朱建波

摘 要：在新形勢(shì)的發(fā)展過程中，檔案在各種領(lǐng)域占據(jù)著重要位置，不僅為各個(gè)單位的資料以及信息提供可靠的存取渠道，而且可以為企事業(yè)單位員工的考核提供有效的依據(jù)，因此，檔案在企事業(yè)單位的日常工作中有著重要意義。所以，在新時(shí)代的發(fā)展過程中加強(qiáng)檔案管理工作，針對(duì)目前管理工作存在的一些問題，本文通過分析探討，并提出相應(yīng)的措施，促使檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；管理工作；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）04-0199-01

隨著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作基本成為了所有行業(yè)不可或缺的一部分，它具有非常重要的保存和研究意義。在企事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理是否規(guī)范與嚴(yán)格，直接影響單位工作的正常運(yùn)行，因此，不斷加強(qiáng)與更新檔案管理工作，促使各單位工作的順利開展，不僅成為了我國(guó)檔案管理工作的重要任務(wù)，而且為檔案管理工作順應(yīng)新時(shí)代的要求奠定了一定的理論基礎(chǔ)。

1 新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義

檔案是各個(gè)單位中重要信息資料積累與來源的存儲(chǔ)位置，也可以說它是一種非常重要的無形資產(chǎn)，因?yàn)闄n案信息是單位或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的科學(xué)化依據(jù)，對(duì)企事業(yè)單位以后的發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)營(yíng)效益有著重要影響。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理工作的要求也不斷提高，但由于管理制度落后、管理技術(shù)不鮮明以及管理方式相對(duì)較少，使得檔案管理工作中存在很多問題，造成企事業(yè)單位的管理及建設(shè)程序處于不完善狀態(tài)，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，在新形勢(shì)下提高檔案工作的管理水平，對(duì)社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展具有重要意義[1]。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

2.1 管理制度落后

在目前的檔案管理工作中，其中最突出的問題是的檔案管理制度落后。首先，幾乎沒有單位專門為檔案工作制定管理制度，從而使有些檔案工作無法落到實(shí)處。比如，一些細(xì)節(jié)程序和一些保存較嚴(yán)密的操作，無法做到相應(yīng)的約束，也無法控制它的準(zhǔn)確性。其次，相關(guān)人員在工作過程中不能嚴(yán)格執(zhí)行工作，會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失或者漏網(wǎng)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)的不完整性。另外，在檔案管理工作中，沒有指定專門的管理人員，在檔案的存放以及查詢過程中存在一定的偏差，或者重要信息保管不及時(shí)，造成檔案資料缺損。因此，檔案管理制度落后會(huì)嚴(yán)重影響企事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)他們整體的管理水平以及質(zhì)量提高有很大的干擾。

2.2 檔案管理方式不規(guī)范

一般情況下，企事業(yè)單位在檔案管理的開展工作中，有些資料或者數(shù)據(jù)程序復(fù)雜多樣且繁雜，而工作人員對(duì)于檔案信息的收集、整理以及歸檔存在不規(guī)范，不僅降低了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，而且使得重要資料的安全性與保密性沒有得到保證。同時(shí)，由于相關(guān)工作人員不具備專業(yè)的檔案管理技能，會(huì)打亂檔案的正常順序以及會(huì)影響相關(guān)信息的完整性。因此，在檔案管理過程中，科學(xué)合理的管理檔案，才能提高檔案管理水平。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在以往的檔案管理過程中，由于僅僅是對(duì)同一類的信息進(jìn)行保存，工作程序簡(jiǎn)單，難度系數(shù)較低，因此，一般檔案管理人員無需為專業(yè)人士。但當(dāng)前隨著各行各業(yè)信息資料的擴(kuò)大、更新與不斷變化，使得檔案資料復(fù)雜化，而企事業(yè)單位應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的重要性，大多數(shù)工作人員在管理過程中沒有對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行細(xì)化和嚴(yán)格保管，導(dǎo)致企事業(yè)單位存在一定的不良影響。因此，各個(gè)行業(yè)應(yīng)該注重檔案管理人員的招聘與聘用，將檔案管理工作做到最佳狀態(tài)。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的應(yīng)對(duì)措施

3.1 完善管理制度

首先，制定分工及責(zé)任明確的管理制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化，從而使得工作程序和規(guī)章制度更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。比如，收集信息的完整性制度、整理檔案編號(hào)以及存在位置的秩序以及檔案信息的保密性以及安全性的相關(guān)制度等等。其次，對(duì)于一些保存時(shí)間較長(zhǎng)、不規(guī)范以及整理較混亂的案卷進(jìn)行定期清查與處理，以保證檔案信息的準(zhǔn)確性，從而加快檔案管理工作規(guī)范化的步伐，提高整體工作效率。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的規(guī)范化，因此，為使檔案管理步入規(guī)范化，必須提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效性與合理性。第一，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)的檔案管理知識(shí)與技能的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。第二，加強(qiáng)工作人員的相關(guān)責(zé)任感，有效的提升檔案規(guī)范化的水平。第三，在招聘檔案管理人員的過程，企事業(yè)單位應(yīng)該重視成員的綜合素質(zhì)與能力，并且應(yīng)用嚴(yán)格的流程聘用相關(guān)工作人員。利用以上方式不僅可以引進(jìn)新型人才，而且促使檔案管理方案更加規(guī)范化。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

在現(xiàn)代檔案管理過程中，應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方案，既不能使檔案管理工作規(guī)范化，又不能提高檔案的管理水平。因此，在檔案管理過程中，充分應(yīng)用電子設(shè)備以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，才能使得檔案工作的管理水平跨上一個(gè)新臺(tái)階，快速有效的促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，從而實(shí)現(xiàn)管理程序由復(fù)雜到簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)化以及檔案管理的價(jià)值[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都起著極其重要的作用，要想使檔案管理方案更加合理科學(xué)，必須從各個(gè)方面入手，不斷加強(qiáng)與完善檔案管理制度，促使檔案管理更加規(guī)范化。本文通過對(duì)檔案管理的特點(diǎn)以及存在的問題進(jìn)行了探究，并且利用完善管理制度、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)等等方式，使得檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新與更新。

參考文獻(xiàn)

[1]李雙.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2015（14）：63.

[2]趙靜.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].祖國(guó)，2016（12）：147.