周麗梅+王煒

[摘 要]企事業(yè)單位通過自身改革，不斷加強公司運營能力的關(guān)鍵任務(wù)就是，要加速信息化創(chuàng)建工作，對現(xiàn)有資源進(jìn)行合理分配，從而提升工作水平。信息化是企業(yè)管理進(jìn)入自動化和現(xiàn)代化管理最為高效的途徑，合理發(fā)掘和使用OA系統(tǒng)是企業(yè)信息化創(chuàng)建的關(guān)鍵步驟。本文在描述信息化創(chuàng)建的背景、影響以及使用狀況的前提下，進(jìn)一步給出了信息化創(chuàng)建和OA程序的選擇、架構(gòu)功能以及使用運行策劃。

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；信息化建設(shè)；OA系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.040

[中圖分類號]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-00-02

隨著社會與技術(shù)的前進(jìn)和發(fā)展，在企業(yè)改革與變型的重要時期，信息化創(chuàng)建發(fā)揮了不可替代的作用。電腦技術(shù)與電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，或是二者的派生產(chǎn)品的創(chuàng)建及使用，也是信息化在企業(yè)中最為直觀的展現(xiàn)?？墒?，有很多企業(yè)信息化水平還處于基礎(chǔ)實習(xí)時期，還沒有把OA系統(tǒng)當(dāng)作管理核心去開展信息化建設(shè)，未以有關(guān)準(zhǔn)則來探討OA系統(tǒng)的能力及使用價值，從而給信息化建設(shè)工作制造了阻礙。直接影響著OA系統(tǒng)在國內(nèi)公司中的運用。

1 企事業(yè)單位信息化建設(shè)的情況及其開展原則

日本早在20世紀(jì)60年代末就提出了信息化的概念。平時人們所討論的信息化說的是在經(jīng)濟(jì)社會活動中，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，更為高效的發(fā)掘和應(yīng)用信息，加速社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，推進(jìn)人們生活方式的轉(zhuǎn)變，從而變成了一種社會經(jīng)濟(jì)過程。

企業(yè)信息化是指運用先進(jìn)信息技術(shù)，將信息資源開發(fā)出來并普及使用，逐漸加強生產(chǎn)、運營、服務(wù)等活動的能力，從而提升公司的經(jīng)濟(jì)效益及核心競爭力。給企業(yè)在市場發(fā)展中不斷壯大帶來一定的基礎(chǔ)力量。

信息化是由多個子系統(tǒng)共同配合形成的一個完整復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以需要巨大的人、財、物的使用。當(dāng)這些條件不足時，可以利用下面幾項原則。

（1）整體策劃：按照公司主要的發(fā)展方向去擬定IT發(fā)展策劃，促進(jìn)公司整體目標(biāo)的實現(xiàn)，達(dá)到加強企業(yè)的經(jīng)營能力及關(guān)鍵競爭力。

（2）逐步推進(jìn)，急用優(yōu)先：按照真實情況，讓那些對公司來說最主要、最迫切需求的系統(tǒng)優(yōu)先獲得使用。

運用這些原則的運用，可以減低風(fēng)險，提高成功率，同時經(jīng)過試驗可以替公司培育出很多理論和實戰(zhàn)相結(jié)合的實用性人才，他們將作為公司信息化建設(shè)所需的最重要的人力資源。

2 信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)在大部分企業(yè)，都會建立起各種管理運營系統(tǒng)，例如，財務(wù)管理系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等，由于這些系統(tǒng)互相之間沒有聯(lián)系，相互獨立的系統(tǒng)經(jīng)常會形成同樣的信息反復(fù)記錄的狀況。比如，不同的系統(tǒng)需要對公司內(nèi)部的人員變動或組織機構(gòu)變化同時做出相應(yīng)的改動。假如工作流程發(fā)生變化，對于系統(tǒng)來說就會更嚴(yán)重。另外，每個系統(tǒng)中也有不相同、不及時和不同步等信息出現(xiàn)的概率。比如，員工調(diào)動時，人力資源系統(tǒng)及時產(chǎn)生了變更，可是OA系統(tǒng)卻可能還沒有及時做出調(diào)整；公司財務(wù)系統(tǒng)也沒有及時進(jìn)行改變。在現(xiàn)實中，想要避免不一致信息出現(xiàn)，一般將會花費較多的精力。此外，信息的零亂收集也無法逃避，職工與顧客交流的文件、造訪顧客的信息以及職工的考核信息分別記錄在OA、CRM和人力資源系統(tǒng)中等。使用這樣的程序，不但會給管理人員造成管理上的困難，也會對職工的工作效率造成阻礙。

所以，對于一家公司來說，將所有獨立的系統(tǒng)通過一個平臺或者一種接口統(tǒng)一集合起來，且能使不同的系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)以及不同的信息保持一致，是現(xiàn)代企業(yè)面臨的重要問題，也是現(xiàn)代企業(yè)急需解決的問題。

3 OA系統(tǒng)的應(yīng)用實施

3.1 OA系統(tǒng)的概述

在各種子系統(tǒng)里，OA系統(tǒng)是信息化系統(tǒng)的主要構(gòu)成成分。OA系統(tǒng)是以公司的結(jié)構(gòu)組成為基礎(chǔ)，盡量實現(xiàn)公司關(guān)于內(nèi)部管理限制以及職位分工的需求，具有整體參與的研發(fā)特征，能夠滿足所有客戶業(yè)務(wù)需求的計算機系統(tǒng)。OA系統(tǒng)相較于其他信息系統(tǒng)在各方面有著巨大的優(yōu)勢。

3.2 OA系統(tǒng)的選型標(biāo)準(zhǔn)

按照企業(yè)信息化創(chuàng)建的發(fā)展?fàn)顩r，筆者給出以下選型意見。

3.2.1 功能上：注重網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化

網(wǎng)絡(luò)化：同步創(chuàng)建信息、人員資料及公共郵件等數(shù)據(jù)信息，運用數(shù)據(jù)分享功能實現(xiàn)異地辦公、聯(lián)合辦公、移動辦公以及協(xié)同辦公等功能需求。

無紙化：公司系統(tǒng)內(nèi)利用電子形式傳輸文件，并實現(xiàn)人員之間互相發(fā)送、抄報信息，將政府行政單位下發(fā)的文件轉(zhuǎn)換成電子文檔相互轉(zhuǎn)發(fā)交流，盡量不使用紙質(zhì)材料，在減少企業(yè)費用的同時，也避免了環(huán)境污染，加強了工作效率，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。

智能化：科學(xué)的工作方式，不但能使高管及時掌握公司動態(tài)，還能讓職員擺脫平時重復(fù)機械的工作，充分運用信息技術(shù)，改變過去勞動方式，進(jìn)一步加強決策實力及業(yè)務(wù)能力。

標(biāo)準(zhǔn)化：規(guī)范工作方式，加強工作流程及工作制度，規(guī)范工作行為，推進(jìn)各級行政組織機構(gòu)規(guī)范有序辦公，保障其高效運轉(zhuǎn)。

3.2.2 技術(shù)上：注重實用性、安全性、先進(jìn)性、開放性

實用性：簡單明了，設(shè)計形式獨特，運用信息技術(shù)對企業(yè)的原有工作模式進(jìn)行改造和完善，體系組成明了，使用功能強大，管理和維護(hù)及使用方便，便于學(xué)習(xí)和使用。

安全性：軟件和硬件同時考慮，保證系統(tǒng)能夠平穩(wěn)可靠的使用，另外，制訂詳細(xì)可靠的安全秘密策劃、緊急處置方案以及安全管理制度，保障網(wǎng)絡(luò)與信息安全可靠。

先進(jìn)性：尋求突破，參照電子政務(wù)建設(shè)的成功案例，利用網(wǎng)絡(luò)最新的研究結(jié)果，使用先進(jìn)可靠的網(wǎng)絡(luò)及通信技術(shù)，指導(dǎo)將來的發(fā)展方向，始終保持先進(jìn)性。

開放性：不斷融合和發(fā)展，確保與其他系統(tǒng)之間的相互融合，同時也要不斷發(fā)展，滿足系統(tǒng)升級的需求，在提升系統(tǒng)功能的同時，擴(kuò)大客戶范圍，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能充分得到體現(xiàn)。

3.3 OA系統(tǒng)的功能架構(gòu)

OA系統(tǒng)關(guān)鍵由私人辦公、企業(yè)辦公、實用工具、信息庫和系統(tǒng)管理5大模塊組成。根據(jù)B/S結(jié)構(gòu)，它關(guān)鍵完成流轉(zhuǎn)種類的行政辦公類使用，如擬、審、簽、辦、歸檔等工作處理能力。

4 OA系統(tǒng)的檢驗

4.1 OA系統(tǒng)的檢驗方法

（1）功能檢驗：檢驗OA系統(tǒng)各部分功能的準(zhǔn)確性，依據(jù)需求說明書中介紹的關(guān)鍵點驗證，并分析各項功能是否達(dá)到各單位的工作要求，并從三方面加以證明。①單功能證明：在考慮包含所有可能出現(xiàn)的情況下，檢驗單功能是否達(dá)標(biāo)。②工作流證明：檢驗單點組合后所有程序能不能達(dá)標(biāo)。③功能間交換：所有單點功能交互場景的檢驗。

（2）易用性檢驗：OA系統(tǒng)通常由B/S結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，需要對Web頁面的直觀性、一致性、靈活性和舒適性進(jìn)行檢驗。①直觀性：表現(xiàn)在客戶使用界面是否干凈有序，不能給客戶產(chǎn)生阻礙。②一致性：即檢驗版面上所有專業(yè)名詞是否準(zhǔn)確無誤。③靈活性：即檢驗其在完成工作和數(shù)據(jù)傳遞等過程中的簡便性。④舒適性：即檢驗系統(tǒng)的外形和感受是不是和所需完成的任務(wù)及操作人員的需求一致。

（3）規(guī)格和性能檢驗：在規(guī)格檢驗時，應(yīng)對OA系統(tǒng)能接受的規(guī)格進(jìn)行檢驗，證實系統(tǒng)規(guī)格是否合格。性能檢測是證實系統(tǒng)各功能部分性能是否完成需求，比如關(guān)聯(lián)檢測的能力，客戶集中使用同一流程的性能等。

（4）安全性檢測：在檢驗安全性時，應(yīng)包括以下幾個方面。

①網(wǎng)絡(luò)安全：檢驗系統(tǒng)是否能夠確保公司數(shù)據(jù)安全，攔截外界系統(tǒng)及黑客非法入侵。②內(nèi)部安全：關(guān)鍵是客戶賬戶和登陸的安全性，并對OA系統(tǒng)各個輸入界面，尤其是輸入后要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫分析，非常可能被SQL語言打擊，應(yīng)進(jìn)行專門檢測。

（5）可靠性檢測：檢驗系統(tǒng)及功能模塊能否在各種突發(fā)狀況下準(zhǔn)確完成工作。

（6）長時間檢測：①檢驗系統(tǒng)過度使用后，服務(wù)器會不會出現(xiàn)使用功能減低和內(nèi)存縮小的狀況；②是否能夠使用自動化技術(shù)，實現(xiàn)機械重復(fù)運作。

4.2 OA系統(tǒng)的測試策略

（1）在檢驗產(chǎn)品時，操作員工應(yīng)向?qū)I(yè)設(shè)計者進(jìn)行詳細(xì)咨詢和了解，最佳方案是由專業(yè)設(shè)計者指導(dǎo)，操作者親自檢驗運行。

（2）假如存在特殊需要單獨設(shè)計的OA辦公流，希望使用敏捷研發(fā)和檢驗流程，每迭代一次交換一個工作流。

5 結(jié) 語

企事業(yè)單位的特別性奠定了企事業(yè)單位信息化創(chuàng)建的特別性和困難性。由于網(wǎng)絡(luò)信息化是將來變革的助推劑，因此，OA系統(tǒng)是信息化創(chuàng)建的重點。正所謂三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)，因此，應(yīng)對員工進(jìn)行全體教育，加強數(shù)據(jù)資源的保存和轉(zhuǎn)移，逐步完善管理制度，提高人性化設(shè)計和管理水平，從而使OA系統(tǒng)充分在企業(yè)生產(chǎn)活動中體現(xiàn)價值。

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