劉瑞+姜霄+籍文帥

摘 要：教育管理信息系統(tǒng)是我國(guó)教育信息化建設(shè)的戰(zhàn)略重點(diǎn)與推動(dòng)大學(xué)體制變革的重要力量。本文通過(guò)對(duì)我國(guó)五所大學(xué)的調(diào)研，揭示了信息化推動(dòng)下我國(guó)大學(xué)管理體制發(fā)展演變的歷程，提出了我國(guó)大學(xué)以信息化推動(dòng)大學(xué)管理體制改革的策略與建議。

關(guān)鍵詞：信息化；大學(xué)管理體制；策略；歷程

中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2017）07-0018-06

一、問(wèn)題提出

變革高等教育管理體制、完善中國(guó)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)教育改革的重點(diǎn)[1]。而大學(xué)內(nèi)部行政權(quán)力泛化、機(jī)構(gòu)臃腫、部門條塊分割、管理僵化、效率低下、官僚作風(fēng)盛行是我國(guó)完善現(xiàn)代大學(xué)制度面臨的主要障礙之一[2][3]。信息技術(shù)是一種打破組織邊界，突破復(fù)雜利益格局，推動(dòng)組織變革發(fā)展的革命性力量[4]。信息化正成為我國(guó)大學(xué)突破體制壁壘，深化體制改革的強(qiáng)大動(dòng)力。《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》、《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》都將構(gòu)建教育管理信息系統(tǒng)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)，我國(guó)大學(xué)在此迎來(lái)以信息化推動(dòng)體制改革的新機(jī)遇。

值此我國(guó)高等教育體制改革之際，與信息化對(duì)大學(xué)管理變革之勢(shì)初見(jiàn)端倪之時(shí)，分析信息化影響我國(guó)大學(xué)管理體制改革發(fā)展的過(guò)程與機(jī)制，總結(jié)以信息化促進(jìn)大學(xué)管理體制改革的策略，是信息時(shí)代中國(guó)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)的重要議題。

二、研究現(xiàn)狀與研究思路

以信息化推動(dòng)大學(xué)管理體制改革是國(guó)內(nèi)外實(shí)驗(yàn)與研究的熱點(diǎn)。國(guó)內(nèi)研究者提出管理信息化將引發(fā)大學(xué)組織結(jié)構(gòu)變革，大學(xué)組織將重組，由“金字塔”向“凸型”轉(zhuǎn)變，管理工作模式從過(guò)去獨(dú)立完成向團(tuán)隊(duì)協(xié)同完成發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的信息系統(tǒng)將承擔(dān)更多決策支持作用[5][6]。當(dāng)前觀念更新慢，對(duì)信息技術(shù)認(rèn)識(shí)不深入，學(xué)校不重視，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，管理服務(wù)系統(tǒng)不完善，師生信息素養(yǎng)低是制約我國(guó)大學(xué)管理中應(yīng)用信息化的主要問(wèn)題。需樹(shù)立科學(xué)的管理服務(wù)觀念、統(tǒng)籌規(guī)劃，打造堅(jiān)實(shí)的管理服務(wù)平臺(tái)，提升服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)管理體制變革，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)管理流程再造[7][8]。我國(guó)此方面研究多以思辨為主，然而信息化對(duì)我國(guó)大學(xué)管理體制改革已經(jīng)帶來(lái)怎樣的變化，這些變化是如何產(chǎn)生的，有無(wú)可借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)，此方面的研究甚少。

筆者以我國(guó)Q大學(xué)、B大學(xué)、F大學(xué)、H大學(xué)、Z大學(xué)這五所管理信息化建設(shè)卓有成效的大學(xué)為個(gè)案，通過(guò)對(duì)相關(guān)人員訪談及相關(guān)文獻(xiàn)資料的分析，探究我國(guó)大學(xué)以信息化推動(dòng)管理體制改革發(fā)展的歷程，總結(jié)以信息化推動(dòng)管理流程再造，促使管理結(jié)構(gòu)、管理文化改革的成功策略，以期對(duì)深化我國(guó)大學(xué)管理信息化建設(shè)，探索以信息化推動(dòng)大學(xué)管理體制改革有所啟示。

三、信息化推動(dòng)下我國(guó)大學(xué)管理體制改革發(fā)展的歷程分析

我國(guó)大學(xué)管理信息化的發(fā)展，經(jīng)歷了從獨(dú)立管理系統(tǒng)建設(shè)向統(tǒng)一教育管理公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的發(fā)展，從面向職能部門以業(yè)務(wù)功能主動(dòng)的管理信息系統(tǒng)建設(shè)向面向師生用戶服務(wù)的基于業(yè)務(wù)流程再造的大學(xué)資源規(guī)劃建設(shè)。在這一發(fā)展中，管理信息系統(tǒng)提升了大學(xué)管理效率，促進(jìn)了管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，改變了大學(xué)管理業(yè)務(wù)的運(yùn)行與管理方式，正在管理業(yè)務(wù)流程再造中推動(dòng)大學(xué)管理體制的改革。

1.我國(guó)大學(xué)科層管理體制的手工時(shí)代

我國(guó)大學(xué)科層管理體制對(duì)管理業(yè)務(wù)的劃分，一是根據(jù)管理對(duì)象，即“人、財(cái)、物”設(shè)定，如人事處、財(cái)務(wù)處、設(shè)備處、房產(chǎn)處、學(xué)工處等。二是根據(jù)大學(xué)師生的活動(dòng)類型，教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等進(jìn)行劃分，如教務(wù)處、科研處、研究生院、團(tuán)委等。各項(xiàng)工作向上設(shè)立分管不同職能部門或事務(wù)的副校長(zhǎng)，向下在院系設(shè)立如科研副院長(zhǎng)、教學(xué)副院長(zhǎng)、財(cái)務(wù)副院長(zhǎng)、教務(wù)員、科研秘書(shū)、辦公室主任等職位，形成了如圖1所示的科層管理體制結(jié)構(gòu)。大學(xué)管理業(yè)務(wù)運(yùn)行依靠師生員工將自己的信息活動(dòng)，以各部門職能為標(biāo)準(zhǔn)分解，按照“師生——院系行政人員——職能部門”這一層級(jí)，以紙張為媒介，以“人的物理運(yùn)動(dòng)”為信息傳遞通道，實(shí)現(xiàn)大學(xué)管理業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)。

科層組織結(jié)構(gòu)引入大學(xué)是由其歷史必然性。從“信息”視角來(lái)看，要管理大學(xué)這么一個(gè)復(fù)雜的組織，手工時(shí)代校領(lǐng)導(dǎo)群體沒(méi)有時(shí)間精力搜集和整理各方信息以做出決策，引入科層管理體制，通過(guò)設(shè)置不同職能部門，將大學(xué)中“人”的整體、復(fù)雜的信息活動(dòng)進(jìn)行分類管理，職能部門成為銜接領(lǐng)導(dǎo)層與院系執(zhí)行層的橋梁，進(jìn)行信息匯總、傳遞、分析，為工業(yè)時(shí)代大學(xué)的發(fā)展提供了保障。擔(dān)當(dāng)橋梁的“職能部門”因其信息處理能力的局限，部門業(yè)務(wù)跨度不能太大，必須要設(shè)定多個(gè)職能部以提升管理效率。

但我們要看到大學(xué)管理效率的提升是建立在師生對(duì)自身“信息活動(dòng)”分解基礎(chǔ)上，是以被師生的低效率為代價(jià)。與此同時(shí)，因信息載體限制，職能部門、師生經(jīng)常為相同信息的重復(fù)獲取與加工花費(fèi)大量時(shí)間與精力。信息獲取、加工、傳遞的手工操作方式效率低下，使很多職能部門設(shè)置了某項(xiàng)業(yè)務(wù)只在某天辦理的規(guī)定。新生報(bào)到、畢業(yè)離校，跑多個(gè)部門，蓋多個(gè)章，數(shù)日方能辦理完畢。這種師生為一項(xiàng)業(yè)務(wù)忙碌數(shù)天的現(xiàn)象在大學(xué)中屢見(jiàn)不鮮。隨著時(shí)代發(fā)展，大學(xué)科層管理體制所帶來(lái)的機(jī)構(gòu)龐大重疊、多頭管理、信息不暢等諸多弊端凸顯，尤其當(dāng)大學(xué)步入日趨復(fù)雜、多元，很多事情需協(xié)同方能完成的信息時(shí)代，科層管理體制弊端已束縛大學(xué)發(fā)展。

2.科層管理體制下大學(xué)管理方式從手工時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代的轉(zhuǎn)變

伴隨著IT的發(fā)展，大學(xué)職能部門開(kāi)始使用管理信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)信息管理與業(yè)務(wù)辦理。如Q大學(xué)、P大學(xué)、H大學(xué)等在20世紀(jì)80年代末在教務(wù)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)上開(kāi)始嘗試管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，21世紀(jì)初葉全面推進(jìn)。迄今五所大學(xué)已開(kāi)發(fā)了本科生教務(wù)系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、教務(wù)管理信息系統(tǒng)、學(xué)工管理信息系統(tǒng)等二十多個(gè)面向各職能部門的管理信息系統(tǒng)，對(duì)大學(xué)管理產(chǎn)生了影響。

（1）在管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化中提升管理效率

如圖2所示，此階段的管理信息系統(tǒng)是面向各職能部門建設(shè)，將原先“管理者——管理業(yè)務(wù)——師生”之間的關(guān)系改變?yōu)椤肮芾碚摺?jì)算機(jī)——管理業(yè)務(wù)——機(jī)器——用戶”之間的關(guān)系。師生通過(guò)電腦登錄各部門信息系統(tǒng)，即可隨時(shí)、隨地查閱信息、辦理業(yè)務(wù)。信息系統(tǒng)加速了業(yè)務(wù)信息獲取、加工、處理、傳遞的速度，拓展了業(yè)務(wù)辦理時(shí)空，減少了職能部門辦事人員的工作量，提升了辦事效率。原先很多因“信息處理速度慢而定的不合理規(guī)章”開(kāi)始逐漸消逝。H大學(xué)IT主管深有感觸的說(shuō)：“以前我們辦事，職能部門經(jīng)常會(huì)告訴你這個(gè)事情我們只在某天辦理。但信息系統(tǒng)應(yīng)用，你一操作就能辦理，這對(duì)師生而言就便捷了很多?！?

（2）科層管理體制體制下管理信息系統(tǒng)的問(wèn)題與弊端

面向職能部門的管理信息系統(tǒng)建設(shè)提高了大學(xué)各部門管理效率，但也暴露了出傳統(tǒng)大學(xué)管理體制的弊端與問(wèn)題。我國(guó)大學(xué)管理信息系統(tǒng)最早是自上而下行政推進(jìn)，其建設(shè)初期主要從職能部門的業(yè)務(wù)需求及運(yùn)行方式角度建設(shè)，并未考慮業(yè)務(wù)服務(wù)對(duì)象——師生及院系的需求，實(shí)現(xiàn)的是職能部門傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化，未對(duì)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和改變。如圖2所示，師生仍然需要根據(jù)部門的職能劃分自己信息活動(dòng)，登陸不同部門的系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)。師生不僅需記住一堆賬戶和密碼，而且如果對(duì)職能部門功能劃分不熟悉，往往很難很快在系統(tǒng)中找到所需辦理業(yè)務(wù)的功能模塊。此外各部門管理信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，相互不能共享數(shù)據(jù)。信息孤島現(xiàn)象導(dǎo)致師生不僅需要在不同系統(tǒng)中多次填寫(xiě)重復(fù)信息，更發(fā)生同樣信息在人事處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、研究生院各自系統(tǒng)不一樣，學(xué)校也無(wú)法掌握全校的全局?jǐn)?shù)據(jù)。

3.在系統(tǒng)整合與面向用戶信息服務(wù)門戶建設(shè)中推動(dòng)大學(xué)管理體制改革

針對(duì)上一階段所出現(xiàn)的問(wèn)題，大學(xué)開(kāi)始從師生個(gè)性化需求為出發(fā)點(diǎn)，建立統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，推動(dòng)各信息系統(tǒng)之間的整合，開(kāi)發(fā)以用戶為中心的教育管理公共服務(wù)門戶。

如圖3所示，如各大學(xué) IT主管所言：相對(duì)于獨(dú)立管理信息系統(tǒng)時(shí)代而言，整合后的服務(wù)門戶系統(tǒng)，師生一站登陸即可辦理所有業(yè)務(wù)。在事務(wù)辦理中，無(wú)需清楚哪些事務(wù)該在哪些部門辦理，不需按職能部門劃分自己的信息行動(dòng)，只需從自身需求出發(fā)提交業(yè)務(wù)辦理申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)形成業(yè)務(wù)流，分發(fā)到相應(yīng)部門處理，再通過(guò)門戶系統(tǒng)給用戶反饋，多個(gè)部門協(xié)同為師生提供個(gè)性化服務(wù)。信息化開(kāi)始成為推動(dòng)大學(xué)部門管理業(yè)務(wù)流程再造，促進(jìn)職能部門從“管理中心”向“用戶服務(wù)中心”轉(zhuǎn)變的動(dòng)力，信息之于管理的戰(zhàn)略價(jià)值也日漸體現(xiàn)。

（1）在信息系統(tǒng)整合中暴露管理業(yè)務(wù)的不規(guī)范與業(yè)務(wù)真空問(wèn)題

信息系統(tǒng)建設(shè)及整合必然要基于業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息進(jìn)行分類，并分析各類信息在系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)路徑。信息系統(tǒng)中每個(gè)信息要準(zhǔn)確、唯一，各類業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)過(guò)程要非常清晰、暢通，否則系統(tǒng)就無(wú)法運(yùn)行。這就要求大學(xué)部門間的業(yè)務(wù)分工明確，業(yè)務(wù)流清晰。

科層管理體制雖然對(duì)我國(guó)大學(xué)職能部門已有明晰分工，但一方面不可能對(duì)師生所有信息活動(dòng)考慮全面，一些業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)分工模糊有交叉，部門間存在業(yè)務(wù)真空。另一方面隨著時(shí)代的發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容與范圍不斷變化，職能部門間分工往往很難及時(shí)應(yīng)變。就如F大學(xué)信息系統(tǒng)部副主任所言：“大學(xué)部門與部門間恨不得劃清界限，井水不犯河水，但實(shí)際他劃清界限時(shí)，就在部門與部門之間留下很多業(yè)務(wù)真空地帶，成為業(yè)務(wù)盲區(qū)。”在紙筆辦公時(shí)代，當(dāng)因部門業(yè)務(wù)交叉或業(yè)務(wù)真空而導(dǎo)致業(yè)務(wù)無(wú)法辦理時(shí)，多是依靠師生自己往返于多個(gè)部門間溝通以解決問(wèn)題，部門很少去改革業(yè)務(wù)流程。

當(dāng)我國(guó)大學(xué)進(jìn)入以用戶為中心的統(tǒng)一信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，師生所需辦理的事務(wù)是一個(gè)“連續(xù)的信息流”，部門間的業(yè)務(wù)交叉或業(yè)務(wù)真空必然使信息系統(tǒng)中的信息冗余或信息斷流，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)在系統(tǒng)上無(wú)法運(yùn)行。此時(shí)部門間的業(yè)務(wù)問(wèn)題自然暴露，并且非得解決。如H大學(xué)在整合系統(tǒng)時(shí)發(fā)現(xiàn)師資科與勞資科同一個(gè)教師數(shù)據(jù)不一致，人事處與研究生院同一教師職稱信息不一致。F大學(xué)在研究生系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，發(fā)現(xiàn)三個(gè)部門所給研究生人數(shù)不一。正如F大學(xué)信息辦主任所言：“信息系統(tǒng)的建設(shè)使大學(xué)職能部門中存在已久的業(yè)務(wù)不清問(wèn)題浮出水面，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到完善優(yōu)化部門業(yè)務(wù)流程的迫切性，推動(dòng)部門著手厘清分工，確定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，保證信息的統(tǒng)一與準(zhǔn)確。”

（2）在系統(tǒng)整合中突破部門邊界推動(dòng)管理業(yè)務(wù)流程再造

在信息系統(tǒng)的應(yīng)用與整合中，大學(xué)不同職能部門之間的聯(lián)系和滲透越來(lái)越緊密[9]。大學(xué)IT主管與部門主管都開(kāi)始發(fā)現(xiàn)，按照傳統(tǒng)紙筆業(yè)務(wù)流程所建設(shè)的信息系統(tǒng)往往讓業(yè)務(wù)信息流不是以最短路徑流動(dòng)，且層層關(guān)卡減緩了信息流動(dòng)的效率，不能充分發(fā)揮信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，以更好為大學(xué)師生服務(wù)，大學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造已是必然。H大學(xué)IT主管舉例說(shuō)：“一個(gè)教授要出國(guó)，在校辦公系統(tǒng)填寫(xiě)申請(qǐng)后，先要系領(lǐng)導(dǎo)審閱，再批轉(zhuǎn)到外事部門。如果你是副處級(jí)以上干部，還得再批轉(zhuǎn)到組織部備案，然后再到財(cái)務(wù)處確認(rèn)你可用那筆經(jīng)費(fèi)出國(guó)。雖然有信息系統(tǒng)支撐，相對(duì)以往辦理速度快了不少，但即使這樣，這個(gè)申請(qǐng)沒(méi)有兩周也辦不下來(lái)的。所以這引發(fā)我們思考，這樣的一個(gè)簽報(bào)流程是否合理，哪些可縮減，哪些可并行，從而進(jìn)行流程再造?！?/p>

流程再造是“為了飛躍性地改善成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等現(xiàn)代企業(yè)的主要運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)，必須對(duì)工作流程進(jìn)行根本性的重新思考并徹底改革[10]。大學(xué)資源規(guī)劃從大學(xué)全局，遵循“以人為本，為師生服務(wù)，小管理、大服務(wù)”的管理理念，以人為核心，促進(jìn)職能部門之間的交流與聯(lián)系，重構(gòu)大學(xué)業(yè)務(wù)流程[11]。在流程再造與大學(xué)資源規(guī)劃思想指導(dǎo)下，我國(guó)大學(xué)開(kāi)始了基于信息化的大學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造，乃至管理體制改革探索。如Z大學(xué)根據(jù)本科生在大學(xué)活動(dòng)的生命周期設(shè)計(jì)系統(tǒng)，從原先按教務(wù)、學(xué)生處、團(tuán)委、院系、圖書(shū)館等部門劃分變成以學(xué)生為中心的一體化的業(yè)務(wù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與服務(wù)流程?！皵?shù)字迎新”系統(tǒng)以“學(xué)生為中心”，將原本分散于校長(zhǎng)辦公室、IT部門、招生辦公室、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處等近20個(gè)單位部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范和簡(jiǎn)化，并將其集成于數(shù)字迎新系統(tǒng)中。迎新時(shí)學(xué)生只需掃描錄取通知書(shū)上條碼，即可識(shí)別身份，一次辦理絕大多數(shù)業(yè)務(wù)，提升效率?？梢钥吹酱穗A段，信息化使大學(xué)業(yè)務(wù)信息流動(dòng)方式、速度、路徑發(fā)生了變化，對(duì)組織中很多原先發(fā)揮信息中轉(zhuǎn)站功能的部門地位產(chǎn)生了影響，對(duì)以“信息”為業(yè)務(wù)處理對(duì)象的部門的職能以及工作方式產(chǎn)生了影響，并正促成大學(xué)管理流程再造。信息化所推動(dòng)的管理流程再造不僅為用戶提供了方便，也正在推動(dòng)大學(xué)管理結(jié)構(gòu)的扁平化。如清華大學(xué)在管理信息化推動(dòng)下，將分散于研究生院、教務(wù)處和各系（院、所） 管理部門的注冊(cè)、選課、排課表、期末考試安排、成績(jī)管理等許多直接面向?qū)W生的工作統(tǒng)一交由新成立的注冊(cè)中心負(fù)責(zé)。

（3）在信息系統(tǒng)整合中提升“信息”的戰(zhàn)略價(jià)值

信息系統(tǒng)的整合推動(dòng)了各部門之間的信息共享，信息的戰(zhàn)略價(jià)值日見(jiàn)凸現(xiàn)。當(dāng)前我國(guó)大學(xué)中信息的戰(zhàn)略價(jià)值主要體現(xiàn)于兩個(gè)方面。一是基于數(shù)據(jù)挖掘的決策支持與信息服務(wù)。信息技術(shù)從支撐大學(xué)部門間信息的共享流動(dòng)，發(fā)展到基于數(shù)據(jù)挖掘的決策支撐，大學(xué)從基于少量信息的模糊戰(zhàn)略決策發(fā)展到基于海量信息分析的精確戰(zhàn)略決策，是信息作為大學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略資源的重大體現(xiàn)。如Q大學(xué)、F大學(xué)等基于數(shù)據(jù)挖掘，為校領(lǐng)導(dǎo)、各學(xué)院、各部門、師生個(gè)人提供如學(xué)生經(jīng)濟(jì)資助裁定，需心理干預(yù)的學(xué)生群體發(fā)現(xiàn)等各種決策與信息服務(wù)。二是“信息”成為大學(xué)重大戰(zhàn)略資源與促進(jìn)資源優(yōu)化配置的手段。大學(xué)資源規(guī)劃的提出及實(shí)施，使信息從原先附屬于物質(zhì)與資金的虛幻之物，上升為與物資、資金同等重要的戰(zhàn)略資源。并以“信息流”為核心實(shí)現(xiàn)了大學(xué)“業(yè)務(wù)流、資金流、物流”的合一，通過(guò)“信息”的共建共享及對(duì)其信息的精妙的控制實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校財(cái)、物資源的優(yōu)化配置。如Q大學(xué)、F大學(xué)等投入使用的會(huì)議室管理系統(tǒng)將全校大小會(huì)議室收歸學(xué)校，各單位在線看到每個(gè)會(huì)議室使用情況，可在線預(yù)定會(huì)議室，有效提升了全校房產(chǎn)利用率。如浙江大學(xué)等推進(jìn)的智慧校園，對(duì)教室、辦公室溫度、照明進(jìn)行智能控制，解決長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人亮燈、房間溫度過(guò)高、過(guò)低等造成的資源浪費(fèi)，解決個(gè)別部門一些辦公用房使用率低，為房產(chǎn)資源優(yōu)化配置提供依據(jù)。[12]

四、以信息化推動(dòng)我國(guó)大學(xué)管理體制改革的策略

綜合五所大學(xué)在以信息化推動(dòng)管理創(chuàng)新發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，筆者就我國(guó)大學(xué)以信息化推動(dòng)管理體制改革，加快現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，提出以下幾點(diǎn)建議。

1.認(rèn)清管理信息化與大學(xué)管理體制改革的關(guān)系

（1）正確理解管理信息化的內(nèi)涵與價(jià)值

大學(xué)管理信息化并非是職能部門現(xiàn)有數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程的簡(jiǎn)單“數(shù)字化”，不是大學(xué)已有管理模式在數(shù)字世界的映射，而是圍繞如何為“師生員工”提供個(gè)性、及時(shí)、準(zhǔn)確，基于“信息與信息流”的教育服務(wù)，圍繞如何提升行政管理效率與服務(wù)水平，以促進(jìn)大學(xué)教學(xué)、科研等核心職能與戰(zhàn)略目標(biāo)的更好實(shí)現(xiàn)。所以大學(xué)管理信息化不僅僅是“信息的序化存儲(chǔ)及個(gè)性化信息的推送”，更“以信息流為核心”，促進(jìn)師生各類活動(dòng)中信息的暢通流轉(zhuǎn)，以信息化促使職能部門整體服務(wù)的延伸與精細(xì)化。在這一過(guò)程中，信息化推動(dòng)職能部門業(yè)務(wù)流程再造乃至管理體制改革。

（2）管理信息化是以服務(wù)于21世紀(jì)大學(xué)的變革發(fā)展為使命

大學(xué)管理信息化是以推動(dòng)管理體制的改革，從而支撐大學(xué)核心使命的實(shí)現(xiàn)。中國(guó)大學(xué)管理體制改革一直在艱辛、漫長(zhǎng)的探索道路上踟躕前行。我們要隨著時(shí)代的變遷而不斷更新對(duì)大學(xué)、大學(xué)管理的認(rèn)識(shí)。在時(shí)下推動(dòng)和深化中國(guó)大學(xué)管理體制變革的洪流中，我們要不斷追問(wèn)：“信息時(shí)代中國(guó)大學(xué)的核心使命發(fā)生了的哪些變化？這些核心使命的完成對(duì)大學(xué)的管理體制提出了怎樣的要求？21世紀(jì)中國(guó)大學(xué)的管理應(yīng)是什么樣的？”只有回歸到對(duì)這些本源問(wèn)題的追問(wèn)，我們以信息化推動(dòng)大學(xué)管理體制創(chuàng)新發(fā)展的努力方能不迷失方向，我們所致力于的大學(xué)管理體制改革才能真正服務(wù)于21世紀(jì)中國(guó)大學(xué)的變革發(fā)展。

2.樹(shù)立信息時(shí)代大學(xué)管理體制的新理念

我們今天所要建立的現(xiàn)代大學(xué)制度，既不是19世紀(jì)的德國(guó)大學(xué)制度，也不是20世紀(jì)的美國(guó)大學(xué)制度，而是針對(duì)我國(guó)大學(xué)所承擔(dān)的現(xiàn)實(shí)使命，在解決數(shù)十年來(lái)大學(xué)制度存在積弊的基礎(chǔ)上，符合時(shí)代特征的大學(xué)制度[13]。當(dāng)代我國(guó)大學(xué)內(nèi)部管理體制的改革必然要符合信息時(shí)代的特征，反應(yīng)中國(guó)特色現(xiàn)代大學(xué)制度的要求。

（1）職能部門從“管理至上”向“服務(wù)至上”的轉(zhuǎn)變

以“師生為本”是“師生權(quán)力”體現(xiàn)的關(guān)鍵，職能部門的業(yè)務(wù)歸根到底是服務(wù)于師生。要實(shí)現(xiàn)職能部門圍著“師生”提供服務(wù)，在人員無(wú)法擴(kuò)充、手工方式下顯然難以實(shí)現(xiàn)，信息化則提供了可能性。

信息系統(tǒng)打破時(shí)空限制，讓師生通過(guò)電腦終端即可隨時(shí)、隨地辦理業(yè)務(wù)，不受天氣、職能部門辦公時(shí)間、排隊(duì)等困擾。統(tǒng)一信息門戶根據(jù)“用戶生命周期”，以信息流為核心，實(shí)現(xiàn)了“服務(wù)與管理”的分離，師生可享受個(gè)性、整體的以“信息為核心”業(yè)務(wù)服務(wù)，而無(wú)需關(guān)注其所要辦理的業(yè)務(wù)是哪些部門、哪些人員負(fù)責(zé)。事實(shí)上，大學(xué)管理業(yè)務(wù)運(yùn)行是信息流動(dòng)與信息服務(wù)，業(yè)務(wù)流程與信息流程不可分割。信息技術(shù)改變了人們獲取、加工、使用、交流信息的方式，為用戶享受“個(gè)性化、準(zhǔn)確、及時(shí)、推送式”的信息服務(wù)提供了可能性。以滿足師生個(gè)性化信息需求為旨?xì)w，更好服務(wù)于大學(xué)在信息時(shí)代的發(fā)展，是我國(guó)大學(xué)職能部門管理理念轉(zhuǎn)變的必然。正如訪談中五所大學(xué)IT主管所言：信息化建設(shè)要求業(yè)務(wù)人員改變以前機(jī)械的模式化的業(yè)務(wù)辦理方式，要更多體現(xiàn)出服務(wù)性、人性化。信息化節(jié)省了職能部門人員的時(shí)間，精力，這就要求職能部門將其精力更多放在如何為廣大師生用戶開(kāi)創(chuàng)新的服務(wù)項(xiàng)目，尋求自身發(fā)展的空間。

當(dāng)然這種轉(zhuǎn)變并不是意味著大學(xué)不存在“管理”，而是指師生所體驗(yàn)與感受到的職能部門不再是“高高在上的監(jiān)管者”角色。再加之“人——機(jī)——人”的信息流與業(yè)務(wù)流協(xié)同的辦理方式減少了“人——人”辦事中的很多非理性因素，增強(qiáng)了師生“服務(wù)”體驗(yàn)，弱化“被監(jiān)管”的感受。

（2）發(fā)揮信息在資源配置中的價(jià)值

“優(yōu)化大學(xué)資源配置”是大學(xué)內(nèi)部管理體制改革的重點(diǎn)，但我國(guó)大學(xué)始終重點(diǎn)關(guān)注“人、財(cái)、物”的配置方式。不僅忽略了“信息”作為戰(zhàn)略資源的價(jià)值，更未能看到“信息”對(duì)“人、財(cái)、物”資源優(yōu)化配置的價(jià)值和意義。我們要看到，信息的本質(zhì)是權(quán)利，信息的共建、共享往往是權(quán)力的共享。信息化是技術(shù)改變了信息資源的權(quán)力屬性，并引發(fā)大學(xué)中與信息相伴權(quán)力的再分配。所以大學(xué)人、才、物資源的優(yōu)化配置必然可以通過(guò)對(duì)這些資源相關(guān)“信息”的管理而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置。

（3）從條塊分割的科層組織結(jié)構(gòu)向扁平矩陣結(jié)構(gòu)的發(fā)展

伴隨著信息化的應(yīng)用，大學(xué)組織結(jié)構(gòu)向扁平化、矩陣式的轉(zhuǎn)變成為大家的共識(shí)。扁平的組織結(jié)構(gòu)取消中間層，降低管理層次，使決策層和執(zhí)行層的信息傳遞更快捷、方便，從而加大管理幅度和力度。所以矩陣結(jié)構(gòu)日漸成為世界大學(xué)改革大學(xué)組織結(jié)構(gòu)，應(yīng)對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)的一種措施[14]。從“科層結(jié)構(gòu)”向“矩陣結(jié)構(gòu)”的轉(zhuǎn)變?cè)谛畔⒒苿?dòng)下正成為可能。管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使得承載信息收集、匯總、傳遞、分析等功能的職能部門中很多原本由人完成的工作可以由信息系統(tǒng)完成，職能部門信息處理能力的提升使得部門工作跨度增加，這就使得在保持原有管理效率的前提下，減少中間層次，減少職能機(jī)構(gòu)，增大組織機(jī)構(gòu)柔性，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)層次，權(quán)力重心向院系下移成為可能。

3.以變革的智慧與制度創(chuàng)新推動(dòng)大學(xué)管理體制改革

以信息化推動(dòng)大學(xué)管理體制改革是一場(chǎng)革命，這場(chǎng)革命涉及管理理念、文化、組織結(jié)構(gòu)的改革，涉及各群體現(xiàn)有利益的調(diào)整。所以如何推動(dòng)這場(chǎng)變革，是需要一定的智慧與策略。

（1）校領(lǐng)導(dǎo)巧抓變革時(shí)機(jī)

從國(guó)內(nèi)大學(xué)的成功實(shí)踐來(lái)看，大學(xué)信息化應(yīng)用的成熟是基礎(chǔ)，大學(xué)不斷追求卓越與創(chuàng)新的文化傳承是內(nèi)在動(dòng)力，大學(xué)面臨的外部危機(jī)是導(dǎo)火索，校領(lǐng)導(dǎo)的危機(jī)意識(shí)與變革精神是能否抓住時(shí)機(jī)變革發(fā)展的關(guān)鍵。能否推動(dòng)的關(guān)鍵就在于我國(guó)大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是否有追求卓越的內(nèi)在需求，能否敏銳感受到在信息化與全球化浪潮中高等教育組織的創(chuàng)新發(fā)展給中國(guó)大學(xué)所帶來(lái)的危機(jī)，能否超越信息技術(shù)視野，認(rèn)識(shí)到信息化所推動(dòng)的信息整合、共享之于大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略價(jià)值，能否直面時(shí)代挑戰(zhàn)，并敢于承受這種變革所帶來(lái)利益重組的陣痛，鼓起以變革求發(fā)展的勇氣，開(kāi)創(chuàng)我國(guó)大學(xué)在信息時(shí)代的未來(lái)。

（2）以涉及多部門的中心工作為契機(jī)撬動(dòng)科層管理體制壁壘

如何撬動(dòng)存在數(shù)十年之久、從政府部門蔓延至院系行政人員的壁壘森嚴(yán)的科層管理體制？這是大學(xué)管理體制改革的難點(diǎn)。適時(shí)抓住大學(xué)中需多部門協(xié)調(diào)方能完成的工作，以信息化提升工作效率，并在此過(guò)程中推動(dòng)部門間信息的共建、共享，進(jìn)而促成流程再造，是突破部門壁壘的有效策略。

（3）以IT治理的改革支撐大學(xué)管理體制的改革。

大學(xué)管理體制的改革是一場(chǎng)牽涉多方利益的復(fù)雜活動(dòng)，誰(shuí)來(lái)引領(lǐng)改革，誰(shuí)來(lái)實(shí)施改革，需要制度保障。大學(xué)管理體制的改革自身不能依賴于現(xiàn)有體制，而需創(chuàng)造一種超越現(xiàn)有大學(xué)體制的新體制。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，如果所有利益相關(guān)者沒(méi)有參與，則管理業(yè)務(wù)運(yùn)行必然遇到問(wèn)題[15]。時(shí)下不少大學(xué)正在推動(dòng)的讓利益相關(guān)群體參與信息化決策的IT治理改革即為推動(dòng)大學(xué)管理體制改革提供了支持。如MIT的管理流程再造中，MIT創(chuàng)建了橫跨多部門、將各群體納入其中的“BPR指導(dǎo)組（顧問(wèn)組）——BPR核心團(tuán)隊(duì)——流程再設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)”的體制。[16]

五、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)中，我們不僅要看到很多大學(xué)的管理信息化已對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策方式、部門管理模式、手段，乃至組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了影響，更要認(rèn)識(shí)到在這場(chǎng)以信息技術(shù)為特征的人類文明第三次工業(yè)革命中，如果忽略了信息技術(shù)、脫離了信息時(shí)代這一大背景，我們勢(shì)必難以找到突破當(dāng)前大學(xué)內(nèi)部利益壁壘、創(chuàng)建和完善現(xiàn)代大學(xué)制度的有效途徑，中國(guó)高等教育在信息時(shí)代的崛起之路亦可能遙遙無(wú)期。

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（編輯：王曉明）