楊靖

高校檔案是對高校教育教學(xué)、學(xué)術(shù)科研、學(xué)生管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的記錄和保存。高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值。由于傳統(tǒng)檔案管理中的單一存儲、手工查閱、人工檢索方法效率低、管理落后、檔案保存差等不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、異地異質(zhì)存儲等檔案管理的新要求。2014年5月，中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出“要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。數(shù)字化檔案是指把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是提升高校檔案服務(wù)的重要途徑，是高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、高效管理的必然手段。由于高校檔案種類和數(shù)量繁多，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量大、任務(wù)重，檔案的數(shù)字化不能一蹴而就，需要有一定的規(guī)劃。筆者根據(jù)本校實(shí)際情況，對高校檔案數(shù)字化管理提出以下幾點(diǎn)建議：

1 加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

一切工作的順利開展，都離不開專業(yè)人才的支撐，檔案管理工作也是一樣的。高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須樹立良好的管理意識和先進(jìn)的服務(wù)理念，首先要做好檔案管理人員愛崗敬業(yè)精神的培訓(xùn)，通過組織學(xué)習(xí)、校際互訪等形式培養(yǎng)工作人員熱愛檔案事業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度。另外還要加大檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)，使他們具有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，掌握錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現(xiàn)代化手段，特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成檔案的全面存儲、自動(dòng)索引、圖形處理、字跡回復(fù)、老檔案的保護(hù)、自動(dòng)借閱等，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化存儲、檢索、提取和交流。通過對檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，建設(shè)一支政治堅(jiān)定、奮發(fā)有為、能夠推動(dòng)學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。

2 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案精準(zhǔn)雙歸檔

紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)容易變質(zhì)、破損，在查閱、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索等方面存在諸多不便。但紙質(zhì)檔案因其字體、字跡、圖案、印章內(nèi)容真?zhèn)稳菀鬃R別，具有無法替代的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始性、真實(shí)性、完整性。

數(shù)字化檔案憑借其記錄存儲信息量大、查詢檢索高效準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)傳輸迅速便捷、保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，成為檔案信息現(xiàn)代化管理的必然途徑。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是把原文件通過計(jì)算機(jī)人工錄入文本或通過掃描儀掃描制成文本文件；或是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。工作人員掃描前要對掃描文件做整理，如遇到影響掃描的多頁裝式文件，可以先拆除裝訂物再掃描，掃描完成后恢復(fù)裝訂文件，使文件不損壞、無遺漏，按原來的順序、樣式裝訂完善。在掃描過程中，要根據(jù)檔案幅面的大小、檔案原稿等實(shí)際情況，選擇合適的掃描方式、掃描色彩模式和掃描分辨率，保證掃描后的圖像清晰、完整、無偏斜、不影響圖像的利用效果。處理完成的圖像要及時(shí)用JPEG或TIFF格式存儲，并以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中每一份文件的唯一檔案號為這份文件掃描后的圖像命名。

文件數(shù)字化后，從文件收集、整理、預(yù)立卷、審核、編檔號、入庫、提供利用，每個(gè)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)檔案和電子檔案同步處理、一一對應(yīng)。跟隨系統(tǒng)一并進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案真正意義上的配套歸檔。電子檔案替代原件使用，實(shí)現(xiàn)了對檔案原件的有效保護(hù)。這不僅有利高校檔案的科學(xué)管理和保存，對檔案的開發(fā)、編研、利用更有著不可估量的意義。

3 做好數(shù)字檔案工作的安全保護(hù)

數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)資源共享后，檔案信息也面臨著風(fēng)險(xiǎn)在增加。在檔案數(shù)字化過程中，緩存文件如不及時(shí)清理，會發(fā)生隱私泄露。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊會給檔案數(shù)據(jù)帶來損壞或丟失現(xiàn)象。有的高校把學(xué)生個(gè)人信息掛靠在學(xué)校官網(wǎng)上，這些學(xué)生姓名、年齡、電話、住址、成績等信息一旦泄露，會給不法分子制造可乘之機(jī)，引起不良后果。

2016年4月26日，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見》強(qiáng)調(diào)了檔案安全是檔案工作“底線”的地位。提出了做好檔案安全工作的總體要求。首先，高校的檔案信息共享平臺中，一定要開啟防火墻訪問防范措施、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御、網(wǎng)關(guān)病毒防御等安全防護(hù)系統(tǒng)。其次，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案工作考核與責(zé)任追究制度》、《檔案信息系統(tǒng)安全保障工作指南》等法規(guī)，建立完善的檔案收集、整理、查詢、使用制度，健全查閱、借閱登記制度。落實(shí)機(jī)房和設(shè)備安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、應(yīng)用系統(tǒng)安全管理、在線監(jiān)測監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全管理，訪問控制安全管理、文檔數(shù)據(jù)與密碼應(yīng)用安全管理、安全事故、故障和應(yīng)急管理技術(shù)操作規(guī)范等規(guī)章制度。落實(shí)檔案安全終身追責(zé)制，推進(jìn)責(zé)任清單和移交清單制度，從而提升檔案信息系統(tǒng)整體安全管理水平。

管理現(xiàn)代化、利用高效化、管理科學(xué)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理的新目標(biāo)。高校檔案正在從傳統(tǒng)的人工管理向電腦管理時(shí)代轉(zhuǎn)變，利用正在從人工查詢向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變，存儲正在由實(shí)物存儲向?qū)嵨锱c電子信息雙同存儲轉(zhuǎn)變。我們必須運(yùn)用發(fā)展的眼光，攻堅(jiān)克難、迎難而上，將學(xué)習(xí)到的新知識、新技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的蓬勃發(fā)展。