王歡

摘 要：現(xiàn)如今，我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展較為迅速，對(duì)于國(guó)家的發(fā)展產(chǎn)生了較為深遠(yuǎn)的影響，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的挑戰(zhàn)，因此，加快檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息服務(wù)水平。文章主要針對(duì)檔案信息化建設(shè)信息化的意義進(jìn)行分析，并提出檔案信息化建設(shè)的方法，促進(jìn)檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 組織管理

引言

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，信息資源是二十一世紀(jì)最為重要的資源，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型提供了較大的發(fā)揮空間，成為了我國(guó)進(jìn)入現(xiàn)代化的重要支持。信息化建設(shè)細(xì)化到我國(guó)檔案管理方面，就是對(duì)檔案的形式以及內(nèi)容進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，促使檔案管理工作更具效率，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化共享。

1.檔案信息資源建設(shè)發(fā)展

1.1以電子文件管理為核心

從檔案數(shù)字化過(guò)渡到電子文件歸檔管理是未來(lái)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的發(fā)展方向。第一，應(yīng)完善檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息資源整合與共享。第二，應(yīng)開(kāi)展電子文件歸檔管理工作，盡早實(shí)現(xiàn)檔案工作與電子政務(wù)的融合，深化檔案信息資源建設(shè)。把電子文件歸檔管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，尤其是信息檔案部門(mén)在采購(gòu)信息設(shè)備時(shí)，必須充分考慮設(shè)備存儲(chǔ)功能和存儲(chǔ)容量[1]。應(yīng)明確電子文件歸檔與管理的標(biāo)準(zhǔn)，健全完善電子文件歸檔與管理的相關(guān)制度。

1.2高效整合檔案信息資源

首先，合理利用并整合檔案信息資源有助于充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值和深入檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。檔案信息化建設(shè)在信息資源開(kāi)發(fā)時(shí)，應(yīng)同其他相關(guān)部門(mén)聯(lián)合，促進(jìn)溝通交流。政府部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證今后各地檔案管理部門(mén)的信息資源開(kāi)發(fā)工作依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有序開(kāi)展，促進(jìn)區(qū)域資源共享。其次，利用 VPN 虛擬網(wǎng)合理有效地整合各地區(qū)檔案管理部門(mén)已建立的信息資源，最大程度地利用檔案館之間豐富的可靠的館藏信息資源，逐步建立起全國(guó)范圍的檔案綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，為各檔案管理部門(mén)提供便捷、準(zhǔn)確和安全的檔案信息資源。

1.3加強(qiáng)維權(quán)和信息安全意識(shí)

檔案信息資源在開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)著作權(quán)、發(fā)表權(quán)、公布權(quán)、公民隱私權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等各種權(quán)利的維護(hù)意識(shí)。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)匯編作品時(shí)，往往會(huì)涉及到著作權(quán)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)使著作人權(quán)利在受保護(hù)的情況下加強(qiáng)知識(shí)與信息在更廣泛的流動(dòng)與服務(wù)。信息安全問(wèn)題深刻而直接地影響著檔案信息資源開(kāi)發(fā)。因此，重視檔案信息內(nèi)容的安全尤為重要，它涉及到個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、國(guó)家安全等內(nèi)容，關(guān)于這些，在開(kāi)發(fā)利用時(shí)要特別留心。另外一方面是要數(shù)據(jù)庫(kù)信息和保障操作系統(tǒng)的安全，利用安全系數(shù)較高的操作系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行備份，避免信息數(shù)據(jù)的丟失。檔案部門(mén)要提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，提高警惕，采用專業(yè)的訪問(wèn)控制技術(shù)多網(wǎng)絡(luò)檔案實(shí)現(xiàn)全方位保護(hù)，并不斷對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定有效可行的信息管理制度和保密制度，增強(qiáng)檔案工作人員的信息安全意識(shí)。

2.信息法規(guī)體系建設(shè)發(fā)展

2.1出臺(tái)滿足需求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

由于地域差異使各地區(qū)檔案信息化的實(shí)際需求各異，地方人大或常委會(huì)可以自主制定地方性的相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范可以從檔案信息化設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化工程建設(shè)規(guī)范，檔案信息化項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控等方面出發(fā)，以適應(yīng)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。依據(jù)國(guó)家立法的原則，出臺(tái)的法律規(guī)章要有強(qiáng)烈的針對(duì)性和可操作性，強(qiáng)化每一份規(guī)范的在實(shí)踐中的實(shí)際指導(dǎo)意義。

2.2普及全國(guó)性的法律法規(guī)

普及全國(guó)性的法律法規(guī)，有利于推動(dòng)檔案工作信息化進(jìn)程。然而我國(guó)許多地區(qū)的檔案組織管理缺乏對(duì)完整的而成熟的檔案信息化法規(guī)體系的認(rèn)識(shí)，因此，普及全國(guó)性的法律法規(guī)已迫在眉睫。地方立法應(yīng)緊緊抓住本地區(qū)檔案事業(yè)亟待解決的問(wèn)題，做到“拾遺補(bǔ)缺”，集中力量解決制約地方檔案事業(yè)發(fā)展的重大情況，應(yīng)抓住機(jī)遇，帶頭示范，由點(diǎn)到面，開(kāi)展推廣試點(diǎn)，宏觀性和全局性的進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，推出符合現(xiàn)代檔案管理水平的地方性規(guī)范，積極配合國(guó)家檔案信息化法律法規(guī)的實(shí)施[2]。

3.檔案信息化建設(shè)的方式

對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，管理手段的現(xiàn)代化與保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化是提升管理效率的主要途徑，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)做好下列幾項(xiàng)工作：

3.1加強(qiáng)橫向聯(lián)合

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，有效的實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案、圖書(shū)以及治療等都屬于文獻(xiàn)范疇，其共同工程了社會(huì)的信息服務(wù)體系。實(shí)現(xiàn)資源共享能夠使檔案與圖書(shū)之間分享自身的資源，方便使用者快捷的獲取更多有效的信息，且還能夠避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)省了大量資源，更好的滿足社會(huì)的需求。

3.2加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

團(tuán)隊(duì)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)建立在正確的人才觀的基礎(chǔ)的上，部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)有大局意識(shí)，在選定人才的過(guò)程中不能僅僅按照專業(yè)的知識(shí)掌握的情況決定，還應(yīng)當(dāng)考量人才的多重能力，選擇復(fù)合型人才。此外，在選定人才的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照個(gè)體的變化以及人才選擇標(biāo)準(zhǔn)的變化進(jìn)行，要在變化中樹(shù)立“動(dòng)態(tài)”意識(shí)，將人才的建設(shè)當(dāng)做流動(dòng)的過(guò)程[3]。除了加強(qiáng)選拔人才的建設(shè)外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于檔案管理人員的“再教育”以及“再培訓(xùn)”是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵之一，在職人員只有加強(qiáng)二次學(xué)習(xí)才能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需求。對(duì)于在職員工的培訓(xùn)通常包括實(shí)習(xí)培訓(xùn)、專題討論以及知識(shí)講座等，培訓(xùn)的過(guò)程一定要正規(guī)化以及程序化，還可將培訓(xùn)的成績(jī)列入績(jī)效考核的范圍內(nèi)，以此激發(fā)員工積極參與培訓(xùn)。

3.3加強(qiáng)宣傳

隨著檔案管理法律法規(guī)的逐漸形成，信息化建設(shè)將會(huì)成為改變我國(guó)傳統(tǒng)檔案工作的新形勢(shì)，在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，將會(huì)動(dòng)用大量的財(cái)力物力，在建設(shè)的過(guò)程中也將會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，采取相應(yīng)的政府法規(guī)來(lái)對(duì)檔案信息化進(jìn)行引導(dǎo)，加大宣傳力度，為信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境。

3.4建立數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)通常是指依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)于歸檔的資料進(jìn)行合理的存貯。想要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就應(yīng)當(dāng)在前期做好準(zhǔn)備，加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化通常體現(xiàn)在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)中，假如基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)不達(dá)標(biāo)，就會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)工作，將歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范進(jìn)行整合，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行的計(jì)劃，避免盲目建設(shè)，可制定檢查驗(yàn)收辦法以及工作流程等，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)能夠有序的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 謝朝暉，袁樹(shù)青，張飛李，岳慶明.信息化建設(shè)推動(dòng)檔案工作全面發(fā)展——全省檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)推介汩羅經(jīng)驗(yàn)[J]. 檔案時(shí)空. 2013，（12）

[2] 邵巖，高一坤，王瀟瀟，鄒飛.新時(shí)期推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J]. 吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào). 2008，（11）

[3] 羅灤，傅榮校，楊樹(shù)剛，劉云飛.基于引文和內(nèi)容分析法的我國(guó)數(shù)字檔案館研究綜述[J]. 浙江檔案. 2012，（02）