蘆煒

摘 要 本文主要探索PDCA循環(huán)理論在口腔醫(yī)院考勤管理工作中的應用過程。經(jīng)實踐表明，PDCA循環(huán)在規(guī)范員工考勤行為，優(yōu)化考勤制度，提高工作效率等方面有較高的使用價值，大大提高了醫(yī)院管理服務水平的科學性。

關鍵詞 PDCA循環(huán) 口腔醫(yī)院 考勤管理

考勤管理是醫(yī)院管理工作的基礎，是醫(yī)療工作的保障，是計發(fā)員工薪資績效、考核評優(yōu)、職稱晉升等的重要依據(jù)，也是合理調(diào)配人力資源，實現(xiàn)員工動態(tài)、高效管理的重要組成部分?？茖W、有效的考勤管理既能保障員工的個人利益，又保證醫(yī)院各項工作的正常運轉(zhuǎn)，有利于建設良好的精神風貌和醫(yī)院文化。

自2015年8月開始，筆者所在醫(yī)院將PDCA循環(huán)這一科學的工作程序引入考勤管理當中，持續(xù)改進考勤工作，規(guī)范員工考勤行為，優(yōu)化考勤制度執(zhí)行過程中的細則和流程，減少了考勤統(tǒng)計中的錯誤率，提高了工作效率，為臨床工作提供有力支持，取得了較好的效果。

一、PDCA循環(huán)與考勤管理實踐有機結(jié)合

PDCA循環(huán)是著名質(zhì)量管理專家“戴明”所總結(jié)的過程方法的簡稱：四個字母所代表的意義為P（plan計劃）、D（do 執(zhí)行）、C（check 檢查）、A（action 行動），這四個過程周而復始、階梯式上升，持續(xù)循環(huán)改進工作，廣泛應用于醫(yī)院管理的方方面面。

將PDCA循環(huán)與考勤管理實踐相結(jié)合，有利于完善考勤制度，建立合乎醫(yī)院實際的考勤管理體系，提高考勤管理效率。

二、運用PDCA循環(huán)實施考勤管理

（一）計劃（Plan）

1.分析現(xiàn)狀。醫(yī)院承擔著繁重的醫(yī)療任務和社會職責，口腔醫(yī)院的考勤管理又有其自身的特點。為方便患者就診，目前臨床工作的時間為早8點至晚6點，醫(yī)護人員采用周末一天照常工作，平時倒休的工作模式。繁重的醫(yī)療工作，加之醫(yī)護人員的上班時間調(diào)整頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)護的排班表、假條統(tǒng)計與考勤打卡記錄不一致的情況。而在考勤制度方面，醫(yī)院制定的請假流程不能順利執(zhí)行，科室也不能準確掌握員工的實際出勤情況，影響了椅位的使用效率，也不利于人員合理安排。

2.期望目標。保障每月的考勤統(tǒng)計與員工的實際考勤情況相符，提高考勤統(tǒng)計效率，減少錯誤率。進一步規(guī)范和完善考勤制度，增強制度的可執(zhí)行性。

3.要因分析。筆者所在單位的核心管理小組高度重視，成立了CQI小組，明確分工，確定工作進度。組織負責考勤管理的相關人員共同討論、分析，通過頭腦風暴、個人訪談、問卷調(diào)查等形式，分析考勤管理中存在的問題，同時，借鑒和學習其他科室、組織機構在考勤方面的先進管理經(jīng)驗，對方案進行補充修改，并歸納整理反饋意見，最終制定出考勤管理計劃。主要原因分析詳見魚骨圖（圖1）。

（二）執(zhí)行考勤管理措施（Do）

1.醫(yī)院層面：成立考勤工作管理小組?？记诠ぷ饔扇耸陆y(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，制定考勤管理計劃。根據(jù)考勤管理中護士排班休假問題較多的實際情況，指定護理考勤員一名，負責所有護理人員考勤的核對，并及時反饋；指定行政統(tǒng)計考勤員一名，負責全門診的考勤統(tǒng)計核實工作，與護理指定負責人對接。指定各科室主任以及科秘作為科室考勤管理的負責人，明確分工，責任到人。

2.科室層面：廣泛培訓，提起高度重視。與各臨床科室主任以及員工充分溝通，廣泛培訓，針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題提出切實可行的解決辦法，并使考勤與績效、評優(yōu)等掛鉤。同時加強宣傳和科室監(jiān)督管理，提起大家的高度重視。

3.制度層面：細化考勤細則和流程。匯總經(jīng)常出現(xiàn)的問題并及時找出原因，與本人以及科室考勤員核實，確定更具可執(zhí)行性的處理方法和流程，同時據(jù)此改進現(xiàn)有考勤制度中的執(zhí)行細則和流程，并使之更具可執(zhí)行性，確保再有類似問題出現(xiàn)后能有“法”可依。

4.加強請假流程的審核審批。全門診使用統(tǒng)一格式的請假申請單，請假的形式更加規(guī)范。明確審批權限，醫(yī)護休假、調(diào)班需提前申請，個人提出請假，三天以內(nèi)的，經(jīng)由科室護士組長、科室主任審批同意后報至考勤員；三天以上的需經(jīng)科室護士組長、門診護士長、科室主任以及門診主任審批同意后報至考勤員，實現(xiàn)逐級審批上報，嚴格把關。

5.加強對考勤員的培訓和管理。每月定期組織考勤員碰頭會，階段性的總結(jié)考勤工作中的問題，并及時整改落實。

6.升級硬件設備。升級考勤機系統(tǒng)，由指紋識別改為人臉識別系統(tǒng)，提升考勤的準確率。

（三）檢查考勤管理效果（Check）

1.工作效率和質(zhì)量改進情況。通過一年零8個月時間的整改，目前考勤情況的核對和反饋準確、及時，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，整個流程順暢高效，能夠保障每月考勤核查結(jié)果的真實性和準確性。

以護理考勤管理效果為例，在規(guī)范護理排班以及考勤統(tǒng)計之后，共發(fā)現(xiàn)問題并查找原因11項，包括出勤統(tǒng)計錯誤、跨月調(diào)班無假條、請假后忘交假條、假條排班不規(guī)范等。護理部據(jù)此制定了更為詳細的規(guī)范和要求，同時加強對排班人員培訓，提高了考勤管理工作的效率及質(zhì)量。用于考勤統(tǒng)計的時間也由原來的16小時/月，降低至7.5小時/月。基本實現(xiàn)每月的考勤統(tǒng)計與員工的實際考勤情況相符。

2.制度完善情況。在現(xiàn)有的教職工請假制度的基礎上，進一步制定更具執(zhí)行性的考勤細則，同時明確引入獎懲機制，將員工總體出勤情況納入科室績效考核指標，以減少甚至杜絕問題的發(fā)生。

3.降低管理成本。經(jīng)調(diào)查，員工對制度執(zhí)行細節(jié)的知曉率大幅提升，實現(xiàn)了全員知曉。從科室負責人到普通員工都高度重視考勤工作，并給予充分的配合，表現(xiàn)出了守時、規(guī)范的精神風貌，形成了良好的考勤習慣，溝通成本、管理成本大幅降低。

此次PDCA循環(huán)改進的過程達到預期效果，會繼續(xù)按照此方式執(zhí)行。

（四）考勤管理的后續(xù)處理（Action）

考勤工作管理小組使用PDCA循環(huán)這項科學管理理論，在實際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓，持續(xù)改進考勤工作，將未解決的問題或者工作轉(zhuǎn)入到下一個PDCA循環(huán)中來解決。

PDCA循環(huán)貫穿在考勤管理的方方面面，而且處于持續(xù)不斷的循環(huán)過程中，有利于醫(yī)院在考勤質(zhì)量管理中建立一套完整的合乎醫(yī)院實際的管理體系。在以后的考勤管理工作中將繼續(xù)加強考勤工作的信息化建設，爭取實現(xiàn)考勤統(tǒng)計系統(tǒng)與排班系統(tǒng)的信息實時聯(lián)動，便于考勤員的統(tǒng)計以及核實工作，也便于簡化員工的申請流程。將繼續(xù)完善考勤管理相關制度，制定更人性化、更科學合理的管理辦法，不斷提高工作效率。

（作者單位為北京大學口腔醫(yī)院第三門診部）

參考文獻

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