問(wèn)題。在信息化管理的形勢(shì)下，安全問(wèn)題也是管理人員必須要重視的一個(gè)嚴(yán)肅的問(wèn)題，在進(jìn)行實(shí)踐的過(guò)程中，管理人員一定要重點(diǎn)對(duì)待安全問(wèn)題。為了提升檔案信息化建設(shè)的安全性，要采取綜合性的安全措施進(jìn)行解決。管理人員還要對(duì)進(jìn)算計(jì)的防護(hù)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，并且要結(jié)合工作人員的工作特點(diǎn)，對(duì)計(jì)算機(jī)防護(hù)軟件進(jìn)行定期的病毒查殺，還要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行監(jiān)控，努力提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的安全性，還要注意備份檔案內(nèi)容，這樣就可以避免檔案內(nèi)容的損壞與丟失。

第四，要相應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，時(shí)代的進(jìn)步要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善，企業(yè)在加強(qiáng)管理制度的同時(shí)，還要促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，保證能夠正常的開展企業(yè)檔案管理工作。并且企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)范性也是必須要重視的，有一個(gè)合理而規(guī)范的管理制度才能正常的運(yùn)行管理工作，這也是企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)行發(fā)展與創(chuàng)新的必要前提。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展與建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)可以為整個(gè)企業(yè)提供新鮮血液和發(fā)展的動(dòng)力。并且檔案信息化的建設(shè)已經(jīng)是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代下企業(yè)中必須加以重視的一種建設(shè)內(nèi)容。企業(yè)只有積極地開展檔案信息化建設(shè)工作，才能在這發(fā)展迅速的社會(huì)中有一席立足之地，才會(huì)保證擁有足夠的競(jìng)爭(zhēng)能力與同類型企業(yè)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)本身才會(huì)更好地與時(shí)俱進(jìn)，跟隨現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展速度。所以，在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以更好地發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的效用，提升檔案資源的整體利用率，促進(jìn)企業(yè)管理決策水平的進(jìn)一步提升。要努力配合檔案信息化管理工作的具體實(shí)施，從而提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平，相應(yīng)地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設(shè)一個(gè)優(yōu)秀的檔案信息化的管理部門，將檔案管理工作的使用價(jià)值進(jìn)行最好的挖掘與發(fā)揮。

（作者單位為中鐵二局集團(tuán)有限公司檔案館）

[作者簡(jiǎn)介：吳靜（1979—），女，本科，工程師，主要從事檔案管理工作。]

參考文獻(xiàn)

[1] 傅露霞，路立龍.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].機(jī)電兵船檔案，2010

（3）：68-69.

[2] 張秀華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].科技資訊，2013（30）：149-151.

[3] 吳妮.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].新西部（下），2016（8）：65+29.

[4] 張曉華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（20）：49-50.

[5] 張俊玲.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].卷宗，2014（6）：99-100.