盧雅楠

摘 要：檔案的科學(xué)化管理對(duì)規(guī)劃局日常工作的開(kāi)展有著重要意義，而科技的發(fā)展也給檔案管理帶來(lái)了新的契機(jī)。文章從規(guī)劃局對(duì)于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發(fā)進(jìn)行探討，對(duì)現(xiàn)階段信息化管理逐漸深入的原因進(jìn)行了初步的探討，在這個(gè)基礎(chǔ)上闡明了規(guī)劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃局；檔案管理；信息化；重要性

鐵嶺市地處遼寧省北部，松遼平原中段，是遼寧省14個(gè)省轄地級(jí)市之一，也是沈陽(yáng)經(jīng)濟(jì)區(qū)副中心城市。鐵嶺市南與沈陽(yáng)、撫順毗鄰，北與吉林省四平相連，東與撫順市清原滿族自治縣、吉林省遼源市接壤，西與沈陽(yáng)市法庫(kù)縣、康平縣及內(nèi)蒙古自治區(qū)通遼市為鄰。所以說(shuō)，鐵嶺市的規(guī)劃工作在遼寧甚至整個(gè)東北地區(qū)都具有一定的引領(lǐng)性作用。當(dāng)然，這對(duì)于規(guī)劃局的檔案管理也提出了更高的要求，而規(guī)劃局所做出的規(guī)劃管理首先依靠的就是檔案庫(kù)中的信息，所以說(shuō)，規(guī)劃局的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息管理是極其重要的。

1 規(guī)劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.檔案管理對(duì)規(guī)劃局的重要性

我們都知道，一個(gè)市級(jí)的規(guī)劃局往往管轄著整個(gè)市區(qū)的規(guī)劃責(zé)任和義務(wù)，因此，對(duì)于規(guī)劃局來(lái)說(shuō)，對(duì)于各類事項(xiàng)，無(wú)論是日常管理需要還是匯報(bào)工作的進(jìn)行，都需要一個(gè)完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產(chǎn)生了。對(duì)于規(guī)劃局來(lái)說(shuō)，對(duì)內(nèi)部的檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理是其工作順利開(kāi)展、合法高效運(yùn)行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權(quán)威的途徑?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，很多領(lǐng)域都引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會(huì)背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統(tǒng)的檔案是采取紙質(zhì)存放的方式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理的，這種方式記錄、儲(chǔ)存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規(guī)劃局的內(nèi)部管理。

2.信息化時(shí)代的來(lái)臨及深入

近些年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的發(fā)展促使人們生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革，行業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域也都開(kāi)始引入信息化工作方式，可以說(shuō)，信息化管理已經(jīng)成為一種合理、高效的工作方式。在這樣的背景下，規(guī)劃局的檔案管理與信息化管理結(jié)合是大勢(shì)所趨，其一定要抓住這個(gè)機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)自身管理的變革，其自身也有必要借助以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行管理。

2.規(guī)劃局的信息復(fù)雜，系統(tǒng)也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國(guó)的糧食主產(chǎn)區(qū)、優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)加工基地和新興的煤電能源之城。產(chǎn)業(yè)復(fù)雜，信息量多這是鐵嶺市規(guī)劃局面臨的非常實(shí)際的問(wèn)題，其原先那種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足這種繁復(fù)的工作，而信息收集與管理、情況核實(shí)及抽取檢查、路線分析及路線設(shè)計(jì)，這幾個(gè)方面對(duì)于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復(fù)雜，但只要前期的準(zhǔn)備工作到位，這對(duì)于規(guī)劃局的總體規(guī)劃及工作開(kāi)展卻有著重要意義。

2 信息化檔案管理的優(yōu)越之處

1.電子化運(yùn)行，損耗空間及資源少。

21世紀(jì)人們的生活主旋律逐漸被電子信息化所占據(jù)，與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化有著超然的優(yōu)越性、就拿傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)化的管理方式，信息依附于紙張，存放也有一定的期限，但是信息化管理卻可以把大量信息的進(jìn)行存儲(chǔ)并實(shí)現(xiàn)電子化運(yùn)行，這在無(wú)形中就減少了空間的損耗，節(jié)約了大量的存儲(chǔ)空間。其次，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化還規(guī)避了傳統(tǒng)方式對(duì)檔案的自然損耗，更加有利于信息的完整化儲(chǔ)存，更減少了對(duì)檔案定期修護(hù)與保養(yǎng)所帶來(lái)的資源消耗，為規(guī)劃局內(nèi)部管理工作的順利進(jìn)行提供了保障，也更有利于規(guī)劃局后續(xù)管理工作的開(kāi)展。

2.信息檔案調(diào)取信息極其便利

作為一個(gè)城市的規(guī)劃者，規(guī)劃局經(jīng)常需要為他人調(diào)取檔案信息，或者接收相應(yīng)的匯報(bào)，而這些信息都可能在未來(lái)的某段時(shí)間內(nèi)在檔案庫(kù)中進(jìn)行信息的抽取以及調(diào)閱。傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息檔案較多而且比較繁雜，先要在大量的檔案中找到自己需要的東西往往需要較長(zhǎng)的時(shí)間，工作效率極其低下。而信息化檔案管理卻較好的解決了這個(gè)問(wèn)題，工作人員只需要將信息錄入后在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行自動(dòng)查找篩選，很容易就能調(diào)閱資料，不僅便于規(guī)劃局工作的進(jìn)行，也減少了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

3.利于實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局工作內(nèi)容的系統(tǒng)分析與管理

規(guī)劃局不僅肩負(fù)著對(duì)整個(gè)地區(qū)總體情況的規(guī)劃與控制，也擔(dān)負(fù)著當(dāng)?shù)丨h(huán)境保護(hù)的責(zé)任，而環(huán)境保護(hù)方面設(shè)計(jì)到的指標(biāo)又比較多，將各項(xiàng)指標(biāo)和觀測(cè)結(jié)果進(jìn)行整理和收集，工作量更為龐大。而現(xiàn)在，信息化數(shù)據(jù)能夠較為簡(jiǎn)捷地實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程，在檔案庫(kù)中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制作各種圖標(biāo)、進(jìn)行數(shù)據(jù)的計(jì)算，對(duì)各類形態(tài)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合處理，不僅工作效率能實(shí)現(xiàn)很大的提高，分析的結(jié)果也更具科學(xué)性，可以再最大程度上保護(hù)資源，為當(dāng)?shù)刂贫ōh(huán)境的發(fā)展策略提供數(shù)據(jù)支撐。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進(jìn)規(guī)劃局管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，更是我國(guó)發(fā)展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其必將出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)、與社會(huì)需求脫節(jié)，影響工作效率及效益。所以說(shuō)，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)層面的廣泛重視，為規(guī)劃局的管理工作打開(kāi)一個(gè)新的局面。

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