肖俊龍

隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)辦公系統(tǒng)建設(shè)正進(jìn)入業(yè)務(wù)協(xié)同化、管理社交化的階段。如何在辦公系統(tǒng)中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，融入互聯(lián)網(wǎng)思維，為管理帶來新的提升，是企業(yè)管理者必須認(rèn)真思考的問題。某大型軍工企業(yè)集團(tuán)從與企業(yè)日常辦公聯(lián)系最緊密的業(yè)務(wù)入手，逐漸實(shí)現(xiàn)了辦文、辦會(huì)、辦事業(yè)務(wù)的一體化協(xié)同管理，其經(jīng)驗(yàn)非常值得借鑒。

轉(zhuǎn)變管理模式

某大型軍工企業(yè)集團(tuán)自2015年初開始進(jìn)行一體化信息化建設(shè)規(guī)劃，設(shè)定六大建設(shè)目標(biāo)，計(jì)劃在10年內(nèi)逐步建成一體化的集團(tuán)綜合辦公管理平臺(tái)。該集團(tuán)的六大建設(shè)目標(biāo)中，第一個(gè)目標(biāo)就是建成辦文、辦會(huì)、辦事、監(jiān)控一體化管控平臺(tái)。值得一提的是，該集團(tuán)所屬二級(jí)成員單位和三級(jí)公司超過240家，分布近20個(gè)省市區(qū)，業(yè)務(wù)覆蓋軍民用大型電子信息系統(tǒng)的工程建設(shè)，以及重大裝備、通信與電子設(shè)備、軟件和關(guān)鍵元器件的研制、生產(chǎn)等領(lǐng)域。

在此之前，該集團(tuán)已經(jīng)擁有較好的信息化基礎(chǔ)：搭建了協(xié)同辦公基礎(chǔ)平臺(tái)，能夠支撐流程管理、用戶管理、框架管理、組織機(jī)構(gòu)管理和角色管理，并提供統(tǒng)一的表單框架和操作體驗(yàn)，固化了領(lǐng)導(dǎo)日程、外出登記、網(wǎng)站發(fā)布、人員變更、輸入輸出、行政辦公和計(jì)算機(jī)類等審批業(yè)務(wù)，以及集團(tuán)收文、發(fā)文、簽報(bào)、信息專報(bào)、工作要情和會(huì)議紀(jì)要等公文業(yè)務(wù)。

由此可見，針對(duì)文、會(huì)、事業(yè)務(wù)，此前該集團(tuán)僅實(shí)現(xiàn)了公文管理的信息化，而對(duì)集團(tuán)重要會(huì)議管理和以會(huì)議決議為核心的集團(tuán)重要事項(xiàng)辦理過程缺少有效監(jiān)控。這導(dǎo)致該集團(tuán)的日常辦公存在很多問題，歸納起來主要包括以下幾個(gè)方面：

第一，沒有建立事項(xiàng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。同一事項(xiàng)可能分別出現(xiàn)在公文、會(huì)議和督辦管理業(yè)務(wù)中，但是信息相互孤立，沒有建立事項(xiàng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，不利于從整體掌控事項(xiàng)的前因后果。

第二，對(duì)決議事項(xiàng)的執(zhí)行缺乏監(jiān)控。難以對(duì)集團(tuán)重要會(huì)議的議題收集和會(huì)議召開過程進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)決議事項(xiàng)在會(huì)后的執(zhí)行情況缺少監(jiān)控。

第三，難以實(shí)現(xiàn)公文辦理的過程管理。在公文管理方面，該集團(tuán)僅僅實(shí)現(xiàn)了文件的規(guī)范管理，但對(duì)公文包含的具體事務(wù)的辦理過程缺乏量化和跟蹤。

第四，督辦事項(xiàng)重復(fù)交叉。不同事項(xiàng)由不同責(zé)任部門負(fù)責(zé)督辦。對(duì)于督辦部門來說，任務(wù)來源不統(tǒng)一，督辦事項(xiàng)重復(fù)、交叉現(xiàn)象嚴(yán)重，難以提高工作效率。

第五，缺少有效的工具支撐對(duì)事項(xiàng)的辦理進(jìn)行跟蹤。缺少一體化、關(guān)聯(lián)化、可視化的工具作為支撐，該集團(tuán)難以對(duì)事項(xiàng)的辦理情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。

第六，缺乏文件的溝通和反饋通道。此前該集團(tuán)通過傳統(tǒng)的郵件和電話的方式下發(fā)文件和計(jì)劃，收取下屬單位提交的文件辦理情況，缺乏溝通和反饋的通道。

可見，該集團(tuán)的會(huì)議及督辦管理業(yè)務(wù)已面臨諸多挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，該集團(tuán)已有的信息化基礎(chǔ)幫助企業(yè)成員建立了良好的信息化意識(shí)，促使管理層迫切需要通過信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變管理模式。經(jīng)過謹(jǐn)慎選型，該集團(tuán)決定選擇北京慧點(diǎn)科技有限公司（簡(jiǎn)稱慧點(diǎn)科技）來幫助他們建設(shè)文會(huì)事一體化信息系統(tǒng)。

以事務(wù)為驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)理念

某大型軍工企業(yè)集團(tuán)本次信息化項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，是在現(xiàn)有辦公平臺(tái)基礎(chǔ)上，以信息化建設(shè)規(guī)劃為指導(dǎo)，遵循集團(tuán)總部業(yè)務(wù)管理理念，梳理各職能部門的業(yè)務(wù)主線和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)點(diǎn)，構(gòu)建涵蓋公文管理、會(huì)議管理和事項(xiàng)督辦管理的文會(huì)事一體化信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文事項(xiàng)辦理的過程管理、對(duì)會(huì)議管理業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、對(duì)重要工作任務(wù)執(zhí)行的統(tǒng)一管控，實(shí)現(xiàn)辦文、辦事、辦會(huì)的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，助力辦公管理的提升。

建設(shè)目標(biāo)確定以后，慧點(diǎn)科技項(xiàng)目組首先進(jìn)行需求調(diào)研。需求調(diào)研內(nèi)容主要包括公文管理、會(huì)議管理和任務(wù)督辦管理三大部分。其中，在公文管理方面，由于業(yè)務(wù)邏輯和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)通過公文管理系統(tǒng)得到固化，因此項(xiàng)目組主要梳理并建立公文與議題上會(huì)和公文事項(xiàng)督辦之間的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)；會(huì)議管理的需求調(diào)研主要包括集團(tuán)重要會(huì)議的會(huì)前議題提報(bào)與材料準(zhǔn)備、會(huì)議的發(fā)起與會(huì)中決策，以及會(huì)后紀(jì)要溝通與發(fā)布等內(nèi)容；任務(wù)督辦管理涵蓋集團(tuán)重要工作事項(xiàng)的執(zhí)行和監(jiān)督。由于不同來源和類型的事項(xiàng)由不同的部門負(fù)責(zé)，而管理模式不盡相同，且事項(xiàng)之間存在關(guān)聯(lián)、交叉的情況，因此要在業(yè)務(wù)規(guī)則上進(jìn)行梳理和規(guī)范，并在制度上給予確立，否則合理的設(shè)計(jì)就無從談起。

在完成以上三塊相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)的調(diào)研基礎(chǔ)上，項(xiàng)目組重點(diǎn)對(duì)業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行梳理。經(jīng)過梳理，項(xiàng)目組主要發(fā)現(xiàn)以下關(guān)聯(lián)關(guān)系：集團(tuán)收文和集團(tuán)簽報(bào)事項(xiàng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后需要上會(huì)討論，文件就轉(zhuǎn)為待上會(huì)的議題；會(huì)議召開后，會(huì)議決議一般需要以正式公文的形式進(jìn)行紀(jì)要發(fā)文，同時(shí)將決議事項(xiàng)納入集團(tuán)會(huì)議決議事項(xiàng)以進(jìn)行督辦管理；有些收文事項(xiàng)需要直接進(jìn)行辦理，并在辦理完成后進(jìn)行發(fā)文批復(fù)；針對(duì)不同來源和類型的事項(xiàng)的管理模式不同，并存在包含和相互轉(zhuǎn)換的關(guān)系。這些業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系形成了文會(huì)事一體化業(yè)務(wù)的核心脈絡(luò)，構(gòu)成了主要的業(yè)務(wù)處理場(chǎng)景。

在傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化管理中，企業(yè)重要業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)基本上是依靠公文流轉(zhuǎn)來實(shí)現(xiàn)的。公文流轉(zhuǎn)主要包括以收文獲悉事項(xiàng)，以簽匯報(bào)了解辦理情況，以發(fā)文通知決策事項(xiàng)。這種方式難以對(duì)業(yè)務(wù)處理對(duì)象進(jìn)行有效管理，即無法逐一對(duì)文件承載的事項(xiàng)本身進(jìn)行全程跟蹤，也就是說無法實(shí)現(xiàn)對(duì)事務(wù)的端到端閉環(huán)跟蹤，導(dǎo)致在文件流轉(zhuǎn)過程中常常出現(xiàn)事項(xiàng)的來龍去脈信息丟失的情況。因此，文會(huì)事一體化管理提出傳統(tǒng)的以公文驅(qū)動(dòng)的管理方式要向以事務(wù)為驅(qū)動(dòng)的管理方式轉(zhuǎn)變，建立從事項(xiàng)的產(chǎn)生，到事項(xiàng)的跟蹤（監(jiān)控、報(bào)告），再到事項(xiàng)的關(guān)閉的業(yè)務(wù)鏈，將事項(xiàng)的詳細(xì)辦理過程放到系統(tǒng)中進(jìn)行管理。這樣，公文與會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)交辦、重點(diǎn)計(jì)劃等一樣，變成了事務(wù)的一個(gè)來源，事務(wù)成為貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)的主線。

在以事務(wù)為驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)理念中，事項(xiàng)督辦的管理模式也發(fā)生了相應(yīng)的變化：事項(xiàng)管理從以往的同一事項(xiàng)的處理流程獨(dú)立于公文、會(huì)議、督辦等相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)模塊中，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的形成涵蓋事前來源管理、事中執(zhí)行管理和事后數(shù)據(jù)分析的事項(xiàng)督辦全生命周期管理。

在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目組建立了主要分為表現(xiàn)層、應(yīng)用層和平臺(tái)支撐層三層的系統(tǒng)功能架構(gòu)：

·表現(xiàn)層：根據(jù)用戶的關(guān)注點(diǎn)的不同，提供能夠滿足管控要求的個(gè)性化界面，建立與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一的入口，從而提升系統(tǒng)的易用性。

·應(yīng)用層：提供全面的文會(huì)事一體化業(yè)務(wù)邏輯支撐，固化業(yè)務(wù)過程并建立業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而提升管控效率和管理效果，為企業(yè)決策提供支撐。

·平臺(tái)支撐層：基于成熟的應(yīng)用支撐平臺(tái)（Indi. Platform），實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，包括待辦提醒、單點(diǎn)登錄、用戶同步等，并提供基礎(chǔ)的系統(tǒng)功能。

支撐事項(xiàng)的生命周期管理

文會(huì)事一體化管理解決方案幫助該集團(tuán)的不同職位的員工輕松應(yīng)對(duì)所面臨的管理挑戰(zhàn)。對(duì)高層決策者而言，通過系統(tǒng)能夠體系化、實(shí)時(shí)地掌控企業(yè)的各類重點(diǎn)事項(xiàng)的情況，從而提升整體決策效率，保障事項(xiàng)落實(shí)，并借助全面的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果助力科學(xué)決策；對(duì)于中層管理者而言，系統(tǒng)有效支撐了事項(xiàng)的全生命周期管理，從而改進(jìn)督辦方式，提高督辦效率。與此同時(shí)，系統(tǒng)還提供數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總、統(tǒng)計(jì)等功能，助力中層管理者輕松撰寫報(bào)告。對(duì)普通的業(yè)務(wù)人員而言，系統(tǒng)所支撐的事項(xiàng)生命周期管理和業(yè)務(wù)協(xié)作，能夠讓他們統(tǒng)籌辦理不同來源和類型的督辦事項(xiàng)。

某大型軍工企業(yè)集團(tuán)文會(huì)事一體化管理信息化項(xiàng)目的成功案例，為其他集團(tuán)型企業(yè)提升文會(huì)事業(yè)務(wù)管理水平提供了很好的借鑒。具體來說，該集團(tuán)的以下三點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)非常值得借鑒：第一，制定有層次的信息化建設(shè)規(guī)劃，建立自上而下的明確的建設(shè)目標(biāo)；第二，建立明確的管理制度，為業(yè)務(wù)梳理提供依據(jù)；第三，將先進(jìn)的管理理念和管理現(xiàn)狀相結(jié)合，這樣既能提升管理水平，又能順利落地全新的管理模式。

總而言之，文會(huì)事一體化管理是企業(yè)綜合辦公管理發(fā)展至業(yè)務(wù)協(xié)同化、管理社交化階段的一種體現(xiàn)。不拘泥于固有的業(yè)務(wù)形態(tài)，從用戶的角度去探尋更加符合實(shí)際需求的管理辦法，構(gòu)建完善的辦公生態(tài)和平臺(tái)，形成高效的溝通協(xié)作方式，讓協(xié)同辦公真正簡(jiǎn)化辦公業(yè)務(wù)，是互聯(lián)網(wǎng)大潮下協(xié)同辦公的發(fā)展方向。