鄭 姣

(四川省水利科學研究院，成都，610072)

電算化財務檔案管理存在問題與建議

鄭 姣

(四川省水利科學研究院，成都，610072)

隨著企業(yè)會計核算電算化的全面應用，會計電算化已成為當今企業(yè)會計管理工作的主要方式，由此產(chǎn)生了電算化財務檔案，電算化財務檔案有其自身的特點。本文分析了目前電算化財務檔案管理工作中存在的主要問題與不足，提出了提高完善該項工作的對策、措施和建議，以期對電算化財務檔案的管理工作提供參考。

財務檔案 會計電算化 檔案管理 建議

1 電算化財務檔案的概念及特點

電算化財務檔案，是指存儲在計算機中的財務數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的財務數(shù)據(jù)。財務數(shù)據(jù)是指記賬憑證、財務賬簿、財務報表等數(shù)據(jù)，以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔及其他財務資料。電算化財務檔案有以下特點：

1.1 電算化財務檔案的存儲范圍有所拓寬

傳統(tǒng)的會計檔案是指圍繞財務核算形成的會計憑證、會計賬簿和會計報表等一系列原始財務資料和會計核算結(jié)果紙質(zhì)材料的分類保管和存儲，會計電算化普及后，利用計算機財務軟件，按照會計準則和電算化會計規(guī)則錄入數(shù)據(jù)后，形成的電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù)與資料，以及為電算化提供運行環(huán)境的計算機系統(tǒng)軟件，財務軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容，也是電算化財務檔案管理中不可遺漏的基礎內(nèi)容。這無疑擴大了電算化財務檔案的存儲范圍，為管理工作帶來了一定的難度。

1.2 電算化會計檔案需要一定的軟硬件支持

傳統(tǒng)會計檔案具有直觀可視性，人們無需借助任何技術(shù)手段可以直接看到會計信息，而存儲在介質(zhì)上的電算化財務檔案必須依靠特定的計算機硬件和軟件系統(tǒng)，通過授予權(quán)限才能查看。

1.3 電算化財務檔案便于數(shù)據(jù)共享

企業(yè)通過建立內(nèi)部小型局域網(wǎng)，可以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的互查和共享。如果電子財務檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，極大地提高了工作效率和服務能力。

2 目前電算化財務檔案管理中存在的問題

2.1 相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)的管理制度不夠完善

目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》。到目前為止，我國還沒有形成一個完整的電算化財務檔案管理規(guī)范制度，既沒有把電算化財務檔案管理納入財務人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理，導致電算化財務檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)；其次，企業(yè)內(nèi)部管理手段落后，電算化財務檔案不光存儲于紙質(zhì)檔案上，財務數(shù)據(jù)還高度集中在磁盤光盤介質(zhì)上。存儲在磁性介質(zhì)上的檔案資料容易被損壞、污染、拷貝、篡改、遺失、銷毀等，如何做好防潮、防塵、防火、防盜、防過期、防篡改、防病毒、防失密等方面的安全工作，是電算化財務檔案管理系統(tǒng)有待解決的問題。

2.2 電算化財務檔案的信息安全難以保障

電算化財務檔案的信息安全問題分為物理條件安全與網(wǎng)絡環(huán)境下的安全，電算化財務檔案的安全管理對存儲電子檔案信息的庫房、設備以及管理人員的工作環(huán)境等都有專業(yè)和特殊的要求。如庫房的溫度、濕度、防水、防火、防盜能力，有無監(jiān)控系統(tǒng)；設備的防盜、防毀、防磁能力，電源的安全等都對電子檔案信息的安全存在影響。而這些又與企業(yè)自身是否有嚴格的規(guī)章制度和操作程序是密不可分的。管理人員和利用者之間沒有嚴格的操作與技術(shù)規(guī)程約束，應急處理預案的處理能力和管理人員是否具有專業(yè)的管理知識，這些都直接威脅到電子檔案信息的安全管理。

在網(wǎng)絡環(huán)境下由于計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)本身存在的安全隱患，如木馬程序、黑客等，他們的不斷出現(xiàn)嚴重威脅著電子財務檔案的信息安全，這些威脅主要是因為系統(tǒng)的非法入侵，檔案信息在存儲和傳輸過程中會造成篡改、泄露和破壞等，使得檔案的完整性、機密性、真實性受到威脅。

2.3 從業(yè)人員的業(yè)務水平和職業(yè)素養(yǎng)有待提高

隨著會計電算化的普及，當今會計檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)要求越來越高，不僅需要掌握專業(yè)的會計檔案管理專業(yè)知識，還需具備會計電算化基礎、計算機基本操作、計算機維修養(yǎng)護、故障排除和相關(guān)應用軟件開發(fā)運用的能力。而目前財務檔案管理人員業(yè)務水平普遍不高，計算機維護、網(wǎng)絡管理人才匱乏，對檔案管理工作的認識和責任感不高，容易發(fā)生因人為操作不規(guī)范、使用不恰當?shù)仍蛟斐傻呢攧諗?shù)據(jù)丟失與損壞。

3 做好電算化財務檔案管理工作的建議

3.1 完善相關(guān)法律法規(guī)、建立健全企業(yè)內(nèi)部財務檔案管理制度

在電算化財務檔案實際業(yè)務不斷發(fā)展變化的時期，我們應當圍繞現(xiàn)有電算化財務檔案管理的法律法規(guī)，逐步豐富和完善相關(guān)的制度規(guī)范和法律措施。如考慮到電算化財務檔案的歸檔范圍是實行“雙套制”歸檔，還是“雙軌制”歸檔，網(wǎng)絡上的不法分子惡意入侵電子財務檔案，我們該怎樣追究法律責任，另外監(jiān)督和檢查工作由哪個部門管理等等。電算化財務檔案的指導性辦法和強制性法律要加以區(qū)分，法律和法規(guī)雙管齊下，從政策措施和實施細則入手，陸續(xù)出臺一些針對電子財務檔案管理的具體辦法，這樣電子財務檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)就不是簡單地局限在理論層面，在可操作性上也有了很大的空間。

就企業(yè)內(nèi)部而言，應當制定以《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及文件規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)自身實際的企業(yè)財務檔案管理制度，做到制度管人管事，明確崗位和責任人，不斷建立完善電子財務檔案管理的各項制度，如歸檔制度、定期備份制度、保管制度、查閱和復制登記制度、多用戶分權(quán)限調(diào)用制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責任制度、磁性介質(zhì)保管制度、移交制度等，通過完善相應的制度最大程度地做好電算化財務檔案的管理工作。

3.2 多策并舉保障電算化財務檔案的信息安全

電算化財務檔案的物理安全保障應著力于基礎環(huán)境建設，包括基礎設施、硬件環(huán)境和人為環(huán)境建設?；A設施和硬件環(huán)境建設主要是為了保護檔案信息的實體安全，包括網(wǎng)絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災和其他環(huán)境事故的破壞，檔案數(shù)據(jù)的“雙套制”歸檔是有效的措施之一。所謂“雙套制”就是將電算化財務系統(tǒng)生成的財務資料數(shù)據(jù)進行雙備份，即同時制作兩套相同檔案分別保存于兩個不同的地方。而人為環(huán)境建設主要是加強檔案管理人員的安全意識和責任感，落實制度、積極防御，從思想上充分認識到電子檔案信息安全保障的重要性。

網(wǎng)絡環(huán)境下，電算化財務檔案的信息安全保障主要依靠技術(shù)的不斷升級，如加密技術(shù)、數(shù)字簽名、身份認證、防火墻等。在這些現(xiàn)代技術(shù)的應用上，信息加密，是保護網(wǎng)絡內(nèi)數(shù)據(jù)信息和文件的口令以及控制數(shù)據(jù)信息的傳輸，確保數(shù)據(jù)信息不被非法公開。信息認證，在利用過程中進行身份驗證，驗證接收電子文件的數(shù)字簽名，確保電子文件的完整性和真實性。信息備份和恢復是防止信息丟失和失真的補救措施，做到有備無患從而保證系統(tǒng)安全、完整運營的高度統(tǒng)籌規(guī)劃。

3.3 提高財務檔案管理人員的素養(yǎng)

相比傳統(tǒng)的財務檔案管理，電算化財務檔案需要的不僅僅是傳統(tǒng)意義上的財務管理模式，還需要精通計算機的專業(yè)人才，對軟件硬件及管理系統(tǒng)進行日常維護。因此，企事業(yè)單位應加強人員素質(zhì)建設，針對電算化財務檔案的特點，培養(yǎng)一批有相應素質(zhì)的復合型人才。

各單位還應不斷進行工作人員的業(yè)務培訓，加強工作人員的道德品質(zhì)建設，這樣才能盡量減少財務管理的不確定因素，才能確保電子財務檔案系統(tǒng)的安全不受人為因素的威脅。

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