◎北京航天控制儀器研究所 張建軍

采購和外包業(yè)務內部控制自我評價方法實踐

◎北京航天控制儀器研究所 張建軍

內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種手段，企業(yè)通過實施內部控制，不斷提高經(jīng)營管理效率和經(jīng)濟效益，提高核心競爭力。內部控制自我評價是企業(yè)內部控制的重要內容，是持續(xù)改進企業(yè)管理的有效方法。財政部等五部委頒發(fā)的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》要求，“企業(yè)應當結合內部監(jiān)督情況，定期對內部控制的有效性進行自我評價，出具內部控制自我評價報告?！?/p>

北京航天控制儀器研究所每年開展內部控制自我評價，通過查找內部控制缺陷和薄弱環(huán)節(jié)并實施整改，內部控制的設計和執(zhí)行得到了持續(xù)改進。研究所最高管理層要求內部審計部門對內部控制情況進行監(jiān)督和報告，內部審計部門每年以日常監(jiān)督和專項評價的形式開展內部控制自我評價，將評價情況報告最高管理層和上級主管部門。一般參照風險評估結果，按照重要性原則，將高風險領域作為日常監(jiān)督和專項評價的重點。采購和外包業(yè)務在每年的風險評估中均被列為高風險領域，是需要重點防控風險的業(yè)務領域和關鍵環(huán)節(jié)。

自2007年以來，研究所每年都對采購和外包業(yè)務開展專項內部控制評價，尤其是近幾年，隨著中央“八項規(guī)定”和一系列強化中央企業(yè)經(jīng)營管理的措施出臺，采購和外包業(yè)務成為關注焦點。經(jīng)過多年的內部控制評價實踐探索，研究所形成了一整套對采購和外包業(yè)務自我評價行之有效的方法。

一、做好方案策劃

為提高采購和外包業(yè)務內部控制評價的針對性和有效性，使之系統(tǒng)而有序開展，必須進行方案策劃。一般包括對評價的范圍、依據(jù)、內容和實施步驟等的策劃。

1．劃定時間、范圍，獲取評價依據(jù)

一般以上次評價完成的時間為起點，以此次評價實施前一個月的時間為終點，將當年風險評估的高風險領域作為評價對象，主要包括型號物資采購、儀器設備采購和軍品外包業(yè)務。

評價依據(jù)主要包括采購和外包業(yè)務涉及的國家法律法規(guī)、上級和本單位相關規(guī)章制度，主要依據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及相關指引，涵蓋資金活動、采購業(yè)務、資產(chǎn)管理、業(yè)務外包、合同管理等內容；上級和本單位相關規(guī)章制度包括物資計劃與采購、外包管理、供應商管理、儀器設備管理、固定資產(chǎn)投資管理、資金支出審批控制等。

2．詳細設計評價內容

評價內容是內部控制評價的核心，是決定評價是否有效的關鍵，對其的策劃主要有兩大方面：一是要將采購和外包業(yè)務相關的規(guī)章制度、業(yè)務流程與《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及其相關指引要求的符合性進行比對評價，即內部控制設計有效性評價；二是要對采購和外包業(yè)務的執(zhí)行情況進行評價，即內部控制執(zhí)行有效性評價。

具體評價內容主要有：崗位設置是否符合分權制衡、不相容職務分離的內部控制要求，包括計劃與采購、采購與審批、招標、驗收、庫管等職務是否為不同人員擔任；采購和外包計劃制定與變更是否經(jīng)過審批，臨時采購和外包業(yè)務是否經(jīng)過審批，是否組織了對重要業(yè)務外包的評審；采購和外包是否在合格供應商名錄中選擇供應商，超名錄采購和外包是否辦理審批手續(xù)，是否每年對供應商開展評價和動態(tài)管理；采購和外包是否執(zhí)行市場調研、詢價比質或內部招標管理制度；合同簽訂人員是否被授權、合同簽訂的價格是否與詢價比質或內部招標確定價格一致、合同是否約定質量或保密條款、合同印章的使用管理、合同履行情況等；采購和外包產(chǎn)品到貨后是否經(jīng)開箱檢查或安裝、調試、檢測等驗收，對驗收不合格的是否辦理退貨、索賠等手續(xù)，驗收合格的是否辦理入庫手續(xù)或固定資產(chǎn)轉擋手續(xù)；財務部門是否嚴格審核貨款報銷合格證、入庫單等憑證，是否合理選擇付款方式并及時辦理付款，對大額或長期的預付款項是否定期進行追蹤核查，對發(fā)現(xiàn)疑問的預付款項是否及時采取措施追回；是否對上年度內部控制評價發(fā)現(xiàn)缺陷的整改完成情況及效果進行驗證。

3．制定評價實施步驟

對內部控制評價過程劃分階段，以便合理安排、掌控評價進度。一般分為組建評價組和研討檢查方案、現(xiàn)場檢查評價、認定缺陷和編寫報告、組織整改和驗證4個階段。

二、組織好現(xiàn)場檢查

1．組建評價工作組

為有效開展采購和外包業(yè)務內部控制評價工作，評價工作組的人員組成非常重要，一是吸收熟悉采購和外包業(yè)務、生產(chǎn)經(jīng)營管理等情況的技術人員和管理人員參加，使評價更具權威性和專業(yè)性；二是不能安排評價工作組成員評價其部門或主管業(yè)務的內部控制情況，以保證內部控制評價的客觀性。

2．召開準備工作會

評價工作組成員確定后，召開準備工作會，一是針對檢查內容進行研討，確保每一名成員理解掌握內部控制評價的依據(jù)和評價的重點，并達成共識；二是針對評價的項目確定評價采用的方法。

3．實施現(xiàn)場測試

現(xiàn)場測試時可針對采購或外包部門開展，評價涉及該部門的內部控制職責和內容；也可針對業(yè)務流程開展，即采用穿行測試法。穿行測試一般從抽取幾項采購或外包業(yè)務的計劃開始，檢查采購或外包計劃擬制的依據(jù)、計劃的審批、供應商選擇、詢價比質或內部招標、合同簽訂及審批、合同印章管理、合同的履行情況記錄、驗收記錄、入出庫記錄、付款憑證等，并追蹤該項業(yè)務經(jīng)過的整個流程、涉及的所有部門。期間，針對其中的關鍵環(huán)節(jié)詢問當事人，并對實物進行現(xiàn)場盤點，驗證業(yè)務是否真實發(fā)生；也可從采購和外包費用報銷憑證入手，采用倒查法。無論順查還是倒查，在測試過程中均要關注所查業(yè)務是否按內部控制制度和流程規(guī)定執(zhí)行，不相容職務是否分離，是否達到分權制衡的目的。

4．認定內部控制缺陷并形成報告

現(xiàn)場測試工作結束后，評價組整理檢查表，對發(fā)現(xiàn)的不符合內部控制制度和流程的缺陷進行匯總、分析，并經(jīng)業(yè)務部門確認，填寫內部控制缺陷確認單，初步認定內部控制缺陷。

內部審計部門將初步認定的采購和外包業(yè)務重大缺陷報告最高管理層，經(jīng)內控體系建設領導小組審定，對最終認定為重大缺陷的，及時采取應對策略、控制風險。針對內部控制缺陷，內部審計部門逐一分析原因，提出整改建議，編報采購或外包內部控制評價報告。

三、督促整改建議落實

采購和外包內部控制評價報告經(jīng)批準后，內部審計部門向存在內部控制缺陷的對象發(fā)放內控評價建議單，限期內完成整改。內部審計部門到期對整改完成情況進行檢查，并將整改效果的驗證納入下一次內部控制評價的內容中，形成管理閉環(huán)。

近10年來，研究所每年均能發(fā)現(xiàn)采購和外包業(yè)務內部控制設計或內部控制執(zhí)行方面的缺陷，主要包括崗位設置、超名錄采購或外包、供應商選用和管理、詢質比價、合同管理等缺陷，針對這些缺陷提出了針對性整改建議數(shù)10項，并督促整改建議逐項落實。

先后落實的整改建議包括：個別不相容職務得到分離并實行了關鍵崗位輪崗機制；建立了儀器設備采購供應商名錄并實施動態(tài)管理；集中采購辦公用品，降低了采購成本和人工成本；利用信息化手段完善了合同管理和內部招標，變手動控制為自動與手動相結合控制；建立健全了采購和外包規(guī)章制度與業(yè)務流程，使之符合《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及相關指引要求等。

四、后續(xù)思考

雖然通過風險評估鎖定重要業(yè)務風險領域和關鍵流程作為專項評價的重點，但評價時是用內部控制標準和框架來衡量采購和外包業(yè)務內部控制是否有效，是符合性評價，屬于傳統(tǒng)的詳細評價方法。而風險導向評價，一是評估實現(xiàn)相關目標將面臨的風險；二是確認是否存在應對這些風險的內部控制；三是評價應對這些風險的內部控制是否得到有效執(zhí)行；四是評估發(fā)現(xiàn)的內部控制缺陷或風險事件，以確定內部控制是否有效。當前，國外越來越多的上市公司采用風險導向評價的方法，這是未來國際發(fā)展的趨勢。

詳細評價方法和風險導向評價方法各有優(yōu)勢，在內部控制體系建設的初期，或企業(yè)組織機構和業(yè)務規(guī)模有重大調整時，應主要采用詳細評價方法，有利于企業(yè)內部控制不斷對標、健全完善。而內部控制較為成熟的企業(yè)可嘗試采用風險導向評價方法，尤其在采購和外包業(yè)務這一高風險領域，有利于識別業(yè)務風險，通過分析風險提出控制風險的建議和方法，達到對采購和外包內部控制的目標?；谠敿氃u價與風險導向評價方法的特點，研究所今后將嘗試以詳細評價與風險導向評價相結合的方法開展采購和外包業(yè)務內部控制自我評價?！?/p>