王夢琳+慕萬峰+馮雪菲+周曉東

摘要：隨著社會信息化的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)越來越廣泛的應(yīng)用到日常的辦公中，成為了現(xiàn)代化辦公中不可缺少的基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)支撐。本文研究的公文管理系統(tǒng)是在朝陽市氣象局實際工作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了發(fā)文管理、收文管理、密文管理，為加強(qiáng)朝陽市氣象局公文管理工作提供了平臺。

關(guān)鍵詞：公文管理系統(tǒng)；收文管理；發(fā)文管理

中圖分類號： TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.09.053

1朝陽市氣象局公文管理系統(tǒng)需求分析

公文指各級政府的決定、決議、通告、通知、通報、請示、批復(fù)、信函和會議紀(jì)要等[1]。近年來，朝陽市氣象局對公文的管理均采用手工錄入Word版收文處理單及Excel版收發(fā)文目錄的方式進(jìn)行管理，該方法存在工作重復(fù)、效率低、管理不科學(xué)的缺點(diǎn)。隨著收發(fā)文件數(shù)量的增多和電子政務(wù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工錄入管理文件的方法已不能達(dá)到朝陽市氣象局公文管理所需的相關(guān)要求，開發(fā)與應(yīng)用計算機(jī)對公文進(jìn)行管理已成為一種必然趨勢。朝陽市氣象局公文管理系統(tǒng)從本局工作實際出發(fā)，從工作流程、安全性、個性化查詢顯示、文件管理等多角度設(shè)計的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用可以省去每日重復(fù)錄入文件信息的繁瑣工作，而且能夠方便查閱文件信息，實現(xiàn)快速查找文件等功能。

2朝陽市氣象局公文管理系統(tǒng)的平臺設(shè)計

根據(jù)實際工作需求，將朝陽市氣象局公文管理系統(tǒng)分為發(fā)文管理、收文管理2個功能模塊。

2.1發(fā)文管理

按照本單位發(fā)文文種，將發(fā)文管理細(xì)化分為朝氣發(fā)、朝氣黨發(fā)、朝氣、朝氣函、朝氣明電、朝氣辦發(fā)、朝氣辦傳等7個子模塊，實現(xiàn)發(fā)文信息錄入、文號自動排序、形成發(fā)文目錄、發(fā)文查詢等功能。該種設(shè)計方便文秘人員分門別類進(jìn)行錄入。

2.1.1發(fā)文信息錄入 發(fā)文信息錄入是對所發(fā)文件的自然特征的記錄，主要記載發(fā)文時間、主送機(jī)關(guān)、文件名、文件發(fā)稿人，發(fā)文信息錄入界面，見圖1。

2.1.2文號自動排序 該系統(tǒng)可以在錄入發(fā)文信息的同時自動編排文號，解決了人工排序可能出現(xiàn)的排序錯誤問題，提高了發(fā)文質(zhì)量。

2.1.3形成發(fā)文目錄 該系統(tǒng)可以自動形成發(fā)文目錄，并以Excel的格式導(dǎo)出系統(tǒng)進(jìn)行備案。

2.1.4發(fā)文查詢 可以通過文件名稱、文件發(fā)稿人信息等查詢發(fā)文，同時實現(xiàn)了無條件模糊查詢功能，方便在工作中查詢已發(fā)文件。

2.2收文管理

收文管理模塊分為兩個子模塊，收文管理和密文管理。

收文管理用來收取非涉密文件，實現(xiàn)了收文信息錄入、收文單自動形成、打印收文單、形成收文目錄等功能，同時實現(xiàn)了非涉密文件查詢。

密文管理用來收取涉密文件，實現(xiàn)了用戶登錄、收文信息錄入、收文單自動形成、打印收文單、形成收文目錄等功能，同時實現(xiàn)了涉密文件查詢。

2.2.1用戶登錄 該模塊為密文管理的子模塊，僅針對涉密文件。該功能的實現(xiàn)保證了涉密文件安全，杜絕了泄密事件的發(fā)生。

2.2.2收文信息錄入 發(fā)文信息錄入是對所收文件的自然特征的記錄，主要記載文件字號、文件名稱、來文機(jī)關(guān)、收文時間、文件份數(shù)。

2.2.3收文單自動形成及打印收文單 該系統(tǒng)可以自動形成收文單，收文單內(nèi)容包括來文機(jī)關(guān)、文件字號、收文時間、文件份數(shù)、順序號、標(biāo)題、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦公室意見、閱者簽名等信息。該系統(tǒng)設(shè)計方便文秘人員進(jìn)行文件扭轉(zhuǎn)。朝陽市氣象局公文處理單，見圖2。

2.2.4形成收文目錄 該系統(tǒng)可以自動形成收文目錄，并以Excel的格式導(dǎo)出系統(tǒng)進(jìn)行備案。

2.2.5收文查詢 可以通過輸入文件名稱、文件字號、來文機(jī)關(guān)中任意信息，即可查找相應(yīng)文件其他信息，同時實現(xiàn)了無條件模糊查詢功能。

3結(jié)語

本文所研究的系統(tǒng)實現(xiàn)了從手工管理到計算機(jī)系統(tǒng)管理的跨越，減少了文件管理所需要的時間，減少文件管理信息錄入流程，提高了工作效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，朝陽市氣象局公文管理系統(tǒng)還存在些不足。例如該系統(tǒng)暫未實現(xiàn)將公文管理推向Internet，暫不能通過網(wǎng)絡(luò)起草公文、實現(xiàn)公文網(wǎng)上簽批、公文網(wǎng)上辦理等功能，未能實現(xiàn)公文管理無紙化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]喬春霞.淺議公文管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].科技信息，2010，（22）：211-214.

作者簡介：王夢琳，本科學(xué)歷，助理工程師，研究方向：應(yīng)用氣象。